Chefsadministratör och koordinator till IT-verksamhet i Solna – Poolia Sverige rekryterar
Poolia Sverige söker en chefsadministratör och koordinator till en IT-verksamhet i Solna. Uppdraget riktar sig till dig som vill arbeta ledningsnära med kvalificerat administrativt stöd, struktur, samordning och uppföljning. Rollen passar särskilt dig som idag är executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill fördjupa ditt ledningsstöd i en dynamisk miljö.
Om uppdraget
I rollen som chefsadministratör och koordinator blir du en central funktion nära chef och ledningsgrupp. Du planerar, koordinerar och följer upp aktiviteter och initiativ, fungerar som sammanhållande länk mellan interna och externa kontaktytor och ser till att informationsflöden, möten och beslutsunderlag håller hög kvalitet.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
- Ge kvalificerat administrativt stöd till chef och ledningsgrupp.
- Planera, koordinera och följa upp möten, aktiviteter och initiativ.
- Vara central kontaktpunkt för interna och externa intressenter.
- Ta fram, sammanställa och kvalitetssäkra presentationer, rapporter och beslutsunderlag.
- Planera och koordinera möten, workshops, konferenser och resor.
- Hantera kalendrar och praktisk mötesadministration.
- Säkerställa struktur och effektiv informationshantering.
- Samordna och följa upp administrativa aktiviteter.
- Driva utveckling och effektivisering av administrativa arbetssätt och processer.
Kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, chefsstöd eller koordinering.
- Van att arbeta självständigt, ta ägarskap och prioritera parallella uppgifter.
- Stark organisatorisk förmåga och hög grad av struktur.
- Erfarenhet av mötes- och aktivitetskoordinering samt administrativa processer.
- Vana att producera och kvalitetssäkra presentationer, rapporter och beslutsunderlag.
- Mycket goda kunskaper i Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint).
- Utmärkt kommunikativ förmåga på svenska och engelska, i tal och skrift.
- Trivs med många kontaktytor och samarbete över funktionsgränser.
Personliga egenskaper
- Proaktiv, noggrann och lösningsorienterad.
- Professionell kommunikation och hög integritet.
- Stark förmåga att skapa struktur och driva saker i mål.
Plats, omfattning och tidsram
- Plats: Solna
- Omfattning: Heltid
- Start: 1 oktober 2026
- Uppdragslängd: 1 oktober 2026 – 30 september 2027
- Urval och intervjuer sker löpande
Varför rollen är intressant för executive assistants och ledningsassistenter
Uppdraget ger möjlighet att arbeta tätt med ledning i en IT-intensiv verksamhet där beslutsstöd, mötesstyrning och informationshantering är affärskritiska. Som chefsadministratör bygger du vidare på din EA-kompetens inom processförbättring, aktivitetsportföljer och samordning mellan funktioner—kompetenser som höjer värdet av ledningsstödet och stärker din påverkan i ledningsarbetet.
Tips inför din ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du har planerat och genomfört ledningsmöten, workshops och resor med mätbara resultat.
- Visa hur du kvalitetssäkrat beslutsunderlag och presentationer (t.ex. struktur, visualisering, datakvalitet).
- Beskriv förbättringar du gjort av administrativa processer, mallar och verktyg—gärna med effekt på tid, kvalitet eller kostnad.
- Ge exempel på hur du hanterat många intressenter och parallella spår utan att tappa precision.
- Demonstrera Office-kunskaper genom att nämna specifika funktioner i Excel och PowerPoint du ofta använder.
Ansökan
Intresserad av rollen som chefsadministratör och koordinator i Solna? Ansökan sker via Poolia Sverige. Förbered ett tydligt CV och ett riktat personligt brev som adresserar ansvar, kvalifikationer och de personliga egenskaper som efterfrågas. Skicka in din ansökan snarast då urval sker löpande.
