Stockholms stad rekryterar chefssekreterare till Kulturdirektören – strategisk ledningsnära roll i Stockholm
Stockholms stads Kulturförvaltning söker en erfaren och serviceinriktad chefssekreterare till kulturdirektören. Rollen är ett nav i ledningsarbetet med ansvar för kommunikation, komplex kalender- och möteshantering samt koordination av prioriterade uppdrag. För dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent är detta ett tillfälle att verka nära toppen i en samhällsbärande kulturverksamhet – i hjärtat av Stockholm.
Om Kulturförvaltningen: samhällsnytta och kultur i framkant
Kulturförvaltningen samlar stadens kulturverksamheter med över tusen medarbetare. Uppdraget omfattar bland annat 40 bibliotek, Kulturskolan, Stadsmuseet, Medeltidsmuseet, Stockholm konst, Stockholmia forskning och förlag, Liljevalchs konsthall samt publika evenemang som Kulturfestivalen och Kulturnatt Stockholm. Förvaltningen driver även kulturdriven stadsutveckling och stödjer det fria kulturlivet och civilsamhällets kulturaktörer.
Uppdraget i korthet: ledningens administrativa och operativa nav
- Kommunikation och kontaktpunkt: Vara kulturdirektörens ansikte utåt och knutpunkt för interna och externa intressenter.
- Kalender och resor: Proaktiv planering och prioritering av möten, tider och resor i en snabbt föränderlig agenda.
- Mötesadministration: Förbereda agendor och underlag, boka lokaler samt föra protokoll för lednings- och förvaltningsgrupp.
- Projektkoordinering: Hålla ihop mindre projekt och säkerställa deadlines och leveranser.
- Stabsstöd och funktionsbrevlådor: Samordna och kvalitetssäkra inkommande ärenden till förvaltningens gemensamma adresser.
Kvalifikationer: erfaren EA/ledningsstöd med digital höjd
- Högskoleutbildning relevant för rollen eller motsvarande erfarenhet.
- Flerårig erfarenhet som assistent, sekreterare, koordinator eller liknande.
- Dokumenterad vana av komplex kalenderhantering och snabba omplaneringar.
- Mycket goda färdigheter i moderna digitala verktyg och samarbetsplattformar.
- Styrka i protokollföring och minnesanteckningar.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande: erfarenhet från offentlig sektor, ansvar för ledningsgruppsarbete samt projektledningsbakgrund.
Personliga egenskaper som väger tungt
- Strukturerad, självgående och proaktiv – du ligger steget före och undanröjer hinder.
- Hög integritet och gott omdöme vid hantering av känslig och konfidentiell information.
- Relationsskapande och prestigelös – trygg i dialog på alla nivåer i organisationen.
- Serviceorienterad med fokus på kvalitet, precision och professionellt bemötande.
- Lösningsorienterad med driv att förenkla och effektivisera arbetssätt.
Arbetsplats och arbetssätt
Tjänsten utgår från moderna, aktivitetsbaserade lokaler på Askebykroken i Rinkeby. Samtidigt erbjuds flexibilitet att arbeta från flera av stadens lokaler för att möta verksamheten där den finns och optimera arbetssättet efter uppdraget.
Varför denna roll är strategisk för EA/ledningsassistenter
Som chefssekreterare vid Kulturdirektörens kansli får du ett unikt tillfälle att forma strukturer och flöden som direkt påverkar kulturens genomslag i Stockholm. Rollen kombinerar operativ precision med taktisk överblick – en perfekt match för dig som brinner för att stärka ledningens effektivitet, skapa samverkansyta mellan interna och externa aktörer och bidra till värdeskapande beslut.
Så maxar du din ansökan
- Visa exempel på hur du har prioriterat och omplanerat komplexa kalendrar utan att tappa affärskritiska möten.
- Bifoga prov på mötesanteckningar/protokoll (anonymiserade), eller beskriv din metod för beslutsuppföljning.
- Lyft din vana av digitala verktyg (t.ex. kalender- och ärendehantering, samarbetsplattformar och automatisering).
- Beskriv hur du har koordinerat ledningsgruppsarbete och säkrat leveranser i tid.
- Om du har offentlig sektor-erfarenhet: tydliggör hur du navigerat krav på rättssäkerhet, transparens och diarieföring.
Övrigt att känna till
- Tester kan förekomma i rekryteringsprocessen.
- Registerkontroll genomförs vid erbjudande om anställning.
Sammanfattning
Kulturförvaltningen i Stockholms stad söker en erfaren chefssekreterare som vill bidra till ett professionellt och effektivt ledningsstöd nära kulturdirektören. Med stark strukturförmåga, hög integritet och digital skicklighet får du en central position i ett värderingsdrivet uppdrag med stor samhällsnytta. För dig som är EA/ledningsassistent och vill ta nästa kliv i en strategisk, synlig och meningsfull roll i Stockholm är detta ett mycket attraktivt steg.
Nyckelord: Chefssekreterare Stockholm, Kulturförvaltningen, Stockholms stad, Executive Assistant, ledningsstöd, kalenderhantering, mötesadministration, offentlig sektor, projektkoordination, kulturdirektör.
