Wise Admin (f.d. The Pace) söker Executive Assistant – konsultuppdrag i Stockholm
Wise Admin, tidigare The Pace, söker nu en Executive Assistant för ett heltidsuppdrag i Stockholm. Rollen passar dig som vill kombinera klassiskt ledningsstöd med projektkoordination, strukturbyggande och tät samverkan med chefer och team. Uppdraget riktar sig till dig som trivs i en miljö där kvalitet, noggrannhet och framdrift är avgörande – särskilt relevant för dig med erfarenhet från läkemedel, life science eller annan reglerad verksamhet.
Uppdraget i korthet: ledningsstöd med projekt- och koordineringsfokus
- Planering och koordinering av kalendrar och möten för chefer och team.
- Förberedelse av material, presentationer och beslutsunderlag.
- Uppföljning av aktiviteter, deadlines och leveranser – säkerställa framdrift.
- Hantering av intern kommunikation och informationsflöden.
- Samordning mellan funktioner i organisationen och stöd i matrisstrukturer.
- Bygga struktur och effektiva arbetssätt som håller över tid.
Profilen som efterfrågas
Du är en självgående och strukturerad Executive Assistant/ledningskoordinator som är trygg i dialog med seniora stakeholders och van att driva flera parallella processer.
Nyckelkvalifikationer:
- Dokumenterad erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd nära seniora chefer i större organisation.
- Mycket god systemvana: MS PowerPoint, Excel och Outlook; förmåga att snabbt sätta dig in i nya verktyg.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Meriterande: erfarenhet från läkemedel/life science eller annan reglerad bransch, arbete nära kvalitetsfunktion (QA/QC), samt erfarenhet av SAP och/eller HR-system.
- Vana av internationell miljö eller matrisorganisation.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
För EAs som vill bredda sitt mandat ger uppdraget en tydlig arena för påverkan: från daglig operativ struktur till taktisk leverans i projekt och kvalitetsprocesser. Kombinationen av regulatoriska krav, matrisorganisation och ledningsnära arbete skapar ett konkret behov av:
- Proaktiv prioritering och riskhantering kopplat till deadlines och compliance.
- Datadriven uppföljning och tydliga beslutsunderlag.
- Stakeholder management över funktioner, marknader och tidszoner.
Om organisationen och kulturen
Du kliver in i en större organisation med höga krav på kvalitet, struktur och samarbete. Funktionen har en central roll nära ledning och verksamhet och präglas av ansvarstagande, öppen dialog och ett gemensamt fokus på kvalitet i varje steg. För rätt person innebär det stort förtroende, många kontaktytor och möjlighet att driva igenom effektiva arbetssätt.
Om Wise Admin (f.d. The Pace)
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Som konsult erbjuds du kollektivavtal, marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag och pensionsavsättning, samt ett sammanhang där din utveckling står i centrum. Uppdraget ger praktisk erfarenhet, påverkan och nya insikter – värdefullt för nästa steg i din EA-karriär.
Ansökan och kontakt
Ansökan sker via ”Ansök nu” i annonsen hos Wise Admin. Notera att ansökningar inte tas emot via e-post och att tjänsten kan tillsättas löpande.
Frågor om rollen: ansvarig konsultchef Emilie på [email protected] eller Talent Acquisition Specialist Felicia på [email protected].
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Visa helhet + detalj: ge exempel på hur du byggt mötesstruktur, uppföljning och rapportering som höjt leveransprecisionen.
- Lyft kvalitetsnära arbete: konkretisera erfarenhet av QA/QC, SOP:ar, CAPA-flöden eller revisioner.
- Visa systemstyrka: korta case på hur du effektiviserat arbetet med PowerPoint-mallar, Excel-dashboards, SAP-data eller HR-system.
- Mätbar effekt: inkludera nyckeltal – exempelvis förbättrad mötes-ROI, kortare ledtider, färre ad hoc-avbrott eller högre on-time-deliveries.
- Intyg proaktivitet: beskriv hur du förutsett risker och säkrat beslut i rätt tid i en matrisorganisation.
Rollens marknadsfit: trender för EA-rollen
Uppdraget speglar tre tydliga trender vi ser i Executiveeffects bevakning:
- Från assistent till koordinator: ökat fokus på framdrift, PM-light och stakeholder management.
- Regulatorisk mognad: EAs efterfrågas som kvalitetssäkrare av processer och underlag.
- System- och datafärdighet: förväntan att skapa insikt och beslutsstöd i Office-sviten och affärssystem.
Fakta i korthet
- Titel: Executive Assistant (konsultuppdrag)
- Ort: Stockholm
- Omfattning: Heltid
- Meriterande bakgrund: läkemedel/life science, reglerad miljö, QA/QC, SAP/HR-system, internationell/matrisorganisation
- Ansökan: via Wise Admins annons; urval sker löpande
Sammanfattning
Detta är ett utmärkt tillfälle för erfarna Executive Assistants i Stockholm som vill kombinera ledningsnära stöd med projektkoordinering och kvalitetsdriven leverans. Med Wise Admin får du både en trygg anställning som konsult och en miljö där din strukturförmåga verkligen gör skillnad.
