Administrativ assistent på Saab – navet i Executive Security
Saab söker en administrativ assistent till Executive Security – en central roll för dig som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med säkerhetsmedveten administration. Uppdraget innebär att arbeta nära chef, ledningsgrupp och operativa resurser inom personskyddsverksamheten, med höga krav på struktur, sekretess och professionalism. För erfarna executive assistants och VD-assistenter är detta en möjlighet att ta plats i en affärskritisk funktion där varje detalj påverkar säkerhet och leverans.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Proaktivt administrativt stöd till chef, ledningsgrupp och säkerhetskoordinatorer
- Planering, samordning och uppföljning av aktiviteter inom Executive Security
- Dokumentation av beslut, åtgärder och aktivitetslistor
- Koordinering av möten, utbildningar, workshops och säkerhetsarrangemang
- Rese- och logistiksamordning, lokaler och resursbokningar
- Administration i Microsoft 365 med fokus på Teams och SharePoint
- Behörighetsstyrning, systemadministration och strukturkapital
- Onboardingstöd för nya medarbetare och konsulter
- Beställningar, inköp, fakturahantering och avtal
- Framtagning av rapporter, statistik och beslutsunderlag
Profil och kvalifikationer
- Mycket god organisatorisk förmåga och servicekänsla
- Stark integritet, gott omdöme och förmåga att hantera känslig information
- Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete/ledningsstöd
- Goda kunskaper i Microsoft 365, inklusive Teams och SharePoint
- Kommunikativt säker på svenska och engelska
Särskilda villkor: säkerhetsskydd och behörighetskrav
Befattningen omfattas av gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För roller med säkerhetsklass kan vissa medborgarskapskrav förekomma. Kandidater bör vara beredda på bakgrundskontroller och arbeta enligt etablerade processer för informationssäkerhet och sekretess.
Varför rollen passar erfarna Executive Assistants
- Operativ närhet till ledning: Du blir en nyckelspelare i ett högprioriterat säkerhetsuppdrag.
- Processdrivet arbetssätt: Perfekt för dig som bygger struktur, standardiserar flöden och säkrar kvalitet.
- Hög påverkan på leverans: Samordning, prioritering och tidskritiska beslut är en del av vardagen.
- Digitalt arbetsflöde: Din erfarenhet av Teams/SharePoint och behörighetsstyrning blir direkt värdeskapande.
- Diskretion i praktiken: Integritet och riskmedvetenhet är inte bara mjuka värden – de är affärskritiska.
Digital verktygsstack och arbetssätt
Microsoft 365 är navet. Rollen kräver att du sätter governance i centrum: rätt struktur i Teams, genomtänkt dokumenthantering i SharePoint, tydliga behörighetsnivåer och spårbar uppföljning av beslut och åtgärder. För EA/VD-assistenten som trivs med datakvalitet, versionering och säker delning blir detta ett naturligt hem.
Om Saab som arbetsgivare
Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med cirka 28 000 medarbetare globalt. Företaget utvecklar teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld, inom områden som flygteknik, ledningssystem, sensorer, undervattenssystem och mer. Kulturen premierar nyfikenhet, innovation och samarbete – där varje perspektiv bidrar till helheten.
Frågor att ställa i processen
- Vilka är de mest tidskritiska leveranserna för Executive Security de kommande 6–12 månaderna?
- Hur ser mandatet ut för processförbättringar inom administration och behörighetsstyrning?
- Vilka KPI:er används för att mäta effekt av ledningsstöd och koordinering?
- Hur är samarbetet organiserat mellan chef, säkerhetskoordinatorer och administrativt stöd?
- Vilket stöd finns för kompetensutveckling inom säkerhetsskydd och Microsoft 365?
Så går du vidare
Uppdatera ditt CV med mätbara resultat inom koordinering, processförbättring, digital arbetsplats (Teams/SharePoint) samt erfarenhet av konfidentiell information. Skräddarsy personligt brev för att belysa integritet, prioriteringsförmåga och proaktivt arbetssätt. Läs mer och ansök via Saabs karriärsida.
Sammanfattning
Detta är en strategisk administrativ roll för dig som vill arbeta nära ledningen i en säkerhetskritisk miljö. Med fokus på planering, samordning, digital administration och sekretess erbjuder Saab Executive Security en miljö där erfarna executive assistants kan använda hela sin verktygslåda och samtidigt bidra till samhällssäkerhet.
