Global Banking – Nordics Assistant på UBS: topproll för erfarna executive assistants i Stockholm
UBS rekryterar nu en Global Banking – Nordics Assistant till Stockholm (heltid, referensnummer 344134BR). Rollen riktar sig till dig som är executive assistant/VD-assistent eller ledningsassistent med bakgrund i investmentbank eller corporate finance och som vill stötta bankerare på högsta nivå i Norden och London. Tjänsten kombinerar avancerad kalender- och stakeholderhantering med konfidentiellt ledningsstöd, internationell koordinering och stark processdisciplin.
Om rollen och teamet
Som EA/Team Assistant blir du navet i ett nordiskt investment banking-team med allt från MDs och EDs till juniora bankerare. Du utgår från UBS Stockholmskontor och supportar Nordics-chefen och ytterligare en MD, samt koordinerar nära med kollegor i både Stockholm och London. Arbetstempot är högt, kraven på precision stora och förmågan att bygga förtroendefulla relationer – internt och externt – helt avgörande.
Centrala ansvarsområden
- Avancerad kalenderhantering: planera, prioritera och “gate-keep” med flera samtidiga krav och ändrade förutsättningar.
- Mötesbokning och koordinering: interna/externa möten, videokonferenser och internationella samtal över tidszoner.
- Kund- och assistentrelationer: vara förstahandskontakt och säkra friktionsfri kommunikation.
- Mötesförberedelser: samla underlag, agenda och logistik så att ledningen kan leverera på topp.
- Resor och visum: boka enligt UBS Travel Policy, inklusive ad hoc-ändringar utanför kontorstid vid behov.
- Kvitton och utlägg: hantering i Concur med hög noggrannhet och snabbhet.
- Samverkan i organisationen: kontakt med management offices och nyckelfunktioner i banken.
- IT-stöd: initiera och följa upp enklare IT-ärenden snabbt.
- Databas- och listadministration: uppdatering i t.ex. Banker Portal och teamets distributionslistor.
- Telefon- och ärendehantering: säkerställa tillgänglighet, ta emot meddelanden, lösa ad hoc-behov.
- Konfidentialitet och diskretion i allt arbete.
Kompetenser och erfarenhet UBS söker
- Initiativförmåga och självledarskap, kombinerat med stark lagspelarförmåga.
- Bevisad förmåga att prioritera och leverera i en snabbrörlig, komplex miljö.
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikation; professionellt uppträdande.
- Exceptionell noggrannhet och detaljfokus trots många parallella deadlines.
- Avancerad vana av Microsoft 365/Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams).
- Flexibel och lösningsorienterad “can-do”-attityd.
- Flera års erfarenhet från corporate finance/investmentbank.
- Nyfikenhet på att använda AI för att förbättra arbetsflöden, med gott omdöme och efterlevnad av policy, risk och etik.
Varför den här rollen är träffsäker för Executive Assistants
- Högpåverkande ledningsstöd: du avlastar MD/ED-nivå och påverkar direkt affärens tempo och kvalitet.
- Internationell koordinering: korsvisa team i Stockholm och London ställer krav på proffsig tidszonshantering.
- Process- och systemkompetens: Concur, Banker Portal och strukturerade arbetsflöden premierar din operativa excellens.
- Stakeholder management: nära kundkontakt och stark relationsbyggande roll – kärnkompetens för dagens EA/VD-assistent.
- Strikt konfidentialitet: idealiskt för dig som trivs med hög trust och diskretion.
Kultur och utvecklingsmöjligheter på UBS
UBS är en global aktör med närvaro i 50+ marknader och en inkluderande kultur där samarbete står i centrum. Bolaget lyfter karriärutveckling, lärande och – när möjligt – flexibla arbetsformer. AI används för att jobba smartare och effektivare, med tydligt fokus på kvalitet, säkerhet och etik. UBS är en Equal Opportunity Employer och erbjuder stöd för kandidater som behöver anpassningar under rekryteringsprocessen.
Praktisk information och ansökan
- Titel: Global Banking – Nordics Assistant (EA/Team Assistant)
- Ort: Stockholm
- Omfattning: Heltid
- Jobbreferens: 344134BR
Intresserad? Läs mer och ansök via ubs.com/careers. Anpassa din ansökan till rollen genom att tydliggöra erfarenhet från investmentbank/corporate finance, avancerad kalender- och möteskoordination över tidszoner, samt konkreta resultat inom processförbättring och AI-stödda arbetsflöden.
Tips från Executiveeffect: så stärker du din ansökan
- Visa exempel på “gatekeeping” och prioritering för MD/ED – hur du skyddat tid och maximerat output.
- Beskriv hur du hanterat reselogistik och visum under tidspress, inklusive ombokningar utanför kontorstid.
- Lyft din systemvana: Concur, Outlook “power user”, Excel/PowerPoint för mötesunderlag, Teams/Zoom för VC.
- Kvantifiera effekt: kortare ledtider för mötesbokningar, färre fel i utlägg, förbättrad mötesnärvaro.
- Ge exempel på konfidentiella uppdrag och hur du säkrar diskretion och regelefterlevnad.
- AI i praktiken: hur du testat och validerat AI-verktyg för schemaförslag, mallar, checklistor eller resplaner – med tydlig manuell kvalitetskontroll.
- Internationell samverkan: case där du koordinerat Stockholm–London och hanterat tidszonskonflikter smidigt.
Sammanfattning
UBS söker en rutinerad Nordics Assistant i Stockholm som vill kombinera avancerad executive support med internationell koordinering i en affärskritisk miljö. För dig som är EA/VD-assistent med investmentbankbakgrund, hög integritet och passion för processer, teknik och relationer är det här en möjlighet att ta nästa steg nära verksamhetens kärna.
