Chefssekreterare – Malmö – Region Skåne

Chefssekreterare till Hjälpmedel i Malmö på Region Skåne – ett karriärlyft för dig inom ledningsstöd

Region Skåne söker nu en chefssekreterare till verksamhetsområde Hjälpmedel i Malmö för ett längre föräldravikariat. Rollen kombinerar operativt administrativt arbete med strategisk samordning och passar dig som vill utveckla din påverkan nära ledningen i en samhällsviktig verksamhet.

Det här gör du i rollen

• Ger kvalificerat administrativt stöd till verksamhetschefen och fungerar som sammanhållande länk mot övriga chefer.
• Planerar och strukturerar lednings- och planeringsprocesser samt bevakar deadlines och nyckelaktiviteter.
• Driver mötesadministration end-to-end: kallelser, agendor, underlag, protokoll och uppföljning.
• Tar fram statistik, nyckeltal och presentationer som beslutsstöd.
• Är huvudkontakt för IT och telefoni; hanterar beställningar, felanmälningar och samordning.
• Sköter fakturahantering och administrativa inköp kopplat till verksamheten.
• Deltar aktivt i utveckling av arbetssätt, rutiner och projekt på uppdrag av ledningsgruppen.

Vem söker Region Skåne?

• Utbildning inom Hälso- och sjukvårdsadministration (80 p KY/400 p YH) eller annan likvärdig bakgrund arbetsgivaren bedömer lämplig.
• Mycket god administrativ och digital kompetens samt utmärkt svenska i tal och skrift.
• Serviceinriktad, strukturerad, flexibel och trygg i en stödjande roll med många kontaktytor.
• Stark förmåga att planera, prioritera och samarbeta; skapar förtroende internt och externt.
• Intresse för förbättringsarbete och digitala arbetssätt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Om verksamhetsområde Hjälpmedel

Tjänsten är placerad inom förvaltningen Psykiatri, habilitering och hjälpmedel. Verksamhetsområde Hjälpmedel ansvarar för regionfinansierade hjälpmedel och läkemedelsnära förbrukningsprodukter i Skåne. Uppdraget omfattar säker tillgång, beställning, förskrivning och uppföljning av hjälpmedel samt leverans med hög patientsäkerhet och gott bemötande.

Området försörjer personer med rörelse-, syn-, hörsel-, kommunikations- och kognitionsnedsättningar samt medicinska behandlingshjälpmedel och ortopedteknik. Ansvarsfördelningen i Skåne innebär att regionen hanterar barn och unga upp till 20 år medan kommunerna ansvarar för vuxna över 20 år. Verksamheten är organiserad i patientnära mottagningar samt order- och logistikenheter.

Varför är tjänsten intressant för Executive Assistants och ledningsassistenter?

• Dubbel ansats: både hands-on administration och strategisk samordning i ledningsprocesser.
• Tydligt mandat att effektivisera rutiner, driva digitalisering och stärka beslutsunderlag med data.
• Bred exponering mot chefer och nyckelprocesser, vilket ger god insyn i styrning och verksamhetsutveckling.
• Ansvar för IT/telefoni och fakturaflöden skapar helhetsförståelse för verksamhetens infrastruktur.

Så maxar du din ansökan

• Lyft erfarenhet av mötesadministration, protokollföring och åtgärdsuppföljning i ledningsforum.
• Beskriv hur du planerar årshjul, styrande kalendrar och säkerställer leveranser i tid.
• Ge exempel på hur du tagit fram statistik/KPI:er och omvandlat data till tydliga presentationer.
• Nämn systemvana (t.ex. Office 365/Teams/SharePoint och ärende-/ekonomisystem) samt IT- och telefoni­samordning.
• Visa på förbättringsarbete: hur du har effektiviserat rutiner, infört mallar eller automatiserat flöden.
• Betona språksäkerhet på svenska: förmåga att skriva kärnfullt, korrekt och målgruppsanpassat.
• Om du har erfarenhet från vård/region/kommun – lyft kunskap om offentlig förvaltning, GDPR och patientsäkerhet.

Förbered dig inför intervjun

• Beskriv ett tillfälle då du strukturerade ett komplext ledningsarbete med många intressenter.
• Ge exempel på hur du prioriterar vid snabba förändringar och hur du kommunicerar avvägningar.
• Berätta om ett förbättringsinitiativ du lett inom administration, och hur du mätte effekten.
• Redogör för din roll som IT/telefoni­kontakt: felhantering, beställningar och samverkan med leverantörer.

Praktiskt: vikariat och tidslinje

Tjänsten är ett längre föräldravikariat. Region Skåne planerar att hålla intervjuer den 16/10. Sök därför så snart som möjligt.

Ansök och följ rekryteringsläget via Region Skånes karriärsida: www.skane.se/ledigajobb. Om du har skyddade personuppgifter, kontakta angiven kontaktperson i annonsen för särskild hantering. Observera att ansökan blir allmän handling enligt offentlighetsprincipen och behandlas enligt GDPR. Region Skåne undanber sig kontakt från bemannings- och rekryteringsföretag.

Nyckelord att inkludera i din CV/ansökan

• Chefssekreterare Malmö, Region Skåne, Hjälpmedel
• Ledningsstöd, ledningsgrupp, planeringsprocesser, årshjul
• Mötesadministration, protokoll, beslutsunderlag
• Statistik, KPI, presentationer, uppföljning
• IT- och telefoni­samordning, beställningar, felhantering
• Fakturahantering, administration, digitala arbetssätt
• Hälso- och sjukvårdsadministration, offentlig sektor, GDPR

Sammanfattning

Detta är en utmärkt möjlighet för dig som vill kombinera precision i administration med verklig påverkan i ledningsarbetet. Som chefssekreterare inom Hjälpmedel i Region Skåne blir du navet i planering, uppföljning och förbättring av en verksamhet som gör skillnad för patienter varje dag. Är du redo för nästa steg inom professionellt ledningsstöd – skicka in din ansökan i dag.