AAK söker PMO Coordinator till CIO Office i Malmö
AAK, Nasdaq-noterat och huvudkontor i Malmö, söker en PMO Coordinator till CIO Office. Rollen stödjer CIO och IT Leadership Team i en global miljö och passar dig som är van vid att arbeta nära ledningen, skapa struktur och driva administrativa processer med hög kvalitet och diskretion.
Om rollen
Som PMO Coordinator blir du navet i CIO-kansliet. Ditt uppdrag är att säkerställa ett effektivt ledningsstöd och en välfungerande ledningsrytm för AAK:s globala IT-organisation. Du rapporterar till Head of CIO Office och samarbetar över tidszoner och geografier.
- Executive support till CIO: kalender- och prioriteringsstyrning, möteskoordinering och daglig avstämning kring fokusfrågor.
- Planering och logistik för interna/externa möten, workshops, ledningsevent och resor.
- Mötesadministration end-to-end: inbjudningar, agendor, material, protokoll, åtgärdsuppföljning och kvalitetssäkring.
- Stöd till IT Leadership Team i återkommande processer och forum för att hålla en disciplinerad ledningsrytm.
- Strukturerade kommunikationsflöden så rätt information når rätt mottagare i rätt tid.
- Hantering av konfidentiell information med professionalism och integritet.
- Löpande förbättring av administrativa arbetssätt inom CIO Office.
Profil och kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, Management Assistant, koordinator eller liknande i miljö nära högsta ledningen.
- Starka planerings- och organisationsförmågor; trygg i att prioritera, hantera flera spår samtidigt och leverera på tid.
- Hög integritet och diskretion i hantering av känslig information.
- Utmärkta kunskaper i engelska, skriftligt och muntligt, och förmåga att samarbeta med seniora intressenter.
- God vana av Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel).
- Serviceinriktad, noggrann, proaktiv och självgående med gott omdöme.
- Meriterande: erfarenhet från internationell eller matrisorganisation.
Det här erbjuder AAK
- Möjlighet att arbeta i ett ledande globalt bolag inom specialfetter och växtbaserade oljor – med innovation och hållbarhet i fokus.
- Internationell exponering i en organisation verksam i över 25 länder.
- Utveckling genom utbildning, mentorskap och tydliga karriärvägar.
- En inkluderande arbetsplats med starkt hållbarhetsengagemang.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants?
Detta är ett naturligt nästa steg för erfarna EAs/ledningsassistenter som vill skala sitt ledningsstöd till en global IT-funktion. Rollen kombinerar klassisk EA-expertis (kalender, mötes- och resekoordinering) med PMO-nära styrning (mötesgovernance, åtgärdsuppföljning och processförbättring). För dig som vill närma dig roller som PMO-koordinator, Chief of Staff eller operativt ledningsstöd i större koncerner är detta ett strategiskt karriärsteg.
Så sticker du ut i din ansökan
- Ge konkreta exempel på hur du skapat struktur: års-/kvartalskalendrar, ledningsforum och standardiserade mötespaket (agenda, material, beslut, actions).
- Kvantifiera din påverkan: antal möten hanterade/vecka, ledtid för åtgärdsuppföljning, förbättringar i närvaro/uppföljningsgrad.
- Visa MS 365-förmåga: smarta arbetssätt i Outlook/Teams, mallar i Word och rapporter i Excel.
- Beskriv global samverkan: samordning över tidszoner, intressentkartor och kommunikationsplaner.
- Lyft din integritet och diskretion med exempel där du säkrat konfidentialitet.
Om AAK i korthet
AAK har i över 150 år utvecklat värdeskapande, växtbaserade oljor för flera branscher, bland annat choklad & konfektyr, bageri, mejeri, växtbaserad mat, specialnutrition, foodservice och personal care. Bolaget har cirka 4 000 medarbetare, 25 regionala säljkontor, 15 Customer Innovation Centers och över 20 produktionsanläggningar. Allt med utgångspunkt i devisen Making Better Happen.
Plats, rapportering och omfattning
- Placering: Malmö, Sverige.
- Organisation: CIO Office.
- Rapporterar till: Head of CIO Office.
- Omfattning: Individuell bidragsgivare i en global kontext.
Ansökan
Intresserad av rollen som PMO Coordinator på AAK? Läs mer och ansök via AAK:s karriärsida. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan snarast då urval kan ske löpande.
Nyckelord för dig som söker
PMO Coordinator, Executive Assistant, ledningsstöd, CIO Office, IT-ledningen, möteskoordinering, kalenderhantering, åtgärdsuppföljning, Microsoft 365, internationell organisation, Malmö.
