Senior Management Coordinator på Saab – nytt steg för erfarna Executive Assistants
Saab rekryterar en Senior Management Coordinator till Product Unit Future Battlespace inom Business Unit Digital Battlespace Solutions, med placering i Solna Strand. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd och operativ koordinering i en AI-driven, tekniskt komplex miljö – ett naturligt nästa steg för erfarna Executive Assistants och ledningsassistenter som vill öka sin strategiska påverkan.
Om rollen: kvalificerat ledningsstöd i AI- och dataintensiv verksamhet
I nära samarbete med PU-chef och PU-ledning får du ett helhetsansvar för planering, koordinering och framdrift. Uppdraget spänner från kalender- och mötesstyrning till uppföljning av beslut, produktion av professionellt ledningsmaterial och tvärfunktionell koordinering i en organisation där digitalisering och nya arbetssätt är centrala.
Centrala arbetsuppgifter
- Kalender-, mötes- och resehantering för PU-chef och ledning.
- Proaktiv planering, förberedelser och framförhållning i högt tempo.
- Koordinering av ledningsmöten och forum: agenda, material, actions och uppföljning.
- Systematisk uppföljning av aktiviteter, deadlines och åtaganden.
- Framtagning och kvalitetssäkring av presentationer och ledningsmaterial.
- Koordinering av workshops, event och tvärfunktionella aktiviteter.
- Stöd i ekonomisk och administrativ hantering: fakturor, konsultbeställningar, avtal och tidrapportering.
- Införande och användning av moderna digitala arbetssätt, inklusive AI-baserade verktyg, för att effektivisera planering, informationsflöden, möten och administration.
- Bygga och vårda kontaktytor inom BU Digital Battlespace Solutions, övriga delar av Saab och hos externa parter.
Vem du är: profil och kvalifikationer
Saab söker en strukturerad, serviceinriktad och förtroendeskapande koordinator som trivs nära beslutsfattare och i skiftande prioriteringar. Du har hög integritet, kvalitetstänk och förmåga att driva saker i mål.
- Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd, projektkoordinering eller liknande.
- Mycket god förmåga att planera, prioritera och koordinera parallella aktiviteter.
- Van att självständigt skapa struktur och säkra uppföljning kring möten, beslut och aktiviteter.
- Stark förmåga att skapa professionella presentationer och ledningsmaterial.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365.
- Intresse för och vana att använda AI och moderna digitala verktyg i arbetet.
- Utmärkt kommunikativ förmåga samt flytande svenska och engelska.
Meriterande: akademisk examen, erfarenhet från större/internationella/tekniskt komplexa organisationer, ekonomiadministration och affärssystem som Agresso.
Plats, organisation och säkerhet
Tjänsten är placerad i Solna Strand och tillhör PU Future Battlespace, med bredare stöd till BU Digital Battlespace Solutions. Enheten befinner sig i stark tillväxt och utvecklar digitala försvarslösningar inom bland annat AI, datacentrerade plattformar, rymdförmågor, datafusion, Information Exchange Gateways (IEG) och kommunikation. Befattningen omfattas av säkerhetsskydd; säkerhetsprövning och, i vissa fall, krav på särskilt medborgarskap kan förekomma.
Karriärvägar och påverkan
För rätt person finns goda möjligheter att växa mot bredare ansvar inom ledningsstöd och verksamhetskoordinering – eller i en Chief of Staff-liknande roll. Rollen ger stor exponering mot ledning och tvärfunktionella team, med chans att påverka arbetssätt, processer och digitala verktyg i hela organisationen.
Varför detta är en attraktiv möjlighet för Executive Assistants
- Nära samarbetet med seniora ledare i en högteknologisk, AI-driven miljö.
- Kombination av operativ precision och taktisk påverkan på ledningsarbetet.
- Stort mandat att standardisera, automatisera och effektivisera med Microsoft 365 och AI.
- Betydande kontaktytor och insyn i strategiska prioriteringar.
Tips inför din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du säkrat framdrift och uppföljning i ledningsforum.
- Beskriv hur du använder Microsoft 365 (t.ex. Planner, Power Automate, SharePoint, Teams) och AI-verktyg för att effektivisera flöden.
- Lyft erfarenhet av ekonomiadministration, avtals- och fakturahantering samt beställningsflöden.
- Poängtera integritet, noggrannhet och arbete med konfidentiell information/säkerhetskrav.
- Bifoga exempel på presentations- och styrmaterial som visar kvalitet och tydlighet.
Om Saab
Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med cirka 28 000 medarbetare globalt. Bolaget utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem, med syftet att öka trygghet för människor och samhällen.
Ansökan och tidsplan
Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Ansökan sker via Saab; säkerhetsprövning ingår i rekryteringsprocessen.
Nyckelord
Senior Management Coordinator, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, verksamhetskoordinering, Chief of Staff, Microsoft 365, AI-verktyg, Digital Battlespace Solutions, Future Battlespace, Solna Strand, Agresso, säkerhetsskydd, försvarsindustri, Saab.
