Högkvarteret rekryterar administratör och chefsstöd till Interoperabilitetskontoret vid Försvarsstaben
Försvarsmakten söker en administratör och chefsstöd till Interoperabilitetskontoret vid Försvarsstaben i Stockholm. Rollen passar dig som arbetar eller vill arbeta nära ledningen i en stabsnära miljö, med fokus på struktur, planering och kvalificerat chefsstöd. Tjänsten är central i myndighetens pågående transformation för att stärka svensk interoperabilitet – förmågan att samverka effektivt med NATO-allierade, partners och civila aktörer.
Om Interoperabilitetskontoret vid Försvarsstaben
Interoperabilitetskontoret är under uppbyggnad och ska inrikta och samordna Försvarsmaktens interoperabilitetsarbete. Uppdraget omfattar att säkerställa att svenska system, kommunikationsprotokoll, ledningssystem och doktriner fungerar sömlöst tillsammans med allierade – med bibehållen nationell kontroll. Kontoret ingår i Högkvarterets Försvarsstab och spelar en nyckelroll i myndighetens långsiktiga förändrings- och samverkansarbete.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
I rollen kombinerar du ett nära och förtroendefullt stöd till kontorschefen med ett brett administrativt stöd till hela verksamheten. Du skapar framförhållning, struktur och kontinuitet i vardagen och hanterar både planerade uppgifter och frågor som uppstår med kort varsel.
- Nära och kvalificerat administrativt stöd till kontorschefen
- Gemensamt administrativt stöd till medarbetare på kontoret
- Stöd i ekonomiadministration
- Planering, koordinering och uppföljning av verksamheten
- Utveckling av administrativa rutiner och arbetssätt
Kravprofil
Kvalifikationer
- Fullständig gymnasieutbildning
- Aktuell och relevant erfarenhet av serviceinriktat administrativt arbete i komplex verksamhet, gärna försvarssektorn
- Mycket god datorvana och goda kunskaper i Microsoft Office
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
Personliga egenskaper
- Strukturerad, lojal, ansvarstagande och serviceinriktad
- Förmåga att prioritera, driva uppgifter i mål och leverera med hög kvalitet
- Trygg i både samarbete och självständigt arbete; tar initiativ
- Gott omdöme, integritet och förmåga att hantera sekretessbelagd information
- Flexibel, lösningsorienterad och stabil vid högt tempo eller snabba förändringar
Meriterande erfarenheter
- Genomförd värnplikt eller annan militär grundutbildning inom Försvarsmakten
- Systemvana från Försvarsmaktens stödsystem (t.ex. PRIO, VIDAR, Emilia och SharePoint)
- Tidigare arbete inom Försvarsmakten, gärna vid Högkvarteret
- Administrativ erfarenhet från annan statlig myndighet
- Erfarenhet av stabsarbete
- B-körkort
Anställningsvillkor och säkerhet
- Anställningsform: Civil tillsvidareanställning (sex månaders provanställning kan tillämpas)
- Omfattning: Heltid
- Arbetsort: Stockholm
- Tillträde: Enligt överenskommelse
- Tjänsteresor förekommer
- Befattningen är placerad i säkerhetsklass; säkerhetsprövning med registerkontroll genomförs före anställning
- Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap; skyldighet till krigsplacering samt möjlighet/skyldighet att tjänstgöra utomlands kan ingå
Varför rollen är intressant för executive assistants och chefsstöd
Det här är ett uppdrag för dig som vill använda din EA/chefsstödskompetens i en samhällsviktig och strategisk miljö. Du arbetar nära chef och ledning, driver struktur och processer och bidrar direkt till operativ effekt. I en stabsnära kontext får du:
- Stort påverkansutrymme i planering, prioritering och uppföljning
- Utveckla och standardisera administrativa arbetssätt med hög kvalitet och säkerhet
- Breda kontaktytor inom Högkvarteret och med externa aktörer kopplade till interoperabilitet och samverkan
- Möjlighet att fördjupa din kompetens i säkerhetsklassad verksamhet och komplexa arbetsflöden
Taktiska tips till din ansökan
- Beskriv konkreta exempel där du säkrat struktur och framförhållning för en chef eller ledningsgrupp i en komplex verksamhet
- Lyft erfarenhet av planering, samordning och ekonomiadministration, gärna med mätbara resultat
- Visa på vana av Microsoft Office och gärna SharePoint/andra stödsystem (PRIO, VIDAR, Emilia om aktuellt)
- Betona integritet, sekretesshantering och gott omdöme – kritiskt i säkerhetsklassad miljö
- Knyt dina meriter till stabsarbete och samverkan över organisatoriska gränser
Kontakt och ansökan
Sista ansökningsdag: 2026-11-01. Ansökan tas endast emot via Försvarsmaktens webbplats och ska innehålla CV, personligt brev samt svar på urvalsfrågor där du motiverar varför du är lämpad.
Frågor om befattningen: Rekryterande chef Johan Axelsson. Frågor om processen: HR-specialist Paulina Unger.
Fackliga företrädare: OFR/O, OFR/S, SEKO och SACO nås via växeln 08-788 75 00.
Om arbetsgivaren: Högkvarteret
Högkvarteret samlar överbefälhavaren och generaldirektören och består av cirka 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Från 2023-01-01 utgörs Högkvarteret av Försvarsstaben, Operationsledningen, Militära underrättelse- och säkerhetstjänsten (MUST), Högkvarterets stabsavdelning samt fristående enheter för tillsyn. Befattningar är i regel säkerhetsklassade och följs av säkerhetsprövning enligt gällande lagstiftning.
Sammanfattning
För dig som är executive assistant, VD-assistent eller chefsstöd och vill ta nästa steg i en stabsnära, säkerhetsklassad och samhällsviktig miljö erbjuder den här rollen en sällsynt kombination av strategisk påverkan och operativ nytta. Du blir navet i chefens vardag och bidrar till att stärka Försvarsmaktens interoperabilitet och ledningsförmåga.
