Karolinska söker chefsassistent till Stab Produktion – nära fastighets- och IT-direktör
Karolinska Universitetssjukhuset utlyser en kvalificerad tjänst som chefsassistent inom Stab Produktion. Rollen ger ett operativt och strategiskt ledningsstöd till fastighetsdirektören och IT-direktören och passar dig som vill arbeta nära högsta ledningen i en komplex, samhällsviktig verksamhet. Executiveeffect rapporterar om kraven, uppdraget och varför tjänsten är särskilt intressant för erfarna executive assistants.
Om rollen: brett ledningsstöd och många kontaktytor
Chefsassistenten placeras inom verksamhetsområdet Vårdadministration – en central funktion med cirka 640 medarbetare som hanterar bland annat medicinsk sekreterarverksamhet, administration och chefsstöd. Uppdraget innebär att självständigt koordinera, planera och driva administrativa processer nära två direktörer, med täta kontakter i hela sjukhusorganisationen och mot externa parter.
Kärnuppgifter i tjänsten
- Planera och koordinera ledningsgruppsmöten, samverkansforum och andra interna/externa möten.
- Producera presentationsmaterial, hålla ihop kommunikationsplaner och säkerställa professionella mötesprotokoll.
- Stödja intern och extern kommunikation kopplat till ledningens prioriteringar.
- Koordinera och vid behov leda projekt, inklusive uppföljning av aktiviteter och resultat.
- Ansvara för dokument- och ärendehantering (inklusive diarieföring) samt strukturkapital.
- Bidra till tidsplanering och personaladministration för ledningsfunktionerna.
- Utveckla och effektivisera rutiner, standarder och arbetssätt i den administrativa processen.
Rollen förutsätter hantering av känslig information och ställer höga krav på integritet, gott omdöme och förmåga att agera inom givet mandat.
Profil: drivande, relationsskapande och lösningsorienterad
- Arbetar självständigt, tar ansvar och driver ärenden till resultat.
- Har helhetssyn och kan prioritera utifrån verksamhetens övergripande mål.
- Skapar förtroendefulla relationer med chefer, kollegor och externa samarbetspartner.
- Är serviceinriktad, lyhörd och lösningsorienterad med fokus på kvalitet i leverans.
- Har hög integritet och vanan att hantera konfidentiell information professionellt.
Kvalifikationer och meriter
Krav:
- Relevant högskoleutbildning eller motsvarande, gärna med inriktning kommunikation.
- Dokumenterad erfarenhet som chefsassistent/executive assistant på högre ledningsnivå.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och vana av att arbeta i flera IT-system.
- Erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande:
- Erfarenhet av administrativa rutiner inom Region Stockholm.
Varför den här tjänsten sticker ut för executive assistants
- Närhet till beslut: Direkt stöd till två direktörer ger inblick och påverkan i strategiska frågor inom fastigheter och IT – två nyckelområden i modern vårdproduktion.
- Komplexitet och bredd: Kombinationen av mötesledning, kommunikation, projektstöd och diarieföring utvecklar och breddar din kompetens.
- Förändrings- och förbättringsarbete: Mandat att effektivisera administrativa arbetssätt och sprida best practice inom en stor organisation.
- Stark samhällsnytta: Arbeta i en verksamhet som driver avancerad vård, forskning och utbildning i samverkan med Karolinska Institutet.
Så går rekryteringen till
- Urval och intervjuer sker löpande.
- Ansökan ska innehålla CV. I stället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och lämnar en kort motivering.
- För tjänster som rör vård av barn och unga görs kontroller mot misstanke- och belastningsregister.
- Vid behov tillämpas provanställning. Interna referenser kan inhämtas för sökande inom Region Stockholm.
- Ansökan skickas via Karolinskas rekryteringssystem. Brev/e-post beaktas inte.
Tips till dig som söker
- Tydliggör hur du har byggt struktur runt C‑nivåchefer: visa exempel på mötesdesign, beslutsloggar och proaktiv kalenderstyrning.
- Lyft Microsoft 365-kompetens konkret: avancerade funktioner i Teams, SharePoint/OneDrive, PowerPoint-mallar och datakvalitet i Excel/Lists.
- Beskriv projektstöd med resultat: hur du följt upp milstolpar, risker och effekter – gärna med KPI:er.
- Ge exempel på säker hantering av konfidentiell information och diarieföring enligt regelverk.
- Har du Region Stockholm-erfarenhet? Placera den högt i CV:t – det är meriterande.
Om Karolinska Universitetssjukhuset
Karolinska är ett av världens främsta universitetssjukhus med särskilt ansvar för högspecialiserad vård i Stockholmsregionen. Tillsammans med Karolinska Institutet utbildar sjukhuset framtidens vårdprofessioner och bedriver världsledande forskning. Visionen är tydlig: att bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.
Sammanfattning
Detta är en möjlighet för en erfaren chefsassistent/executive assistant som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med processutveckling i en organisation med stor samhällspåverkan. Rollen kräver stark integritet, utmärkt samarbetsförmåga och hög digital mognad. Ansök via Karolinskas rekryteringssystem – urval sker löpande.
