Akademiska sjukhuset söker områdessamordnare – vikariat i Uppsala
Akademiska sjukhuset i Uppsala utlyser ett vikariat som områdessamordnare inom enheten för administrativ service. Rollen är ett kvalificerat ledningsstöd på områdesnivå med fokus på samordning, styrning och operativ administration – en träffsäker matchning för erfarna executive assistants och ledningsassistenter som vill bredda sin påverkan nära verksamhetsledningen.
Om rollen och organisationen
Enheten för administrativ service består av ett tiotal medarbetare som arbetar aktivitetsbaserat i lednings- och stödfunktionens lokaler. Sjukhuset är indelat i sex områden med varsin områdeschef. Tre områdessamordnare stöttar på områdesnivå och nu söks en vikarie med uppdrag att arbeta nära områdescheferna för område 1 och 2:
- Område 1: Anestesi, operation och intensivvård; Blod- och tumörsjukdomar; Kirurgi och urologi; Ortopedi och handkirurgi.
- Område 2: Hjärt- och lungsjukdomar; Neuro; Plastik- och käkkirurgi; Öron-, näs- och halssjukdomar.
Ditt uppdrag – centrala ansvarsområden
Som områdessamordnare blir du navet i ledningsstödet och en viktig länk mellan områdeschefer, stödfunktioner och kärnverksamhet. Uppdraget omfattar:
Ledningsstöd
- Daglig koordinering av kalender, möten och aktiviteter samt agendaplanering och uppföljning.
- Hantering av ärendeflöden och e-post, koppling mellan mötesdeltagare och dokumentation av mötesanteckningar.
- Framtagning av beslutsunderlag, rapporter, statistik och presentationsmaterial.
- Handläggning och uppföljning av övergripande beslut, avtal och upphandlingar enligt gällande rutiner.
Personal- och ekonomiadministration
- Operativ hantering i relevanta verksamhetssystem.
- Samverkansfrågor i nära samarbete med chef och HR.
- Samordning av rekrytering och introduktion för chefer underställda områdeschef.
Kommunikation och samordning
- Sammanställning och spridning av ledningsinformation inom området.
- Ansvar för att områdets SharePoint hålls uppdaterad enligt beslutad struktur.
- Driva nätverk för informationsdelning, erfarenhetsutbyte och utveckling för administrativa roller.
Informations- och dokumenthantering
- Arkivredogörare: säkerställa att dokument hanteras enligt sjukhusets dokumenthanteringsplan.
- Bidra till att utveckla och förvalta styrande dokument och administrativa rutiner.
- Dataskyddskontaktperson med samordningsansvar för GDPR-kunskap inom området.
- Stöd i Microsoft 365, särskilt SharePoint, till utpekade administrativa roller.
Kvalifikationer
- Minst gymnasial utbildning; eftergymnasial utbildning/påbyggnad inom administration är meriterande.
- Mycket god svenska i tal och skrift samt hög digital mognad.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, inklusive SharePoint.
- Erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd är ett krav.
Personliga egenskaper
- Hög integritet, strukturerad och självständig med förmåga att driva utveckling.
- Kvalitetsmedveten, serviceinriktad och samarbetsstark med goda kommunikations- och nätverksfärdigheter.
- Lösningsfokuserad med förmåga att prioritera, hantera parallella processer och arbeta i periodvis högt tempo.
- Flexibel inför förändring och motiverad att skapa nya arbetssätt och rutiner.
Stor vikt läggs vid personliga egenskaper.
Anställningsvillkor och förmåner
- Tidsbegränsad anställning: föräldraledighetsvikariat 1 januari 2027 – 29 februari 2028 (som längst).
- Förmåner enligt Region Uppsala; läs mer via regionens informationskanaler.
- Region Uppsala värdesätter jämn könsfördelning och mångfald.
- Krigsplacering kan gälla för tillsvidareanställda enligt totalförsvarets behov (planeringsåtgärd i fredstid).
- Registerkontroll kan krävas för roller med patientnära arbete enligt gällande regelverk.
Så ansöker du
Ansökan lämnas via Region Uppsalas rekryteringskanaler. Urval kan påbörjas löpande under ansökningstiden – skicka därför in din ansökan så snart som möjligt. Rekryteringen hanteras helt av Region Uppsala; samtal från rekryterings- och annonsföretag undanbedes.
Kontakt: Helena Broberg, administrativ chef, 018-612 25 33, [email protected]. Fackliga företrädare nås via växeln 018-611 00 00.
Varför det här uppdraget är intressant för EAs och ledningsassistenter
- Strategiskt och operativt: Du växlar mellan att vara områdeschefens närmaste stöd och att säkra governance i processer, avtal och upphandling.
- Tvärfunktionell påverkan: Du samordnar information och beslut mellan ledning, stödfunktioner och vårdens kärnverksamhet i två komplexa områden.
- Datadrivet arbetssätt: Fokus på rapportering, statistik och uppföljning – perfekt för dig som vill stärka din analytiska profil.
- Digitalt först: Ledande ansvar för SharePoint, M365 och GDPR-samordning utvecklar din digitala verktygslåda.
- Projekt- och förändringsarbete: Möjlighet att leda avgränsade uppdrag och bidra till nya arbetssätt och rutiner.
Tips inför din ansökan
- Visa dokumenterad erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd: konkreta exempel på kalender- och möteshantering, beslutsuppföljning och ärendestyrning.
- Lyft ett case kring informationsstyrning: hur du etablerat struktur i SharePoint, arkiv/dokumenthantering eller förbättrat åtkomst och efterlevnad.
- Beskriv hur du arbetat med GDPR i praktiken: rutiner, riskbedömningar eller utbildningsinsatser.
- Presentera mätbara resultat: tidsvinster, förbättrad rapportering eller höjd kvalitet i ledningskommunikation.
- Betona förmågan att prioritera och leverera i högt tempo under perioder med parallella processer.
Sammanfattning
Rollen som områdessamordnare på Akademiska sjukhuset är en bred och affärskritisk ledningsstödsfunktion för område 1 och 2. Med tyngd på koordinering, styrning, M365/SharePoint och informationssäkerhet är det ett meriterande nästa steg för erfarna EAs och ledningsassistenter som vill arbeta nära besluten och bidra till hållbar drift och utveckling i en komplex vårdorganisation.
