Hej Mari-Louise Evans, hur ser din roll på Holmen ut?
– För att min chef ska få tid att utveckla verksamheten i stället för att spilla tid på sådant som andra kan hantera går de flesta kontakterna via mig. Det kommer många samtal som han inte bör ta, så de styr jag om. Jag är ett filter mot omvärlden – som hans grindvakt kan man säga.
– Jag har även andra ansvarsområden och är till exempel ansvarig för vårt Stockholmskontor. En annan uppgift är att tillsammans med vår bolagsjurist förbereda styrelsemöten och styrelseresor. Vi är knappt 3 000 anställda totalt, merparten finns i Sverige men också i Europa, Asien och USA. Därav är koncernspråket engelska.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Människor! Att vara spindeln i nätet, att ta hand om allt – högt som lågt. Mitt jobb är världens roligaste för det är så omväxlande. Jag får insyn i det mesta som sker på Holmen. Jag sköter allt från planeringen kring konferenser, koncernlednings- och koncernstyrelsemöten, har hand om reseadministration till förberedelser inför årsstämman. Jag har befogenhet att hålla i min chefs kalender och jag bokar alla hans resor. Jag stöttar hela ledningsgruppen men prioritet ett är alltid VD.
Vad lockade dig till rollen?
– Mötet med människor, service, att få vara med och utveckla verksamheten. Jag blir ofta störd vilket är roligt. Jag måste ju vara tillgänglig hela arbetsdagen. Jag känner att jag uppskattas som individ och att det jag gör syns.
Vad är, enligt dig, det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Lyhördhet, integritet, tillgänglighet och flexibilitet!
Om du som Executive Assistant har ambitionen att utvecklas i yrkesrollen och få fler ansvarsområden. Hur gör man då?
– Det första steget är att man pratar med sin chef och i förlängningen utbildar sig. Att gå på nätverksträffar för att utbyta erfarenheter med andra i samma roll är också en bra idé.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen?
– Jag bokade ett känsligt möte på en extern konferensanläggning utan att kolla om några andra företag hade möten där samtidigt… Det gör jag inte om!
Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen?
– Ta chansen! Det är ett roligt och stimulerande arbete – ingen dag är den andra lik.
