Chalmers söker administrativ koordinator till nybildade Institutionen för miljö- och energivetenskaper
Chalmers tekniska högskola i Göteborg rekryterar en administrativ koordinator till sin nya Institution för miljö- och energivetenskaper (ENV). Rollen är en central nod mellan prefekt, administrativ chef och institutionsledning – med tyngd på kvalificerat ledningsstöd, registratur/diarieföring och utveckling av smarta administrativa processer, inklusive digitalisering och AI-baserade arbetssätt. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med önskat tillträde i januari eller enligt överenskommelse.
Om rollen
Som administrativ koordinator blir du en nyckelperson i institutionens nybildade verksamhetsstöd. Du skapar struktur och samordning i ledningsarbetet, driver dokument- och informationshantering enligt gällande krav och bidrar aktivt till gemensamma rutiner som håller hög och jämn kvalitet. Uppdraget är självständigt, varierat och verksamhetsnära – med många kontaktytor inom utbildning, forskning och administration.
Arbetsuppgifter i korthet
- Planera och samordna möten för institutionsledningsgruppen och institutionsrådet.
- Förbereda underlag, föra protokoll och minnesanteckningar samt följa upp beslut och åtgärder.
- Ge administrativt stöd i prefektens beslutsprocesser och signering, inklusive framtagande av beslutsunderlag.
- Samordna institutionens remisshantering.
- Agera huvudregistrator: löpande diarieföring, arkivering och dokumenthantering i samverkan med registratorer och central registratur.
- Planera och samordna institutionsgemensamma arrangemang; bidra vid behov i frågor om IT, inköp, lokaler och service.
- Utveckla, dokumentera, införa och följa upp gemensamma administrativa processer och rutiner.
- Driva förbättringsarbete med fokus på digitalisering och AI-baserade lösningar i administrativa flöden.
Kvalifikationer och meriter
- Eftergymnasial utbildning eller likvärdig erfarenhet.
- Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt ledningsstöd och processförbättring.
- Mycket god förmåga att skriva tydligt och strukturerat; kommunicerar obehindrat på svenska och engelska.
- Hög digital kompetens samt stark förmåga att planera, prioritera och följa upp flera parallella ärenden.
Meriterande:
- Erfarenhet från universitet/högskola eller annan komplex organisation.
- Mötesberedning, protokollföring, beslutsunderlag och remisshantering.
- Planering och samordning av större möten, konferenser och evenemang.
- Registratur, diarieföring, arkivering och kvalificerad informationshantering.
- Genomförd digitalisering och införande av AI-baserade administrativa lösningar.
Personliga egenskaper som efterfrågas
- Strukturerad, självständig och kvalitetsmedveten med hög integritet.
- God överblick och noggrannhet även vid högt tempo och många parallella processer.
- Serviceinriktad, samarbets- och lösningsorienterad med gott omdöme och lyhördhet.
- Förbättringsdriven och relationsskapande.
Förmåner och arbetsvillkor
- Flexibel möjlighet till distansarbete utifrån verksamhetens behov.
- Upp till sju veckors semester per år.
- Kollektivavtal med bland annat föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar och flextid.
- Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimme per vecka på betald arbetstid.
Så här söker du
Skicka in din ansökan senast 8 november. Urval sker löpande under ansökningsperioden. Ansökan ska märkas med namn och skickas som PDF enligt följande:
- CV
- Personligt brev (1–2 sidor)
- Övrigt (valfritt): intyg, betyg med mera
Bakgrundskontroll kan ingå i rekryteringsprocessen. För frågor: Camilla Kolm, administrativ chef ([email protected]) och Madelene Olsson, HR-partner ([email protected]).
Varför rollen passar Executive Assistants och ledningsstöd
- Strategisk position nära institutionsledning med direkt påverkan på beslutsgång och mötesforum.
- Djup bredd i uppdraget: registratur/diarieföring, remisser, arrangemang och förbättringsarbete.
- Starkt mandat att standardisera, kvalitetssäkra och digitalisera processer – inklusive AI.
- Utvecklingsfas i organisationen ger möjlighet att forma arbetssätt från grunden.
Tips till sökande: Tydliggör erfarenhet av beslutsstöd, mötesstyrning och protokoll, ge exempel på hur du säkrat spårbarhet i diarieföring och arkiv, samt beskriv konkreta effekter av dina digitaliserings- eller AI-initiativ (till exempel minskad ledtid, förbättrad datakvalitet eller ökad regelefterlevnad).
Om Institutionen för miljö- och energivetenskaper (ENV)
ENV bedriver utbildning och forskning inom miljö och energi med starka tvärvetenskapliga samarbeten med samhälle, industri och akademi – nationellt och internationellt. Både institutionen och verksamhetsstödet är i en etablerings- och utvecklingsfas där gemensamma arbetssätt ska byggas, förankras och skalas.
Observera: Chalmers undanber sig erbjudanden om ytterligare annonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering.
