Erfaren chefsassistent till direktören för VO Verksamhetsstöd på Arbetsförmedlingen
Arbetsförmedlingen stärker sitt centrala stöd och söker en erfaren chefsassistent till verksamhetsområdet Verksamhetsstöd (VO VS). Rollen placerar dig nära besluten, med uppdraget att skapa struktur, tempo och träffsäkert ledningsstöd – en möjlighet för dig som vill påverka hur Sveriges största arbetsmarknadsmyndighet arbetar och levererar samhällsnytta.
Om VO Verksamhetsstöd – navet i en myndighet i förändring
VO Verksamhetsstöd samlar och utvecklar myndighetens stödverksamhet för att erbjuda enhetliga processer och arbetssätt. Verksamhetsområdet består av cirka 600 medarbetare fördelade på fem avdelningar och en stab. Ambitionen är tydlig: mer samordning, högre kvalitet och effektivitet i allt stöd till kärnverksamheten.
Uppdraget: kvalificerat ledningsstöd till VO-direktören och stabschefen
I rollen som chefsassistent blir du en strategisk möjliggörare. Ditt ansvar spänner över såväl operativ samordning som noggrann ärendehantering:
- Kalender-, mötes- och reseplanering inklusive bokningar och beställningar.
- Deltagande i möten med minnesanteckningar/protokoll samt uppföljning före och efter möten.
- Diarieföring och säker hantering av inkomna ärenden med fördelning till rätt funktion – och vid behov sammanställning av svar.
- Bidrag till utveckling av rutiner och arbetssätt i staben, särskilt inom ärendehantering och planering/uppföljning.
Du verkar i flera IT-system, trivs med många kontaktytor och håller hög integritet i all informationshantering. Tempot kan vara högt; därför behövs både framförhållning, struktur och flexibilitet.
Kravprofil och meriter
Det här är en roll för en trygg executive assistant/chefsassistent med dokumenterad erfarenhet från offentlig sektor.
Grundläggande krav:
- Högskoleutbildning om minst 180 hp, eller likvärdig erfarenhet.
- Minst 5 års erfarenhet av arbete som chefsassistent/ledningsstöd till högre chef inom offentlig verksamhet.
- Mycket goda kunskaper i MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Vana av diarieföring och protokollföring.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.
Meriterande:
- Goda kunskaper i SharePoint och OneNote.
- Mycket god kännedom om myndighetsprocesser, samverkan och beredning.
Personliga egenskaper som gör skillnad
- Samarbetsinriktad relationsbyggare som trivs i en koordinerande roll.
- Service- och utvecklingsorienterad med intresse för att effektivisera arbetssätt.
- Ansvarstagande, handlingskraftig och resultatfokuserad – i linje med Arbetsförmedlingens medarbetarkriterier.
- Hög digital mognad och förmåga att prioritera självständigt.
Anställning och förmåner
- Tillsvidareanställning, heltid, med möjlighet till inledande provanställning om sex månader.
- Placering: Solna. Tillträde enligt överenskommelse.
- Flexibla arbetstider och möjlighet till distansarbete upp till 49 procent på årsbasis.
- Generöst semesteravtal, friskvård på arbetstid och förmånligt friskvårdsbidrag.
- Goda möjligheter till kompetensutveckling och karriärvägar inom myndigheten.
Värdegrund och uppdrag
Arbetet vilar på den statliga värdegrunden – rättssäkerhet, objektivitet och hög integritet. Arbetsförmedlingen verkar för ett inkluderande och hållbart samhälle och välkomnar sökande med olika bakgrund. Kunskaper i nationella minoritetsspråk ses positivt. Myndighetens uppdrag är att korta vägen till arbete genom att matcha arbetssökande och arbetsgivare, och att säkerställa att skattemedel används korrekt.
Så söker du – viktigt datum
Ansök senast 2026-11-17. Bifoga CV med tydliga årtal, månader och arbetsuppgifter för varje anställning samt intyg som styrker utbildning och/eller erfarenhet. Du behöver inte skicka personligt brev. Urvalstester kan förekomma. Har du skyddade personuppgifter kontaktar du namngiven rekryteringspartner i annonsen.
Varför detta är rätt roll för erfarna Executive Assistants
För dig som vill vara nära besluten och påverka hur ledningsstöd bedrivs i en komplex, samhällsbärande organisation, erbjuder den här tjänsten både bredd och djup. Du får kombinera klassiskt EA-hantverk – diarieföring, protokoll, kalenderstyrning – med process- och arbetssättsutveckling i en stab under uppbyggnad. Det är en sällsynt chans att standardisera, förenkla och accelerera ledningens arbete i stor skala.
Snabba fakta
- Roll: Chefsassistent / Executive Assistant till VO Verksamhetsstöd.
- Arbetsgivare: Arbetsförmedlingen.
- Placering: Solna.
- Anställningsform: Tillsvidare, heltid (möjlig provanställning 6 månader).
- Distans: Upp till 49% på årsbasis.
- Sista ansökningsdag: 2026-11-17.
- Nyckelord: ledningsstöd, diarieföring, protokoll, MS Office, SharePoint, OneNote, myndighetsprocesser, statliga värdegrunden.
Executiveeffect kommenterar
Den här rekryteringen sticker ut för erfarna EAs som vill kombinera hög operativ precision med utvecklingsuppdrag i en stab som växer. Att rollen ligger nära VO-direktören och stabschefen, i ett verksamhetsområde som standardiserar arbetssätt, innebär tydlig påverkan på både effektivitet och beslutsunderlag – en perfekt matchning för assistenter som vill höja sin strategiska höjd utan att tappa detaljskärpan.
