Om rollen och SPIDER vid DSV
Stockholms universitet, via Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV), rekryterar en erfaren Administrativ samordnare till SPIDER – det oberoende centrumet som driver digitalisering inom internationellt utvecklingssamarbete. Med över 200 anställda och 4 500 studenter är DSV en stark forsknings- och utbildningsmiljö där teknik möter humaniora och samhällsvetenskap. I den här rollen får du en nyckelposition i ett internationellt sammanhang, nära ledning och styrelsearbete, med ansvar för att säkra effektiva administrativa processer och ett professionellt ledningsstöd.
Centrala arbetsuppgifter
Tjänsten som Administrativ samordnare är bred och självständig och omfattar bland annat:
Administration och verksamhetsstöd
- Vidareutveckla SPIDERs administrativa rutiner, processer och dokumenthantering.
- Ge kvalificerat stöd till centrumföreståndaren och teamet.
- Planera och administrera interna/externa möten, styrelsemöten och internationella evenemang.
- Upprätta dagordningar och föra protokoll på svenska och engelska.
- Korrekturläsa rapporter, ansökningar och styrdokument.
- Administrera och kvalitetssäkra projektansökningar och beslutsprocesser.
Ekonomi, avtal och upphandling
- Administrera avtal med svenska och internationella samarbetspartners.
- Stödja budgetarbete, ekonomisk uppföljning och projektavslut.
- Hantera fakturor och följa upp ekonomiska underlag.
- Samordna interna och externa revisioner.
- Initiera och administrera upphandlingar samt ha leverantörskontakter.
Resor och internationell samordning
- Planera och boka internationella resor, hotell och konferenser.
- Ge praktiskt stöd kring visum, reseadministration och logistik.
- Vara kontaktperson gentemot programdeltagare och internationella partners.
Kravprofil
- Akademisk examen inom t.ex. offentlig förvaltning, företagsekonomi eller statsvetenskap – eller motsvarande erfarenhet.
- Flera års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete (t.ex. Office Manager/administrativ samordnare).
- Vanan att ta självständigt administrativt ansvar i komplex organisation.
- Erfarenhet av budgetadministration, ekonomisk uppföljning och fakturahantering.
- Erfarenhet av avtalshantering och upphandlingsadministration.
- Erfarenhet av att planera/koordinera internationella resor, möten och konferenser.
- Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga.
- Mycket god datorvana, särskilt i Microsoft Excel.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- Förmåga att prioritera och hantera flera parallella uppgifter självständigt.
Meriterande erfarenheter
- Administrativ erfarenhet från universitet/högskola.
- Bakgrund inom internationellt utvecklingssamarbete eller biståndsfinansierade projekt.
- Erfarenhet av Sida-finansierade projekt eller andra internationella givare.
- Offentlig upphandling och avtalsadministration.
- Ekonomiadministration och revision.
- Planering av internationella event och konferenser.
- Kännedom om system som Raindance, Primula, Proceedo eller motsvarande.
- Ytterligare språkkunskaper, gärna franska eller portugisiska.
Personliga egenskaper
Stockholms universitet söker en serviceinriktad, prestigelös och strukturerad administratör med starkt eget driv. Du skapar goda relationer, är lösningsorienterad och håller god kvalitet även under tidspress. Noggrannhet, integritet och professionellt bemötande i internationella sammanhang är avgörande.
Anställningsvillkor
- Omfattning: Heltid.
- Varaktighet: Tidsbegränsad anställning i 12 månader.
- Lön: Individuell lönesättning.
- Tillträde: Enligt överenskommelse.
- Arbetsplats: SPIDER, vid DSV, Stockholms universitet, Stockholm.
Stockholms universitet erbjuder en internationell, kreativ miljö i gränslandet mellan högre utbildning och forskning, och verkar för en arbetsplats fri från diskriminering med lika rättigheter och möjligheter för alla.
Varför rollen är intressant för executive assistants och ledningsstöd
För er som arbetar närmast ledningen – Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter – matchar rollen väl mot avancerat ledningsstöd i en komplex organisation. Här kombineras styrelseadministration, ekonomiuppföljning, avtal/upphandling och rese- samt evenemangslogistik med internationell samordning. Det är en möjlighet att växla upp EA-kompetensen i en akademisk miljö med global räckvidd, där struktur, kvalitetssäkring och proaktivt samarbete med ledning och partners är i centrum.
Så söker du tjänsten
Ansökan sker via Stockholms universitets rekryteringssystem. Säkerställ att din ansökan är komplett och inkommen senast sista ansökningsdag. Anvisningar för sökande finns på universitetets webbplats (”att söka en anställning”).
Frågor om tjänsten besvaras av Caroline Wamala Larsson, Centrumföreståndare för SPIDER, tfn 08-16 15 32, e-post: [email protected].
Snabbfakta
- Arbetsgivare: Stockholms universitet – Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV)
- Enhet: SPIDER (Swedish Program for ICT in Developing Regions)
- Roll: Administrativ samordnare
- Plats: Stockholm
- Inriktning: Administration, ekonomi/uppföljning, avtal/upphandling, styrelseadministration, internationell samordning och reseadministration
Sökordsfokus
Stockholms universitet, Administrativ samordnare, SPIDER, DSV, Institutionen för data- och systemvetenskap, ledningsstöd, styrelseadministration, upphandling, avtal, ekonomiadministration, internationell samordning, reseadministration, Executive Assistant, jobb i Stockholm.
