Jurek rekryterar Executive Assistant/Office Manager till internationell rådgivningsfirma i Stockholm
Jurek Recruitment & Consulting hjälper nu en ledande internationell rådgivningsfirma att hitta en Executive Assistant/Office Manager till ett föräldravikariat i Stockholms kommun. Tjänsten startar i januari 2027 och pågår till slutet av april 2028. Rollen är i huvudsak kontorsbaserad och passar dig som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med operativt kontorsansvar i en högpresterande, global miljö.
Om rollen
Uppdraget är navet i Stockholmskontorets vardag och kombinerar exekutivt stöd till två Managing Directors med fullt ansvar för kontorets dagliga drift. Du blir en central kontaktpunkt för kollegor, leverantörer och externa intressenter – och samarbetar tätt med administrativa team i flera länder för att skapa struktur, effektivitet och ett professionellt arbetsflöde.
Ansvarsområden i korthet
- Kalenderstyrning, reseplanering och mötesbokningar för två Managing Directors.
- Global mötes- och intressentkoordinering i nära samarbete med EAs i andra länder.
- Reseräkningar och utläggshantering via Concur.
- Framtagning av underlag, presentationsmaterial och mötespaket till styrelse- och ledningsmöten.
- Professionell hantering av korrespondens och löpande administration med hög diskretion.
- Operativt kontorsansvar: lokaler, utrustning, arbetsplatstjänster och leverantörsrelationer.
- Primär kontakt för fastighetsfrågor och externa servicepartner.
- Koordinering av lokala IT-ärenden tillsammans med Lazards centrala IT-funktioner.
- Onboarding: säkerställa utrustning, behörigheter och praktiska arrangemang för nyanställda.
- Stöd i frågor kopplade till hälsokontroller, arbetsmiljö och interna policys.
- Planering av interna aktiviteter och kontorsevent som sommar- och högtidsfiranden.
Din profil
Vi söker dig med dokumenterad erfarenhet från en stödjande och koordinerande funktion, exempelvis Executive Assistant, Team Assistant, Office Coordinator eller Office Manager. Du trivs i ett högt tempo, har öga för detaljer och prioriterar smart mellan parallella uppgifter.
- Flera års erfarenhet av exekutivt stöd, koordinering eller kontorsledning.
- Mycket god organisatorisk och administrativ förmåga.
- Van vid att hantera komplexa kalendrar, resor och möteslogistik.
- Utmärkt kommunikationsförmåga på svenska och engelska, i tal och skrift.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants?
- Brett mandat nära ledningen – direkt exponering mot seniora intressenter.
- Kombinationen EA + Office Manager ger både strategiskt och operativt ansvar.
- Internationellt samarbete som stärker din erfarenhet av globala processer och standarder.
- Möjlighet att driva förbättringar inom allt från reseflöden och Concur till onboarding och leverantörsstyrning.
Anställningsform och villkor
Föräldravikariat med placeringsort Stockholm. Förväntad start i januari 2027 och slut i april 2028. Rollen kräver hög närvaro på kontoret samt nära samarbete med både lokala och internationella kollegor.
Så söker du
Ansökan lämnas via annonsen på Jureks webbplats genom att ladda upp CV och besvara korta frågor. Urval sker löpande. Av GDPR-skäl kan ansökningar inte tas emot via e-post.
Frågor om tjänsten besvaras av ansvarig rekryteringskonsult: Evelina Thimper, [email protected].
Snabba ansökningstips från Executiveeffect
- Visa effekt: Beskriv konkreta resultat – minskade ledtider i resebokning, förbättrade kostnadskontroller i Concur eller höjd möteseffektivitet för ledningsgruppen.
- Lyft internationell vana: Ge exempel på koordinering över tidszoner och arbete i globala EA-nätverk.
- Betona diskretion och kvalitet: Illustrera hur du hanterat konfidentiella ärenden och styrelsematerial.
- Office ops som merit: Nämn hur du säkrat fungerande lokaler, leverantörsavtal, arbetsmiljö och onboarding.
- Tvåspråkig precision: Bifoga korta arbetsprover eller beskrivningar som visar skriftlig nivå på både svenska och engelska.
Om Jurek Recruitment & Consulting
Jurek är en etablerad rekryterings- och konsultaktör som matchar kvalificerade specialister och ledare med uppdrag i hela Sverige. I denna rekrytering representerar Jurek en internationell rådgivningsorganisation med stark närvaro på flera marknader och en kultur som präglas av samarbete, höga krav och kvalitet.
Sammanfattning
För dig som är erfaren Executive Assistant/Office Manager erbjuder denna tjänst en sällsynt chans att kombinera ledningsstöd med helhetsansvar för kontorsdriften i en global miljö. Om du trivs med högt tempo, tydliga kvalitetskrav och internationellt samarbete kan detta vara nästa steg i din karriär.
