Executive Assistant inom Edukatus Alliance AB på Edukatus Alliance AB
Edukatus Alliance AB rekryterar en Executive Assistant till sitt Stockholmskontor. Rollen arbetar nära VD, koncernledning och styrelse och kombinerar kvalificerat ledningsstöd med ansvar för den dagliga kontorsdriften. För er som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är det här en möjlighet att ta en central, förtroendefull position med direkt inblick i koncernens strategiska arbete.
Om rollen: nära VD, koncernledning och styrelse
I uppdraget ingår att skapa struktur och framförhållning i ledningsarbetet, samordna möten och underlag samt säkerställa uppföljning efter beslut. Du växlar mellan planerade aktiviteter och snabba behov, och ligger steget före i allt från kalender och resor till material och kommunikation.
- Administrativt stöd till VD, koncernledning och styrelse.
- Planering och koordinering av möten, samt bokning av resor, hotell och arrangemang.
- Sammanställning av ärenden och protokollföring vid ledningsgruppsmöten.
- Strukturering och kvalitetssäkring av dokumentation och beslutsunderlag.
- Administrativt stöd i verksamhets- och projektrelaterade frågor.
- Förberedelse av möten med rätt material på plats och tydliga agenda/flöden.
- Systematisk uppföljning av beslut, aktiviteter och deadlines efter lednings- och styrelsemöten.
Kontorsdrift och samordning i Stockholm
Utöver ledningsstödet ansvarar Executive Assistanten för den dagliga kontorsdriften. Det omfattar kontakt med leverantörer, inköp av kontorsmaterial, praktiska kontorsfrågor och samordning av gemensamma aktiviteter – med målet att skapa en välfungerande och trivsam arbetsmiljö.
Kravprofil
- Mycket god administrativ förmåga, hög noggrannhet och eget driv.
- Proaktivt och självgående arbetssätt med förmåga att förutse behov och ta initiativ.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Word, Teams) och förmåga att snabbt lära nya digitala verktyg.
- Utmärkt kommunikativ förmåga på svenska i tal och skrift.
- Erfarenhet av kvalificerat stöd till chef/ledning, exempelvis som Executive Assistant, VD-assistent eller i samordnande roll.
- Stark planerings- och samordningsförmåga samt serviceinriktad, lösningsorienterad approach.
- Hög integritet, gott omdöme och professionalism vid hantering av konfidentiell information.
Meriterande kompetens
- Intresse för AI-baserade verktyg och effektivisering av administrativa processer.
- Vana att arbeta nära ledningsgrupper och/eller styrelse.
- Intresse för affärs- och organisationsutveckling.
Det här erbjuder Edukatus Alliance AB
- En varierad och central roll med stort eget ansvar och mandat att påverka.
- Möjlighet att utveckla arbetssätt, rutiner och strukturer för ledningsstödet.
- Nära samarbete med VD, koncernledning och andra beslutsfattare.
- Insyn i strategiska processer och prioriteringar på koncernnivå.
- Friskvårdsbidrag och andra personalförmåner.
- En kultur präglad av engagemang, nära samarbete och kort väg från idé till beslut.
Plats och anställningsform
- Placering: Edukatus Alliance AB, Riddargatan 12, Stockholm.
- Närvaro: Regelbunden närvaro på kontoret för att säkra kontorsdriften; resor kan förekomma.
- Anställning: Heltid, tillsvidare med provanställning.
- Process: Urval och intervjuer sker löpande.
Executiveeffect kommenterar: därför är rollen intressant för er i ledningsstöd
Den här tjänsten bockar av flera nyckelkomponenter som många EAs efterfrågar: nära arbete med VD och styrelse, tydligt mandat att bygga struktur samt chans att påverka arbetssätt och möteskvalitet. Kombinationen av strategiskt ledningsstöd och praktiskt ansvar för kontorsdriften gör rollen särskilt lämpad för dig som vill ha stor påverkan och bred exponering – och som trivs med att vara navet som får processer att flyta.
Tips till dig som söker
- Visa konkreta exempel på hur du skapat framförhållning i ledningsarbetet (kalender- och mötesdesign, reseupplägg, materialsammanställning).
- Lyft din expertis i Microsoft 365, särskilt hur du standardiserat arbetssätt i Outlook, PowerPoint och Teams.
- Beskriv hur du arbetat med konfidentiell information och vilka rutiner du använder för säker hantering.
- Ge exempel på förbättringar du drivit inom kontorsdrift och leverantörssamverkan.
- Om du använt AI-verktyg i administration: visa hur de effektiviserat mötesunderlag, protokoll eller uppföljning.
- Framhäv erfarenhet av styrelsematerial, protokoll och beslutsuppföljning.
Sammantaget är det här en möjlighet för en driven Executive Assistant att kombinera kvalificerat ledningsstöd med verksamhetsnytta i vardagen – i hjärtat av Stockholm.
