Nyckelroll för chefsassistent nära sjukhusledningen på Karolinska
Karolinska Universitetssjukhuset söker en chefsassistent till Stab Produktion på Enheten Planering och Analys. Rollen är placerad nära sjukhusets fastighetsdirektör och IT-direktör och erbjuder en bred, kvalificerad vardag med många kontaktytor, högt tempo och stor påverkan på ledningsarbetet i en av Sveriges mest komplexa vårdverksamheter.
Varför denna tjänst är intressant för executive assistants
- Strategisk närhet: Direkt stöd till två centrala direktörer i frågor som påverkar sjukhusets infrastruktur och digitala utveckling.
- Omfattande samverkan: Arbeta tvärfunktionellt i ledningsgrupper, samverkansforum och projekt – perfekt för dig som vill bredda affärsförståelsen.
- Process- och kvalitetsfokus: Driv utveckling av arbetssätt, rutiner och kommunikation som skapar mätbar effekt.
- Teknisk mognad: Stor nytta av avancerade kunskaper i Microsoft 365 och vana vid komplexa IT-miljöer.
Ditt uppdrag i korthet
- Planera och koordinera möten, ledningsgrupper och samverkansforum – internt och externt.
- Producera presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner och ansvara för protokoll.
- Bidra till intern och extern kommunikation kopplat till pågående initiativ.
- Koordinera, delta i och vid behov leda projekt; följa upp aktiviteter och resultat.
- Driva dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring.
- Stödja tidsplanering och personaladministration.
- Effektivisera administrativa rutiner och sprida goda arbetssätt i organisationen.
Rollen omfattar hantering av känslig information och kräver hög integritet och professionellt omdöme.
Vem söker Karolinska?
- Du är självgående och driver arbete proaktivt med tydligt ansvarstagande.
- Du har helhetssyn, kan prioritera och agera utifrån verksamhetens övergripande mål.
- Du är relationsskapande och bygger tillitsfulla samarbeten med chefer och nyckelintressenter.
- Du är serviceinriktad, lyhörd och lösningsorienterad med hög kvalitet i leveranserna.
- Du har hög integritet och hanterar förtroendekänslig information korrekt.
Kvalifikationer och meriter
Krav:
- Relevant högskoleutbildning eller motsvarande, gärna med inriktning mot kommunikation.
- Dokumenterad erfarenhet som chefsassistent/executive assistant på högre ledningsnivå.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och vana att arbeta i olika IT-system.
- Erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande:
- Erfarenhet av administrativa rutiner inom Region Stockholm.
Om Stab Produktion och Vårdadministration
Verksamhetsområde Vårdadministration är en central funktion inom Stab Produktion på Karolinska Universitetssjukhuset. Området samlar cirka 640 medarbetare inom bland annat medicinsk sekreterarverksamhet, administration och chefsstöd. I denna miljö får du både bredd och djup i uppdraget – och inblick i hur ett av världens främsta universitetssjukhus driver vård, forskning och utbildning för patientens bästa.
Rekryteringsprocess och villkor i korthet
- Urval och intervjuer sker löpande.
- Bifoga CV; i stället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och motiverar kort varför du passar.
- Bakgrundskontroller kan förekomma, inklusive registerkontroll vid arbete som rör barn och ungdom.
- Provanställning kan tillämpas för tillsvidaretjänst.
- Tidigare eller nuvarande anställda i Region Stockholm kan få interna referenser tagna.
- Möjlig krigsplacering enligt gällande regelverk.
Expertråd från Executiveeffect: Så maxar du din ansökan
- Visa effekt: Beskriv konkreta exempel där du effektiviserat administrativa processer (till exempel förbättrade mötesflöden, snabbare diarieföring, högre följsamhet i aktivitetsuppföljning).
- Lyft Microsoft 365-expertis: Bifoga korta case om hur du byggt dashboards i Excel/Power BI, mallar i Word/PowerPoint eller styrt Teams/SharePoint för dokument- och ärendehantering.
- Konfidentialitet i praktiken: Ge exempel på hur du hanterat känslig ledningsinformation och risker kopplade till dataskydd.
- Stakeholder management: Visa hur du samordnat flera chefer/funktioner och säkerställt framdrift i komplexa projekt.
- Mätbar kommunikation: Illustrera hur kommunikationsplaner/protokoll lett till bättre beslutsunderlag eller ökad transparens.
Förmåner
Du tar del av Karolinska Universitetssjukhusets generella förmåner. Exakta villkor presenteras i rekryteringsprocessen.
Så ansöker du
Ansök via Region Stockholms rekryteringssystem. Ansökningar via e‑post eller brev hanteras inte. Om du har skyddade personuppgifter, kontakta angiven kontaktperson i annonsen för hantering utanför systemet.
Fackliga frågor (SACO Karolinska): [email protected]
Sammanfattning
Detta är en möjlighet för en erfaren chefsassistent/executive assistant som vill arbeta nära högsta ledningen, påverka processer i stor skala och bidra till Karolinskas uppdrag. Med stark strukturförmåga, hög integritet och vana vid Microsoft 365 kan du göra verklig skillnad i en verksamhet där varje förbättring räknas.
Nyckelord: chefsassistent, executive assistant, VD-assistent, Karolinska Universitetssjukhuset, Stab Produktion, Enheten Planering och Analys, fastighetsdirektör, IT-direktör, Microsoft 365, diarieföring, dokument- och ärendehantering, projektstöd, ledningsgrupp, Region Stockholm.
