Om uppdraget: Office Manager till internationellt bolag i Stockholm via Wise Admin
Wise Admin (f.d. The Pace) söker en Office Manager till ett internationellt techbolag i Stockholm. Uppdraget är ett konsultuppdrag på 50–75% i sex månader med möjlighet till förlängning eller övergång till anställning. Rollen är placerad i HR-teamet och rapporterar direkt till HR-chefen – med ett tydligt mandat att skapa en välstrukturerad, trygg och inspirerande kontorsmiljö.
Varför den här rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
För dig som idag arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent ger uppdraget en chans att bredda ansvaret till hela kontorsdriften och arbetsplatsupplevelsen. Du får arbeta nära HR och ledning med allt från säkerhet och onboarding till globala hälsoinitiativ – en stark plattform för att utveckla ditt strategiska ledningsstöd och din påverkan på kultur, välmående och produktivitet.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Hantering av leverantörer och beställningar
- Ansvar för brandsäkerhet, posthantering och kontorsaktiviteter
- Planering av frukost, fika, mat och leveranser
- Resebokningar samt hantering av VD:s bokningar
- Administration av passersystem och onboardingprocesser
- Planering och underhåll av globala hälsoinitiativ tillsammans med HRBP
- Årlig HLR-utbildning och säkerhetsrutiner
- Kontakt och kravställning gentemot externa samarbetspartners
- Mottagande av gäster och ansvar för konferensrum
- Stöd kring boende och visumhantering för besökare
- Stöd till marknadsavdelningen vid större event
- Support till Göteborgskontoret med beställningar och felanmälningar
Kvalifikationer och personliga egenskaper
- Erfarenhet från liknande roll med många interna och externa kontaktytor
- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office
- Dokumenterad erfarenhet från internationell miljö
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift
Som person är du serviceinriktad, professionell och självgående med hög integritet. Du tar initiativ, arbetar strukturerat och trivs i en dynamisk vardag där flexibilitet, ordning och prestigelöshet är avgörande.
Om bolaget: teknik som möjliggör vardagens digitala tjänster
Företaget är ett väletablerat och innovativt bolag som utvecklar tekniska lösningar för att hantera och skapa värde av stora datamängder. Lösningarna används av organisationer världen över och utgör ofta en kritisk del av de digitala tjänster som förenklar människors vardag. Kulturen är öppen och inkluderande med fokus på samarbete, kunskapsdelning och kontinuerligt lärande – korta beslutsvägar och högt förtroende präglar arbetssättet.
Om Wise Admin (f.d. The Pace)
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Som konsult erbjuds du marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – och ett sammanhang där din utveckling är i fokus från dag ett.
Ansökan och kontakt
Sök tjänsten genom att klicka på ”Ansök nu” i annonsen och bifoga ditt CV. Observera att ansökningar inte tas emot via e-post. Konsultuppdrag tillsätts ofta löpande – vänta inte med din ansökan.
Frågor om rollen? Kontakta ansvarig konsultchef Emilie på [email protected] eller Talent Acquisition Specialist Felicia på [email protected].
Executiveeffects tips: så sticker du ut i din ansökan
- Visa konkreta resultat: beskriv hur du effektiviserat kontorsdrift, t.ex. sänkt leverantörskostnader, infört nya rutiner eller förbättrat NPS/medarbetarupplevelse.
- Lyft säkerhet och regelefterlevnad: ge exempel på brandskyddsarbete, HLR-samordning eller arbetet med passersystem och behörigheter.
- Beskriv internationell samverkan: koordinering över tidszoner, engelskspråkiga processer, visum-/resepolicy och onboarding av internationella medarbetare.
- Knyt till HR-samarbetet: visa hur du drivit onboarding, hälsoinitiativ eller event tillsammans med HR/marknad och hur du mätt effekt.
- Presentera strukturverktyg: nämn specifika verktyg och metoder (t.ex. standardiserade checklistor för kontorsrutiner, SLA:er för leverantörer, incidentflöden).
Sammanfattning
Detta är en möjlighet för en erfaren Office Manager, Executive Assistant eller ledningsassistent att ta ett helhetsgrepp om kontorsdrift, säkerhet och arbetsplatsupplevelse i en internationell miljö. Med Wise Admin som partner får du trygga villkor och en roll där du kan göra tydlig skillnad – både för människors vardag på kontoret och för bolagets operativa kvalitet.
