Enhetsassistent till Försvarsdepartementet – i händelsernas centrum av svensk försvars- och säkerhetspolitik
Regeringskansliet söker två enhetsassistenter till Enheten för militär förmåga på Försvarsdepartementet. Rollen passar dig som vill arbeta nära ledningen i en högaktuell miljö präglad av Sveriges Nato-medlemskap, stärkt totalförsvar och skärpta krav på säkerhet, struktur och precision. För Executive Assistants och ledningsassistenter innebär detta ett karriärsteg där administrativ excellens och säkerhetsmedvetande gör konkret skillnad för Sveriges säkerhet.
Det här gör du i rollen
- Ärendehantering: regeringsärenden, interpellationer, riksdagsfrågor, kommittédirektiv
- Expediering, diarieföring och arkivering av ärenden
- Mötesbokningar, posthantering och övergripande dokumenthantering
- Chefsstöd till avdelningschef och enhetschef (kalender, resor, besöksmottagning)
- Löpande administrativt stöd till enhetens medarbetare
- Utveckla och effektivisera administrativa rutiner och processer
- Delaktig i introduktion av nyanställda
- Tätt samarbete inom enheten, departementet och Regeringskansliet
- Aktiv roll i departementets administrativa nätverk
- Andrahandsansvar vid andra enheter, t.ex. under semesterperioder
Kvalifikationer (krav)
- Gymnasieutbildning
- Flerårig erfarenhet av självständigt, kvalificerat administrativt arbete
- Erfarenhet av att hantera skyddsvärd information
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift
- Goda IT-kunskaper, digitala verktyg, dokumenthanteringssystem och Officepaketet
- Kunskaper i offentlighet och sekretess
Meriterande
- Eftergymnasial utbildning
- Erfarenhet från statlig myndighet, Regeringskansliet eller större organisation
- Kunskaper i arkivering och diarieföring
- Erfarenhet som chefsassistent/executive assistant
Personliga egenskaper
- Helhetssyn, utvecklingsorientering och resultatfokus
- Ansvarstagande, gott omdöme och noggrannhet
- Mycket högt säkerhetsmedvetande
- Samarbetsförmåga, initiativförmåga och anpassningsförmåga i högt tempo
Anställningsvillkor och säkerhet
- Två tillsvidareanställningar med inledande provanställning i sex månader
- Tillträde enligt överenskommelse
- Säkerhetsklassad befattning med säkerhetsprövning och registerkontroll
- Krav på svenskt medborgarskap; Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund
Så söker du
- Sista ansökningsdag: 9 november 2026
- Ansök via Regeringskansliets rekryteringsverktyg och besvara urvalsfrågorna noggrant
- Frågor: Enhetschef Jenny Timerdal 08-405 25 68, HR-handläggare Hanna Grotander 08-405 12 36
- Fackliga kontakter via växeln 08-405 10 00 (Saco: Katja Wahlsten, ST: Karina Åbom-Engberg)
- Läs mer om verksamheten på regeringen.se
Varför detta är ett strategiskt nästa steg för Executive Assistants
Rollen kombinerar klassiskt ledningsstöd med myndighetsnära ärendehantering, där struktur, sekretess och kommunikationsförmåga är avgörande. Du får bred exponering mot regeringsprocesser, lär dig formalia kring offentlighet och sekretess och bygger nätverk inom hela Regeringskansliet. För EAs som vill öka sin påverkan i ledningsarbetet och vässa sin operativa förmåga i en samhällskritisk kontext är detta en unik möjlighet.
Så profilerar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på hantering av skyddsvärd information och sekretessstyrt arbete
- Beskriv förbättringar du drivit i administrativa processer (mätbara effektmål, t.ex. kortare ledtider)
- Lyft erfarenhet av komplex kalender- och reseplanering, gärna i internationella sammanhang
- Nämn verktyg och system du behärskar för diarieföring, dokumentstyrning och digitalt samarbete
- Ge exempel på samarbete över enhets-/avdelningsgränser samt insatser vid hög arbetsbelastning
Snabb checklista inför ansökan
- CV och personligt brev anpassade till kravprofilen
- Tydliga exempel på ärende- och dokumenthantering med sekretessaspekter
- Referenser som kan styrka din noggrannhet och integritet
- Redo att genomgå säkerhetsprövning och registerkontroll
- Plan för hur du vill bidra till administrativa nätverket och processutveckling
Nyckelord: enhetsassistent, Försvarsdepartementet, Regeringskansliet, executive assistant, ledningsstöd, diarieföring, arkivering, offentlighet och sekretess, säkerhetsprövning, Nato, administrativt nätverk, regeringsärenden.
