Office Manager / PA to Founders på Nordic Knots: nyckelroll i Stockholms kommun för dig nära ledningen
Nordic Knots rekryterar en erfaren och serviceinriktad Office Manager / PA till bolagets grundare. Rollen är central i organisationen och kombinerar fullt ägarskap för den dagliga kontorsupplevelsen med proaktivt, förtroendefullt ledningsstöd till grundartrion. Tjänsten är placerad på huvudkontoret vid Birger Jarlsgatan i centrala Stockholm och omfattar samarbete med team i Sverige, USA, Frankrike och Storbritannien.
Varför detta är en toppmatch för Executive Assistants
För er som arbetar närmast ledningen är detta ett uppdrag där klassiskt EA-/PA-arbete möter modern workplace experience och facilitetshantering i en internationell scale-up. Du får kombinera kalender- och resekoordinering, kulturbyggande initiativ och processutveckling i en miljö med högt tempo, där diskretion, prioriteringsförmåga och exekveringskraft gör konkret skillnad varje dag.
Ansvarsområden i korthet
- Proaktivt PA-stöd till grundarna: kalender, möten, prioriteringar, resor och logistik – med gott omdöme och konfidentialitet.
- Fullt ägarskap för daglig kontorsdrift och en välkomnande, funktionell arbetsplats i Nordic Knots anda.
- Löpande förbättring av arbetssätt, gemensamma ytor och rutiner för att stärka samarbete, energi och stolthet.
- Planering och genomförande av interna aktiviteter och event som stärker kultur, engagemang och sammanhållning – även för distans- och internationella team.
- Samordning av resor i hela organisationen och utveckling av skalbara, effektiva globala processer.
- Inköp, fakturor, utlägg, budgetuppföljning och relaterad administration med hög precision.
- Leverantörs- och fastighetskontakt för snabb och kvalitativ hantering av lokaler och service.
- Onboarding, arbetsmiljö och kontorsrutiner för en jämn, trygg och positiv medarbetarupplevelse.
Profil: vem lyckas i rollen?
- Dokumenterad erfarenhet av att stötta grundare eller högsta ledning med komplexa kalendrar, skiftande prioriteringar, resor och konfidentiella frågor.
- Bevisad förmåga att leda kontorsdrift och workplace experience över flera geografier – skapa enhetliga standarder som anpassas lokalt.
- Trivs i en internationell, entreprenöriell scale-up där tempo, förändring och praktisk “hands-on” är vardag.
- Hög integritet, diskretion och pålitlighet kombinerat med servicekänsla och noggrannhet.
- Proaktiv, lösningsorienterad och van att växla sömlöst mellan strategisk koordinering och operativt genomförande.
Om Nordic Knots – svensk design med global räckvidd
Nordic Knots grundades 2016 av Liza Laserow, Fabian Berglund och Felix Berglund. Bolaget är ett snabbväxande, direkt-till-konsument-varumärke inom skandinavisk inredningsdesign med USA som största marknad. Med tidlösa textilier som förenar funktion och estetik vill Nordic Knots skapa harmoniska hem med långsiktig design. Huvudkontoret och flaggskeppsbutiken ligger på Birger Jarlsgatan i Stockholm, och teamet växer i Sverige, USA, Frankrike och Storbritannien.
Kompetenser som ger dig försprång
- Prioriteringsskärpa och tidsstyrning i komplex grundarkalender samt tvärfunktionella scheman.
- Processbyggande för resor, utlägg och inköp – gärna med standardisering för flera länder.
- Event- och mötesproduktion som stärker kultur och internkommunikation över tidszoner.
- Leverantörs- och fastighetsstyrning med fokus på kvalitet, SLA:er och kostnadskontroll.
- Onboarding och arbetsmiljörutiner som skapar trygga, enhetliga upplevelser.
- Data- och detaljfokus: budgetuppföljning, avtal, policyer och uppföljningsmetrik.
Så lyckas du i praktiken
- Etablera tydliga, skalbara processer för resebokning, godkännanden och rapportering som fungerar globalt.
- Skapa en årsplan för interna event och kulturinsatser anpassad efter säsong, lanseringar och internationella team.
- Bygg en leverantörsportfölj med backup-alternativ, tydliga SLA:er och regelbunden utvärdering.
- Standardisera onboarding-checklistor och säkerställ arbetsmiljö- och säkerhetsrutiner på alla platser.
- Upprätta KPI:er för kontorsupplevelse (t.ex. NPS/medarbetarfeedback, svarstider, kostnad per medarbetare).
- Skydda ledningens tid med strukturer för prioritering, mötesdesign och tydliga beslutsvägar.
Plats
Tjänsten är baserad på Nordic Knots huvudkontor i Stockholm, Sverige (Stockholms kommun), med ansvar för att skapa sammanhållning och kvalitet även för medarbetare utanför huvudkontoret.
Sammanfattning
Rollen som Office Manager / PA to Founders på Nordic Knots passar dig som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med ägarskap för workplace experience i en snabbväxande, internationell miljö. För er i Executiveeffects målgrupp – executive assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter – är detta en möjlighet att sätta standarden för hur modernt ledningsstöd och kontorsdrift skapar reell affärsnytta.
Obs: Informationen i denna artikel baseras på arbetsgivarens beskrivning vid publiceringstillfället.
