Den 23 november samlas Executive Assistants och ledningsassistenter på Citykonferensen i Stockholm för EA Summit 2026, under temat From support to strategic impact. En av talarna är Ulf Larén, som genom STAY Academy, en del av Stay Hospitality Group, arbetar med utbildning och rådgivning inom mötes- och eventsäkerhet.
Som Executive Assistant befinner man sig ofta mitt i planeringen av företagets viktigaste möten och evenemang. Det handlar om att samordna ledning, deltagare, konferensanläggningar, eventbyråer och andra leverantörer. Samtidigt förväntas allt fungera smidigt, professionellt och tryggt.
Men vem ansvarar egentligen för säkerheten? Och hur mycket behöver en EA själv kunna för att kunna ställa rätt krav, förstå ansvarsfördelningen och agera när något oväntat inträffar?
Inför EA Summit har Executiveeffect ställt sex frågor till Ulf Larén om hur säkerhet kan bli en naturlig del av assistentens arbete.
Många Executive Assistants planerar, beställer och är med och genomför ledningens möten, konferenser och event. Varför behöver säkerhet bli en naturligare del av EA-rollen – och hur kan den kompetensen stärka EA i rollen?
EA sitter ofta mitt i flödet mellan ledning, deltagare, venue, eventbyrå och andra leverantörer. Det innebär ett stort ansvar men ger också en unik möjlighet att fånga säkerhetsfrågan tidigt – innan lokal, program, transporter och övriga beslut redan är låsta.
Grundkompetens i mötes- och eventsäkerhet betyder inte att EA ska ta över rollen som säkerhetschef. Värdet ligger i att kunna ställa rätt frågor, veta vilket svar du behöver få, förstå ansvarsfördelningen, se när något saknas och veta när specialistkompetens behöver kopplas in. För interna möten och konferenser finns dessutom organisationens eget ansvar för medarbetare och gäster – det som ofta ryms i Duty of Care-perspektivet.
Vi är inte där för att göra eventet till ett säkerhetsprojekt. Säkerheten ska fungera så bra i bakgrunden att deltagarna känner en grundtrygghet och kan fokusera på upplevelsen, innehållet och människorna de är där för att möta. Men EA kan inte bära detta ensam. För att kompetensen ska få verklig effekt behöver också den egna organisationen ha tydliga mandat, beslutsvägar och stöd från ledningen. När säkerhetsfrågorna kommer in tidigt blir det dessutom lättare att undvika sena och kostsamma kompletteringar, köpa rätt insatser från början och minska risken för störningar i genomförandet.
När du kommer in i ett eventprojekt, vad ser du oftast att beställaren har missat i början – och vad skulle du vilja att EA tar upp redan på första planeringsmötet?
Det första jag tittar efter är inte en tjock säkerhetsplan. Jag vill veta om någon har hand om säkerhetsfrågorna och om eventets grundförutsättningar är tydliga: plats, tider, antal deltagare, aktiviteter, servering av alkohol, särskilda personer eller målgrupper, leverantörer och annat som kan påverka riskbilden.
Redan på första planeringsmötet bör EA få upp några enkla men avgörande frågor: Vem ansvarar för säkerheten hos arrangören? Vad ansvarar venue för? Vem fattar beslut om något händer? Hur ser kontakt- och larmvägarna ut? Vilka risker är relevanta för just detta event och vilka åtgärder behövs? Det kräver också tillräcklig grundkunskap för att kunna bedöma svaren.
Brandsäkerheten behöver kontrolleras tidigt. Venue ska kunna beskriva sitt systematiska brandskyddsarbete, utrymningsrutiner, kapacitet, larm och vem som har ansvaret på plats. Säkerhetsarbetet behöver sedan kopplas vidare till organisation, riskanalys, beredskap, kommunikation och genomförande. Problemen uppstår ofta när säkerheten kommer in sent i planeringen i stället för att vara en del av planeringen från början.
EA sitter ofta i beställarrollen mot venue, eventbyråer och andra leverantörer. Vad behöver en EA kunna för att ställa rätt krav i en förfrågan/RFP, bedöma det som erbjuds och förstå vem som ansvarar för vad?
Hur ska vi arbeta med säkerheten? Den frågan behöver komma in redan i den första planeringen av eventet. På samma sätt som lokal, teknik, mat och logistik är säkerheten en grundläggande del av ett lyckat genomförande. I en RFP eller annan förfrågan bör EA därför efterfråga hur venue arbetar med brandskydd och utrymning, vem som är ansvarig kontaktperson på plats, hur sjukvård/första hjälpen hanteras, vilka incident- och larmrutiner som finns och vilka delar beställaren själv behöver komplettera.
EA behöver också förstå vilket mandat eventbyråer och andra leverantörer har och vad de föreslår för lösningar, men också vad dessa bygger på. Vad ingår i deras uppdrag, och vad ligger fortfarande på kunden/arrangören/EA? Hur dimensionerar vi exempelvis behovet av ordningsvakter? Vilken konkret risk eller vilket behov ligger bakom antalet?
Här blir beställarkompetensen viktig. Med en egen grundförståelse för eventsäkerhet, riskanalys och ansvar blir det lättare att ställa relevanta krav, jämföra lösningar och upptäcka eventuella luckor mellan venue, byråer, leverantörer och den egna organisationen.
Du har arbetat med säkerhet i några av Sveriges största arenor och evenemang. Vilka lärdomar därifrån är mest användbara även för ett företagsevent, en konferens eller ett viktigt ledningsmöte?
På stora arenor finns inget utrymme för otydliga roller. Säkerhetsorganisation, mandat, kommunikation, bemanning, publikflöden, tillträde och beredskap måste hänga ihop. Vid den typen av evenemang är säkerhetsplanen ett praktiskt styr- och kommunikationsstöd.
Samma logik gäller i mindre format: vem leder en utrymning om brandlarmet går, vem möter ambulans och vem har rätt att fatta beslut om programmet behöver ändras? Hur hanteras alkoholservering och entréer? Finns det känslig information eller en särskild hotbild? Har vi en plan om det inträffar något vi inte räknat med?
Om vi tar Swedish House Mafia på Ullevi i Göteborg den 29 augusti i år som exempel – en fullsatt arena med närmare 66 000 personer. Där hade vi från Got Events sida, i vårt tycke, förberett allt: kontaktvägar till myndigheter, arrangör och säkerhetsbolag fanns och en krisgrupp var inrättad. Men vad hjälper det när de som har mandat att fatta beslut inte följer planen när läget förändras?
Det är en viktig lärdom även i mindre event. Roller, mandat och beslutskedjor behöver inte bara finnas på papper – de måste vara förankrade och fungera när de faktiskt behövs.
Brand, akut sjukdom eller hot, alkohol och känslig information är exempel på sådant som kan förändra riskbilden. Hur mycket behöver EA själv ha koll på – och vad avgör när venue, arrangör eller beställare behöver ta in säkerhetsexpert eller annan specialistkompetens?
Det finns ingen enkel deltagargräns som avgör när specialistkompetens behövs. Riskbilden styr. Ett mindre event kan vara mer komplext än ett större beroende på plats, målgrupp, alkohol, öppet eller publikt upplägg. Kommer det VIP-personer, finns det någon hotbild, har vi byggt tillfälliga konstruktioner eller finns det en annan verksamhet som pågår samtidigt?
Brandsäkerheten är alltid grundläggande. EA behöver därför alltid få bekräftat att venue har ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete. Är utrymningsvägar och kapacitet kända? Är det tydligt vem som leder och kommunicerar vid ett larm? På samma sätt behöver åtgärder för akut sjukdom och första hjälpen vara genomtänkta. Alkohol kan påverka både ordning, beteende och risknivå och behöver därför också finnas med i planeringen.
Finns det känslig information, till exempel deltagarlistor, konferensmaterial eller kanske konfidentiella samtal så ska inte dessa hamna i öppna ytor. Riskanalysen ger sedan underlag för att kunna bedöma när den egna kompetensen inte räcker till och när eventuellt specialistkompetens behöver kopplas in.
Om du fick ge tre råd till en EA som ska planera och genomföra sitt nästa möte eller event – före, under och efter – vilka skulle du börja med?
Före: Börja med eventet som det faktiskt ser ut. Gör en tydlig evenemangs-/eventbeskrivning, få ansvarsfördelningen på plats och gör en enkel riskanalys. Kontrollera venue, brand/utrymning och de beredskapsfrågor som är relevanta. Säkerheten ska dimensioneras efter eventets verkliga riskbild – inte efter en generell mall.
Under: Se till att ansvar, kontaktvägar och mandat är kända. Den som behöver agera ska veta vem som fattar beslut, hur man larmar, var utrymningsvägarna finns och vem som kontaktar venue, sjukvård eller annan specialist. Följ också förändringar under dagen – en riskbild kan ändras.
Efter: Fånga incidenter, avvikelser och sådant som höll på att gå fel. Gör en kort debrief och uppdatera säkerhetsplan, checklistor och arbetssätt inför nästa event. Det är så säkerhetskultur byggs: inte genom ett dokument en gång, utan genom att organisationen lär sig och blir lite bättre efter varje genomförande.
Möt Ulf Larén på EA Summit 2026
På EA Summit 2026 den 23 november utvecklar Ulf Larén resonemanget kring hur Executive Assistants kan arbeta mer medvetet med trygghet och säkerhet före, under och efter möten och event – och bli starkare beställare och projektledare utan att själva behöva vara säkerhetsexperter.
Ulf Larén medverkar genom STAY Academy, en del av Stay Hospitality Group, där han arbetar med utbildning och rådgivning inom mötes- och eventsäkerhet. STAY Academy hjälper beställare och arrangörer att bygga den grundkompetens och struktur som behövs för att arbeta mer systematiskt med säkerhet före, under och efter event.
STAY Academy finns också på plats under EA Summit för frågor och vidare dialog. För deltagare och organisationer som vill prata vidare finns möjlighet att boka möten i Stockholm den 24 november.
Om Ulf Larén
Ulf Larén har över 40 års erfarenhet av säkerhet i arena-, mötes- och eventmiljöer och är idag tf. säkerhetschef på Got Event. Han har arbetat med allt från företagsevent till några av Sveriges största publika arrangemang, med över 100 Ullevikonserter på meritlistan.
Ulf är även en erfaren utbildare inom event- och säkerhetsområdet, bland annat på YRGO och FEI, och arbetar inom STAY Academy, en del av Stay Hospitality Group, med utbildning och rådgivning för dem som planerar, beställer och ansvarar för möten och event.
EA Summit 2026 – From support to strategic impact
Datum: 23 november 2026
Plats: Citykonferensen, Stockholm
Tid: 12.30–21.00
Moderator: Sanna Balsvik
