Administrative Assistant till JPMorgan Chase i Stockholm
JPMorgan Chase rekryterar nu en erfaren Administrative Assistant till Global Private Bank i Stockholm. Rollen riktar sig till dig som idag arbetar som executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill ta nästa steg i en internationell, tempofylld miljö där precision, sekretess och proaktivt ledningsstöd står i centrum.
Om tjänsten: ledningsnära administrativt stöd i Global Private Bank
Som Administrative Assistant blir du en nyckelperson för att hålla seniora ledare och team fokuserade. Du driver kalender- och kommunikationsflöden, koordinerar komplexa resor och möten, sköter eventlogistik och säkerställer att processer och policys följs. Uppdraget kräver ett skarpt öga för detaljer, gott omdöme och trygghet i att företräda teamet gentemot interna och externa intressenter.
Ansvarsområden i korthet
- Avancerad kalenderhantering och prioritering av inkommande samtal och förfrågningar.
- Planering och logistik för interna och externa möten, inklusive materialproduktion.
- Koordinering av komplexa inrikes- och utrikesresor.
- Helhetsansvar för offsite-konferenser och externa event (catering, transporter m.m.).
- Fakturor, utlägg och reseräkningar (T&E) enligt gällande policys; fungera som process- och policyresurs.
- Onboarding och offboarding av personal (utrustning, systemåtkomst).
- Professionell skriftlig kommunikation på alla nivåer i organisationen.
- Uppdatering av organisationsscheman och ledningsprofiler.
- Förutse och undanröja hinder i det dagliga arbetet; agera självständigt vid återkommande aktiviteter.
- Stöd vid redigering av kalkylblad och presentationer inför kundmöten.
Kvalifikationer
Obligatoriskt
- Minst 5 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i ledningsnära roller.
- Dokumenterad förmåga att organisera och prioritera i en deadline-intensiv miljö.
- Integritet och gott omdöme i konfidentiella ärenden samt vana att samverka med högsta ledningen.
- Mycket god kommunikativ förmåga, skriftligt och muntligt.
- Hög användarvana i Microsoft Office.
- Utmärkt telefonetikett och stark kapacitet för konkurrerande prioriteringar (t.ex. kalenderstyrning).
- Flytande svenska och engelska.
Meriterande
- Erfarenhet av att stödja ledare på Managing Director-nivå (eller motsvarande).
- Eftergymnasial utbildning.
Varför är detta en stark möjlighet för executive assistants i Sverige?
- Ledningsnära påverkan: Du blir central i att skapa tempo, fokus och genomförande i ett globalt Private Bank-team.
- Internationell exponering: Komplex rese- och möteslogistik över tidszoner utvecklar din globala arbetsmetodik.
- Process- och policykompetens: Rollen stärker din förmåga att driva regelefterlevnad, ekonomiadministration och kvalitetsstandarder.
- Event- och stakeholderhantering: Från kundmöten till offsites – du vässar din verktygslåda för relationsbyggande och varumärkesstöd.
- Karriärväg i finans: Erfarenhet från en av världens ledande banker öppnar dörrar inom Asset & Wealth Management och ledningsstöd.
Så sticker du ut i urvalet
- Visa konkreta exempel på hur du proaktivt omplanerat komplexa kalendrar och skyddat ledtid.
- Beskriv hur du säkrat sömlösa internationella resor (visum, routing, ombokningar i realtid).
- Lyft din erfarenhet av T&E- och fakturaprocesser samt hur du säkerställer regelefterlevnad.
- Ge prov på affärsmässig och koncis kommunikation på svenska och engelska.
- Demonstrera avancerad nivå i Office-verktyg (särskilt Excel och PowerPoint) med resultatfokus.
- Betona omdöme och sekretess – hur du hanterat känslig information och seniora stakeholders.
Om arbetsgivaren och teamet
J.P. Morgan är en global aktör inom finansiella tjänster med långsiktiga kundrelationer som ledstjärna. Den aktuella rollen ligger i Asset & Wealth Managements Global Private Bank, som levererar lösningar för förmögna privatpersoner, familjer och stiftelser genom ett världsomspännande nätverk av investeringsspecialister. Företaget betonar mångfald, inkludering och lika möjligheter samt erbjuder rimliga anpassningar för sökande och medarbetare vid behov.
Placeringsort och ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholm. För fullständig information om omfattning, villkor och ansökningsprocess – samt för att skicka in din ansökan – hänvisas du till arbetsgivarens officiella karriärsida.
Vår kommentar till Executiveeffect-läsare
Detta är ett utmärkt tillfälle för erfarna EAs/VD-assistenter som vill arbeta nära beslutsfattare i en internationell finansmiljö. Tyngdpunkten på kalenderstyrning, reselogistik och policyefterlevnad matchar väl den kompetensprofil som efterfrågas i EA-barometern – med extra plus för dig som tar ägarskap, kommunicerar skarpt och levererar på detaljnivå, varje dag.
