Om rollen: Uppdragsledare inom administration på Saab SMRA i Linköping
Saab förstärker sitt administrativa ledningsstöd och söker en Uppdragsledare inom administration till avdelningen SMRA i Linköping. Rollen kombinerar kvalificerat chefsstöd och samordnande ledarskap av ett administrativt nätverk – utan formellt personalansvar. Fokus ligger på att skapa gemensamma arbetssätt, koordinera tvärfunktionellt stöd och säkerställa hög kvalitet i den administrativa leveransen nära avdelningens ledning.
Nyckelansvar och arbetsuppgifter
- Chefsstöd till avdelningschefen: kalender- och möteshantering, reseadministration, prioritering av uppgifter och framtagning av beslutsunderlag.
- Uppdragsleda det administrativa nätverket: planera, fördela och följa upp gemensamma uppdrag och mål i dialog med administratörer och deras chefer.
- Leda forum och driva igenom beslut: säkerställa att rutiner, processer och arbetssätt implementeras och efterlevs.
- Utveckla gemensamma arbetssätt: identifiera förbättringar och bygga enhetliga rutiner som höjer kvalitet och effektivitet.
- Digitalisering och verktyg: nyttja Microsoft 365 och AI-baserade verktyg för att förenkla och effektivisera administrationen.
- Lednings- och verksamhetsstöd: planera ledningsmöten, förbereda agendor och protokoll samt följa upp beslut och aktiviteter; samordna kommunikationen mellan ledning, administratörer och övriga funktioner.
Vem Saab söker
Rollen passar en erfaren administratör med projektledarprofil som trivs med att skapa struktur, driva samarbete och alignera olika intressenter mot gemensamma mål.
- Flerårig erfarenhet av kvalificerad administration, gärna som Executive Assistant eller chefsassistent.
- Dokumenterad vana att samordna projekt, nätverk eller tvärfunktionella grupper.
- Stark förmåga att leda genom samarbete, kommunikation och förtroende snarare än formellt chefsmandat.
- Utmärkt planerings- och koordinationsförmåga, med kapacitet att hantera flera parallella uppgifter.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och intresse för digital utveckling och AI.
Personliga egenskaper som värdesätts är initiativförmåga, prestigelöshet och lösningsorientering – samt skicklighet i att bygga relationer och säkra fungerande samarbete över organisatoriska gränser.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Kombinerar avancerat chefsstöd med koordinerande uppdragsledning av ett administrativt nätverk.
- Ger stort inflytande över hur administrationen utvecklas, standardiseras och kvalitetssäkras.
- Nära samarbete med ledningsgrupp och möjlighet att påverka beslutsprocesser och mötesforum.
- Chans att driva digitalisering och effektivisering med Microsoft 365 och AI-baserade verktyg.
- Passar dig som vill skala din EA-kompetens från individstöd till avdelningsgemensamma arbetssätt.
Erbjudande och utvecklingsmöjligheter
- Central roll där administrationen är en möjliggörare för ledarskap och verksamhetsutveckling.
- Möjlighet att forma gemensamma rutiner och arbetssätt med hög kvalitet.
- Täta gränssnitt med verksamhetens ledning och tydlig påverkan på leveransen av ledningsstöd.
- Del av ett starkt administrativt nätverk med fokus på samarbete och kontinuerlig förbättring.
Säkerhet och villkor
Tjänsten omfattas av säkerhetsskydd. Det innebär säkerhetsprövning enligt gällande bestämmelser och, vid säkerhetsklassad befattning, kan även krav på visst medborgarskap förekomma.
Om Saab
Saab är ett ledande svenskt försvars- och säkerhetsföretag med cirka 28 000 medarbetare globalt. Bolaget utvecklar teknik och lösningar inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem för att stärka nationers säkerhet och bidra till ett tryggare samhälle.
Så går du vidare
Är du en erfaren Executive Assistant eller administratör med stark samordningsförmåga och driv att skapa gemensamma arbetssätt? Besök Saabs karriärsidor och sök tjänsten Uppdragsledare inom administration till SMRA i Linköping.
Nyckelord (SEO)
Uppdragsledare inom administration, Executive Assistant, chefsassistent, administrativt nätverk, ledningsstöd, Microsoft 365, AI, processutveckling, Saab, SMRA, Linköping, säkerhetsskydd, säkerhetsklassad befattning.
