Executive Assistant till CTO på Nordic Air Defence – Solna Strand, Stockholm
En ny Executive Assistant-roll har annonserats under rubriken “Inflection (Angel List Syndicate) söker Executive Assistant i Stockholm”. Själva tjänsten avser Nordic Air Defence – ett Stockholmsbaserat försvarsteknikbolag – som rekryterar en strukturerad, självgående och serviceinriktad Executive Assistant för nära stöd till bolagets CTO. Anställningen är på heltid med start så snart som möjligt och placerad i Solna Strand.
Om Nordic Air Defence
Nordic Air Defence utvecklar avancerade defensiva lösningar för civila och militära användningsområden och kombinerar expertis inom elektronik, mekanikkonstruktion, inbyggda system, mjukvaruutveckling och AI. I september 2024 lanserade bolaget sitt första system, Kreuger 100 – en svenskutvecklad, dual-use interceptor-plattform mot drönare. Teamet består av medarbetare från över ett dussin nationaliteter med erfarenhet från bland annat Palantir, Kratos, SAAB och Anduril, vilket skapar en dynamisk och innovationsdriven miljö.
Rollens fokus
Som Executive Assistant blir du en nyckelperson nära CTO och ledningen. Du skapar struktur, koordinerar aktiviteter och säkerställer uppföljning av beslut och leveranser. Rollen passar dig som trivs i ett snabbrörligt, tekniknära scaleup-sammanhang, tar initiativ och gärna kavlar upp ärmarna när det behövs.
Dina ansvarsområden
Stöd till CTO
- Planera och prioritera kalender, möten och resor.
- Samordna interna och externa aktiviteter.
- Hjälpa till med inkorgshantering och uppföljning av inkommande förfrågningar.
- Säkra spårbarhet och uppföljning av nyckeluppgifter, beslut och åtaganden.
- Förbereda presentationer, dokumentation och mötesunderlag.
Team- och operativt stöd
- Vara en resurs för ledning och övriga team vid behov.
- Koordinera möten, workshops och teamevent.
- Etablera effektiva arbetssätt och struktur tvärs organisationen.
- Hantera administrativa uppgifter och stötta ad hoc-projekt.
Onboarding och medarbetarupplevelse
- Äga och koordinera onboardingprocessen i nära samarbete med HR och IT.
- Säkerställa utrustning, åtkomster och relevanta introduktioner för nyanställda.
- Samverka med interna intressenter för en sömlös upplevelse dag 1.
Kravprofil
- Minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant, teamassistent, operationskoordinator eller liknande.
- Dokumenterad vana av att stötta seniora ledare/ledningsteam.
- Mycket goda kunskaper i engelska, i tal och skrift.
- Förmåga att självständigt prioritera flera parallella uppgifter i ett högt tempo.
- Utmärkt organisations- och projektkoordinationsförmåga med stort öga för detaljer.
- Hög integritet och diskretion i hantering av konfidentiell information.
- Proaktivt ägarskap och lösningsorienterad problemlösning.
- Vana av digitala samarbets- och produktivitetsverktyg som Google Workspace, Microsoft 365, Slack och Notion (eller liknande).
Meriterande
- Erfarenhet från tech, startup eller scaleup.
- Teknisk bakgrund (t.ex. ingenjör) eller närliggande disciplin.
- Erfarenhet av onboarding och people-processer.
- Erfarenhet av AI/LLM-verktyg.
- B-körkort.
Personliga egenskaper
- Proaktiv, strukturerad och lösningsorienterad.
- Tar initiativ och ser vad som behöver göras.
- Trivs i en samarbetsinriktad, hands-on miljö.
- Anpassningsbar, flexibel och ödmjuk.
- Skapar ordning i komplexa och snabbt föränderliga situationer.
Anställning, plats och säkerhet
- Anställningsform: Heltid med 6 månaders provanställning.
- Start: Så snart som möjligt.
- Plats: Solna Strand, Stockholm.
- Rapportering: Direkt till CTO.
- Arbetstillstånd: Du är medborgare i ett NATO-land och har laglig rätt att arbeta i Sverige.
- Compliance: Bakgrundskontroll genomförs för slutkandidat enligt gällande regelverk inom försvarsindustrin.
Varför den här tjänsten sticker ut för Executive Assistants
- Nära partnerskap med CTO i ett högteknologiskt försvarsbolag med konkret samhällsnytta.
- Möjlighet att sätta struktur, processer och onboarding i en internationell miljö.
- Daglig exponering för teknik, AI/LLM och moderna verktygsstackar.
- Stor påverkan på ledningsstöd och operativ effektivitet i ett växande bolag.
Tips till dig som tänker söka
- Lyft fram exempel där du avlastat tekniska ledare eller R&D/produktorganisationer.
- Visa hur du etablerat skalbar struktur, mötesflöden och uppföljning i snabbväxande miljöer.
- Konkretisera din verktygsvana (Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion) och ev. AI/LLM-användning.
- Beskriv erfarenhet av onboarding, säkerhet/sekretess och hantering av känslig information.
- Säkerställ att du uppfyller språkkrav och arbetstillstånd (NATO-medborgarskap med rätt att arbeta i Sverige).
Så går du vidare
Läs hela annonsen och ansök via arbetsgivaren eller den angivna rekryteringskanalen. Urval sker löpande med start enligt överenskommelse (ASAP).
Om Executiveeffect
Executiveeffect är Sveriges oberoende nyhetssajt och kunskapsresurs för dig som arbetar närmast företagsledningen. Vi bevakar aktuella EA-roller, publicerar guider och verktyg som stärker yrkesrollen och sätter ljuset på hur professionellt ledningsstöd skapar affärsnytta.
