Nyhet: Strategisk assistentroll till Barn PMI på Karolinska
Karolinska Universitetssjukhuset utlyser nu en tjänst som verksamhetschefsassistent till ME IVA & ECMO Centrum inom Funktion Barn PMI vid Astrid Lindgrens Barnsjukhus i Stockholm. Rollen riktar sig till erfarna executive assistants/chefsassistenter som vill arbeta nära ledningen i en högspecialiserad vårdverksamhet och bidra till utvecklings-, kvalitets- och förbättringsarbete.
Om verksamheten: Barn PMI, ME IVA & ECMO Centrum
Funktion Barn PMI är en av få specialiserade verksamheter i Sverige för anestesi, operation och intensivvård för barn – samt ECMO och intensivvårdstransporter för patienter i alla åldrar. Enheten ME IVA & ECMO Centrum bedriver avancerad intensivvård, inklusive ECMO, med nationellt uppdrag och nära samverkan inom Astrid Lindgrens Barnsjukhus.
Uppdraget i korthet
- Planera, samordna och administrera ledningsgruppens möten, aktiviteter och arbetsflöden.
- Förbereda beslutsunderlag och presentationer; föra minnesanteckningar och protokoll.
- Diarieföra och kvalitetssäkra beslut, rutiner och rapporter.
- Sköta fakturahantering, inköp och övriga administrativa ärenden.
- Medansvar för innehåll och uppdatering av interna och externa webbsidor.
- Bidra administrativt i utvecklings-, process- och kvalitetsarbete.
Du arbetar nära verksamhetschefen och staben, ingår i ledningsgruppen och samordnar dess arbete. Tempot kan vara högt och uppgifterna skiftar med verksamhetens behov – rollen kräver både självständighet och samarbetsförmåga.
Vem söker Karolinska?
- En strukturerad och proaktiv chefsassistent som kan prioritera parallella uppgifter.
- En relationsskapande kommunikatör med lyhördhet och integritet.
- En lösningsorienterad doer som håller huvudet kallt vid snabba förändringar.
- En person som ser helheten och driver förbättringar i arbetssätt och processer.
Kvalifikationer
Krav
- Relevant eftergymnasial utbildning.
- Dokumenterad erfarenhet som chefsassistent/executive assistant.
- Gedigen vana av kvalificerat ledningsstöd inom offentlig sektor.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande
- Erfarenhet från Region Stockholm.
- Goda kunskaper i Microsoft 365 (inkl. Teams).
- Vana av Region Stockholms system som Heroma, Tessa, Raindance, Marknadsplatsen, ClockWork, EDIT/Platina, TakeCare, Tableau, Episerver, Mediaflow, Centuri.
Varför är rollen strategisk för EAs och ledningsassistenter?
- Du sitter i verksamhetens kärna: intensivvård och ECMO för barn – där välfungerande ledningsstöd påverkar patientflöden och vårdkvalitet.
- Du omsätter strategi till struktur via mötesstyrning, diarieföring, beslutsuppföljning och kvalitetsrapportering.
- Du blir nyckeln mellan ledningsgrupp, samverkansgrupper och verksamheten – en naturlig ”force multiplier” för chefernas tid och prioriteringar.
Rekryteringsprocess och villkor
- Urval och intervjuer sker löpande.
- Ansökan: bifoga CV och besvara urvalsfrågor (ersätter personligt brev).
- Registerkontroll inför arbete med barn och ungdomar.
- Möjlighet till provanställning vid tillsvidaretjänst.
- Interna referenser tas om du är eller har varit anställd i Region Stockholm.
- Anställning vid Karolinska kan innebära krigsplacering enligt gällande regelverk.
- Ansökningar tas endast emot via Region Stockholms ansökningssystem.
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Visa mätbara resultat: ”Reducerade ledtid för protokoll från 5 till 2 dagar”, ”Införde mötesmallar som ökade beslutstakten med 30%”.
- Lyft offentlig-sektorvana: diarieföring, beslutsprocesser, nämnd-/styrelseärenden, sekretess och GDPR.
- Matcha system och verktyg: Microsoft 365, Teams, samt specifika Region-system om du har erfarenhet.
- Beskriv arbetssätt: hur du prioriterar vid toppar, säkrar kvalitet, och skapar transparens i beslutsuppföljning.
- Kommunikation: ge exempel på hur du skapat förtroende mellan ledning, profession och stödfunktioner.
Om Karolinska Universitetssjukhuset
Karolinska är ett av världens främsta universitetssjukhus med uppdrag att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdpersonal och bedriva världsledande forskning – parallellt med högspecialiserad vård. Visionen: att bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.
Snabbfakta
- Roll: Verksamhetschefsassistent (chefsassistent/executive assistant) vid ME IVA & ECMO Centrum, Funktion Barn PMI.
- Plats: Astrid Lindgrens Barnsjukhus, Stockholm.
- Inriktning: Administrativt och strategiskt ledningsstöd i högspecialiserad barnsjukvård.
- Meriterande: Region Stockholm-erfarenhet och kännedom om regionala IT-system.
Ansökan
Intresserad av att ta ditt ledningsstöd till nästa nivå i en verksamhet där struktur, kvalitet och tempo gör direkt skillnad för patienter och team? Skicka in din ansökan via Region Stockholms rekryteringssystem. Urval sker löpande.
Facklig kontakt: Vision Karolinska – [email protected]
Sökord (SEO)
Verksamhetschefsassistent Karolinska, chefsassistent offentlig sektor, executive assistant Stockholm, ledningsstöd vård, Barn PMI, ME IVA & ECMO Centrum, Astrid Lindgrens Barnsjukhus, diarieföring, Microsoft 365, Region Stockholm.
