Sekreterare på Närhälsan – strategiskt ledningsstöd i primärvården
Närhälsan, en del av Västra Götalandsregionen, rekryterar en sekreterare som ska ge administrativt och operativt stöd till Primärvårdschef i Primärvårdsområde V9, som omfattar 12 vårdcentraler i östra Skaraborg. Rollen kombinerar klassiskt chefsstöd (kalender, möten, resebokningar) med dokument- och fakturahantering, diarieföring och utveckling av digitala arbetssätt – en utmärkt möjlighet för dig som arbetar nära ledningen och vill bidra till effektivitet och kvalitet i primärvårdens vardag.
Om uppdraget – navet i chefens vardag
Som sekreterare blir du en nyckelperson för att få verksamhetens dagliga flöden att fungera. Du ger nära stöd till Primärvårdschef och samarbetar med vårdcentralchefer, enhetschefer och stabsfunktioner för att säkra struktur, uppföljning och informationsflöde i hela området.
Dina centrala arbetsuppgifter och ansvarsområden inkluderar bland annat:
- Kalenderadministration, möteskoordinering och resebokningar
- Närvaro vid interna och externa möten samt protokoll- och minnesanteckningar
- Hantering av post, scanning, utskrifter och kopiering
- Produktion och underhåll av dokument, mallar och presentationer
- Insamling av data, sammanställning av rapporter och uppföljning av planer/aktiviteter
- Allmän ärendehantering och diarieföring
- Regelbunden uppdatering av områdets information i sociala kanaler
- Fakturahantering samt administration av tidrapporter och resekostnader
En viktig del av uppdraget är att tillsammans med Primärvårdschef förbättra administrativa rutiner och utveckla användningen av digitala verktyg för chefer.
Vem söker Närhälsan?
Du har eftergymnasial utbildning i vårddokumentation eller annan likvärdig utbildning/erfarenhet. Du är trygg i Office-paketet och van att arbeta i olika system i en digitalt strukturerad miljö. Erfarenhet från en serviceorienterad assistentroll (till exempel administrativ assistent, sekreterare eller ledningsstöd) är meriterande.
För att lyckas i rollen behöver du vara:
- Initiativtagande, ansvarstagande och lösningsorienterad
- Mycket strukturerad med god förmåga att prioritera och planera
- Kommunikativ, tydlig och transparent i samarbetet med många intressenter
- Stilsäker i tal och skrift samt van att föra protokoll och presentera inför grupper
Du trivs i en värderingsstyrd organisation och delar Närhälsans kärnvärden: Pålitlig, Omtänksam och Nytänkande.
Därför är rollen intressant för executive assistants
- Brett mandat i ledningsstödet: Du arbetar nära Primärvårdschef, med stort inflytande över struktur, mötesprocesser och uppföljning.
- Styrning genom data: Rapportering och aktivitetsuppföljning ger dig möjlighet att omsätta siffror till beslutstöd.
- Digital utveckling: Rollen inkluderar att etablera smartare arbetssätt och verktyg för chefer – mer effektivt ledningsarbete för hela området.
- Systematik och compliance: Diarieföring och ärendehantering i offentlig sektor tränar precision och integritet, värdefullt i alla chefsnära roller.
- Verksamhetsnära påverkan: Tydlig koppling till primärvårdens uppdrag gör att ditt arbete får direkt effekt i vårdens vardag.
Plats, urval och ansökan
Tjänsten är placerad i östra Skaraborg. Enligt annonsen planeras intervjuer den 16/11 i Regionens hus i Skövde. Ansökan lämnas via Västra Götalandsregionens rekryteringssystem. VGR undanber sig kontakt från bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare annonsering.
Om arbetsgivaren: Västra Götalandsregionen och Närhälsan
VGR är en av Sveriges största arbetsgivare med cirka 56 000 medarbetare i över 200 yrken. Närhälsan erbjuder nära primärvård genom hela livet, med fokus på kvalitet, tillgänglighet och utveckling. Regionen befinner sig i en pågående digital transformation med målet att förbättra och förenkla vardagen för invånare och verksamheter. Notera att tillsvidareanställning inom regionen inkluderar krigsplacering som del av samhällets beredskap.
Executiveeffects ansökningstips – så visar du värdet av ditt ledningsstöd
- Konkretisera din effekt: Beskriv hur du förbättrat mötesstruktur, kortat ledtider eller säkrat uppföljning med tydliga KPI:er.
- Visa digital mognad: Lyft exempel där du etablerat eller förfinat arbetssätt i M365/Teams/SharePoint eller motsvarande verktyg för chefer.
- Säker hantering och spårbarhet: Ge exempel på diarieföring, ärendeprocesser och integritetsarbete i linje med offentlighet och GDPR.
- Ekonomi- och fakturaflöden: Beskriv hur du kvalitetssäkrat leverantörsfakturor, reseräkningar och tidrapporter i ekonomisystem.
- Protokoll och beslutsunderlag: Bifoga eller beskriv mallar du byggt för agenda, minnesanteckningar och åtgärdsloggar.
- Sociala medier och internkommunikation: Nämn inlägg, planering och tonalitet du ansvarat för – och hur det stött verksamhetsmålen.
Nyckelord att använda i CV och personligt brev
Sekreterare, administrativt stöd, executive assistant, ledningsstöd, primärvård, Närhälsan, Västra Götalandsregionen, östra Skaraborg, Skövde, kalenderhantering, möteskoordinering, protokollföring, diarieföring, dokumenthantering, fakturahantering, tidrapportering, resekostnader, rapportering, uppföljning, Office-paketet, digitala verktyg, sociala medier, verksamhetsutveckling.
Snabb checklista innan du skickar ansökan
- Skräddarsytt brev som kopplar din erfarenhet till primärvårdens uppdrag och Närhälsans värderingar
- Resultatdrivna exempel på struktur, effektivisering och uppföljning
- Tydlig lista över verktyg/system du behärskar och hur du använt dem i ledningsstöd
- Intyg eller referenser som styrker protokollföring, diarieföring och ekonomiadministration
Så går du vidare
Ansök via Västra Götalandsregionens rekryteringssystem enligt instruktion i annonsen. Har du frågor om tjänsten eller särskilda skäl som påverkar din ansökan, kontakta utsedd kontaktperson i annonsen.
