Karolinska rekryterar verksamhetschefsassistent till Barn PMI – ME IVA & ECMO Centrum
Karolinska Universitetssjukhuset söker en verksamhetschefsassistent till ME IVA & ECMO Centrum inom Funktion Barn PMI på Astrid Lindgrens Barnsjukhus. Rollen riktar sig till dig med erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd i offentlig sektor som vill bidra till utveckling, kvalitet och effektiv administration i en högspecialiserad vårdmiljö.
Om rollen och verksamheten
Funktion Barn PMI är en av få specialiserade enheter i Sverige för anestesi, operation och intensivvård för barn, samt ECMO och intensivvårdstransporter för patienter i alla åldrar. Som verksamhetschefsassistent arbetar du nära verksamhetschef och stab, deltar i ledningsgruppen och samordnar dess arbete. Du blir en nyckelperson i både det dagliga och strategiska ledningsstödet.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
- Planera, samordna och administrera möten, aktiviteter och uppgifter för ledning och arbetsgrupper.
- Förbereda underlag och presentationer samt föra minnesanteckningar och protokoll.
- Ansvara för diarieföring samt upprätta beslut, rutiner och rapporter.
- Hantera fakturor, inköp och övriga administrativa ärenden.
- Medverka i innehåll och uppdatering av interna och externa webbplatser.
- Bidra med administrativt stöd i utvecklings-, process- och kvalitetsarbete.
Uppdraget innebär stort eget ansvar och en varierad vardag med skiftande tempo, där självständig planering och prioritering är centralt.
Vem söker Karolinska?
- En strukturerad och proaktiv chefsassistent som kan prioritera parallella uppgifter.
- En relationsskapande kommunikatör som bygger förtroende och samarbetar väl.
- En lösningsorienterad person som är trygg även vid snabba förändringar.
- En helhetstänkande administrativ expert som vill utveckla arbetssätt och processer.
Kvalifikationer
Krav:
- Relevant eftergymnasial utbildning.
- Dokumenterad erfarenhet som chefsassistent/executive assistant.
- God erfarenhet av kvalificerat ledningsarbete i offentlig organisation.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande:
- Erfarenhet från Region Stockholm.
- Vana av Microsoft 365, inklusive Teams.
- Erfarenhet av Region Stockholms system, till exempel Heroma, Tessa, Raindance, Marknadsplatsen, ClockWork, EDIT/Platina, TakeCare, Tableau, Episerver, Mediaflow och Centuri.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Nära ledningsarbete i en kunskapsintensiv, samhällsviktig verksamhet.
- Tydlig koppling mellan ditt administrativa ledningsstöd och vårdens kvalitet och resultat.
- Brett uppdrag med dokumentstyrning, mötesledning, ekonomiadministration och kommunikation.
- Exponering mot process- och kvalitetsarbete i en högspecialiserad klinisk miljö (BIVA/ECMO).
System- och verktygsmiljö
Du arbetar dagligen i Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Office-appar) och kan möta Region Stockholms verktyg för HR, ekonomi, diarieföring, vårdinformation och publicering såsom Heroma, Raindance, ClockWork, EDIT/Platina, TakeCare, Tableau, Episerver, Mediaflow och Centuri.
Rekryteringsprocess och villkor i korthet
- Urval och intervjuer sker löpande.
- Ansökan ska innehålla CV; i stället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och motiverar kort din lämplighet.
- Registerkontroll (misstanke- och belastningsregistret) inför tjänster som avser barn och unga.
- Möjlig krigsplacering kan förekomma enligt Karolinskas riktlinjer.
- Interna referenser tas för nuvarande/tidigare medarbetare inom Region Stockholm.
- Provanställning kan tillämpas.
- Ansökningar tas endast emot via Region Stockholms rekryteringssystem.
- Facklig kontakt: Vision Karolinska, [email protected]
Tips från Executiveeffect: så lyfter du din ansökan
- Ge exempel på hur du har strukturerat och drivit ledningsgruppsarbete (agenda, uppföljning, beslut).
- Beskriv konkreta förbättringar du lett inom process- och kvalitetsarbete (t.ex. nya rutiner, dokumentstyrning, KPI-uppföljning).
- Visa dokumenterad vana av diarieföring och efterlevnad av offentlighets- och sekretessregler.
- Lyft din förmåga i Microsoft 365 och relevanta Region-system samt samordning mellan klinik, ekonomi och IT.
- Betona stresstålighet, prioriteringsförmåga och tydlig kommunikation på svenska och engelska.
Om Karolinska Universitetssjukhuset och Barn PMI
Karolinska är ett av världens främsta universitetssjukhus med uppdrag inom högspecialiserad vård i Stockholmsregionen samt utbildning och forskning tillsammans med Karolinska Institutet. Funktion Barn PMI bedriver barn- perioperativ medicin och intensivvård på internationell nivå och ansvarar bland annat för BIVA/ECMO och avancerade intensivvårdstransporter.
Intresserad?
Ansök via Karolinska/Region Stockholms rekryteringssystem. Urval sker löpande, så skicka in din ansökan i god tid.
