Executiveeffect startar nu en egen Assistent-panel. Syftet med panelen är att ledningsassistenter får dela med sig av kunskap, tips och ge en inblick i sin vardag med andra assistenter.
Möt deltagarna i första omgången av Executiveeffects Assistent-panel;
1. Hur påverkar coronaviruset ditt arbete?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Covid-19 påverkar mitt arbete på så sätt att det är mycket som ställs in. Alla resor ut från Göteborg men också planerade besök hos oss avbokas. Större konferenser och sammankomster planeras om eller ställs in. Detta leder till att vi får planera om väldigt mycket och samtidigt vara lite påhittiga och se om vi kan ersätta vissa större live-möten med digitala möten istället. Det är också en del kommande initiativ på kontoret som vi kan tänkas behöva planera om och det är såklart tråkigt. Samtidigt är det bra att vi tvingas tänka om pga detta och verkligen se till det som är viktigt. Det är en utmaning men vi löser det!
Yassin Koleilat (ABB): I dessa svåra tider så gäller det att prioritera hårt och arbete med det som är viktigaste för oss människor inom företaget och samhället. En hel del av min tid går nu åt att koordinera och medverka i olika krisgrupper. I den rollen som Executive Assistant för vd ABB Sverige förlitar sig många på att jag har information att kunna delge och besvarar frågor som kommer från chefer och medarbetare.
Eva Borg (Alfa Laval): För det första har det inneburit många avbokade möten, konferenser och resor, vilket krävt en del kreativitet för att lösa på bästa sätt. Samtidigt har det gjort att vi har blivit ännu mer digitala! Det fungerar faktiskt ganska bra att mötas via Skype, video osv – nu när vi måste! Förhoppningsvis sitter detta beteende kvar i vårt medvetande även när corona-krisen klingat av och leder till att vårt resande minskar. Beroende på utvecklingen framöver kommer jag att arbeta hemifrån så mycket det går, vilket även uppmuntras av min arbetsgivare.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Jag sitter med i företagets krisgrupp där vi träffats 1-2 gånger i veckan under de senaste veckorna för att arbeta så proaktivt som möjligt med nulägesanalyser, åtgärder kopplade till dessa, kommunikation ut till organisatonen och översyn av situationens förlopp framåt. Hanteringen av stressen och oron kring situationen hos våra anställda är något som vi prioriterar högt och som vi försöker bemöta på bästa sätt. Mina managers inrikes – och utrikesresor har ställts in och jag har bokat om konferenser och F2F möten till Skypemöten istället. Jag har möjlighet att arbeta hemifrån och jag försöker undvika att resa med kollektivtrafik under den här perioden. Bättre att ta det säkra före det osäkra känner jag.
Sofie Holm (Pilotage): Det påverkar mitt arbete på så vis att jag får vara med i den omstrukturering som sker. Möten läggs om och sker istället digitalt. Internkommunikation och informera medarbetare om vilka försiktighetsåtgärder som vi som företag kan vidta. Likt innan har jag möjlighet att arbeta hemifrån så i övrigt påverkar det ej mitt arbete.
2. Är du orolig för hur du ska hänga med i digitaliseringen i din yrkesroll?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Ibland kan det kännas lite övermäktigt med alla nya verktyg som görs tillgängliga men vi är på en förändringsresa och det är upp till var och en av oss hur vi väljer att använda verktygen. Här har vi ofta en mycket bra möjlighet att påverka vår egen ledningsgrupp på ett positivt sätt och guida våra kollegor genom detta.
Yassin Koleilat (ABB): Tvärtom, detta är ett område som jag själv bidrar till genom att höja kompetensen hos andra assistenter genom utbildningar inom t.ex. Office365 och delning av smarta tips som förenklar vardagen. Många behöver någon som kan pusha lite extra kring detta. Många assistenter känner att de inte har tid, därför är det bra att någon kan driva detta.
Eva Borg (Alfa Laval): Nej, det är jag inte. Jag tror att det i grund och botten handlar om inställning och hur intresserad man är. Jag tycker det är roligt att testa nya digitala verktyg och applikationer – både privat och på jobbet – och har en inneboende nyfikenhet. Sen kan jag ibland tycka att vi blir överösta med nya applikationer och verktyg på arbetsplatsen, där man inte riktigt tänkt efter innan vad syftet är och vad de ska användas till.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Nej, jag tror att det i grund och botten handlar mycket om min egen inställning och vilja till förändring. Att vara nyfiken och öppen för digitaliseringen och vad den kan ge för positiva aspekter i mitt arbete helt enkelt.
Sofie Holm (Pilotage): Nej det skulle jag inte påstå att jag är.
3. Tror du att digitaliseringen överlag är positiv eller negativ för assistentrollen?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Överlag så tror jag att den är positiv. Vår roll är ju i ständig förändring och det kan tyckas vara lite läskigt ibland, särskilt nu när det händer mycket och i ett högt tempo. Men i slutändan ser jag bara att vi, tack vare digitaliseringen, kommer att behöva lägga mindre tid på enklare admin och då istället kunna fokusera på mer avancerade uppgifter. Det kommer att höja statusen för vår roll.
Yassin Koleilat (ABB): Digitalisering är överlag positiv, men det innebär inte att allt fungerar smärtfritt. Största utmaningar är att få med alla på digitaliseringsresan och det tar tid.
Eva Borg (Alfa Laval): Definitivt positiv! Visserligen är det möjligt att den tagit över vissa av våra rutinmässiga arbetsuppgifter, men en positiv effekt av det är isåfall att den frigör tid för andra, mer utvecklande, arbetsuppgifter. Och om vi istället drar nytta av digitaliseringen så är det en enorm hjälp i vårt dagliga arbete.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Jag tror att den är positiv ur den aspekten att det kan möjliggöra effektivare sätt att arbeta på vilket i sin tur ger mer möjlighet till tid som man kan lägga på ex egna projekt eller strategiska frågor. Däremot tror jag aldrig att de digitala verktygen kommer att kunna ersätta vår roll på något sätt (ex. Cortana), vår roll handlar för mycket om den mänskliga fingertoppskänslan.
Sofie Holm (Pilotage): Jag tror att den överlag är positiv. Jag tycker att digitaliseringen öppnar upp för snabbare och effektivare verktyg som kan vara positiva och användbara för oss assistenter i vårt arbete. Digitaliseringen öppnar upp för möjligheter att hitta de verktyg som passar en i ens arbete.
4. Hur digitaliserat arbetar du idag?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Allt mitt jobb sköts via dator, telefon och iPad och jag kan i realiteten jobba varifrån jag vill/behöver. Det enda pappersarbetet är reseräkningar och kvittoutlägg. Jag är i startgroparna med att arbete fullt ut med O365 och de appar som ingår där. Utöver Outlook och Skype så är Sharepoint, Teams, Planner och OneNote de appar som jag använder mig mest av idag. Alla anteckningar gör jag direkt i min iPad.
Yassin Koleilat (ABB): Jag försöker att jobba så mycket digitalt som det går. Detta innebär en pappersfri vardag, alltid tillgång till filer och information, flera diskussionsforum är via virtuella möten och via kollaborativa plattformar. Ett konkret exempel var att jag införde digital signering för avtal vilket sparade både pengar och tid och är bra för miljön.
Eva Borg (Alfa Laval): Som de flesta andra, gissar jag! På arbetsplatsen jobbar vi med Skype, Office 365, molnlösningar etc, där jag försöker använda de applikationer som jag tycker underlättar min vardag. Är flitig användare av OneNote, som jag inte vet hur jag klarade mig utan förr – här kommer jag åt mina noteringar var jag än befinner mig och från alla mina enheter (dator, telefon, surfplatta). Testar gärna nya appar och är flitig användare av dem som jag tycker förenklar mitt dagliga liv. Nu, när corona-viruset ställer till det för oss alla, så ställs vår förmåga att arbeta digitaliserat verkligen på sin spets!
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Jag skulle säga att vi försöker ligga i framkant med användning av de nya digitala verktyg som finns på marknaden idag. Som EA har vi ju lyxen att allt som oftast få vara ”först på bollen” med att pröva dessa verktyg och vi får även skräddarsydd utbildning i dessa verktyg först av alla.
Sofie Holm (Pilotage): Jag skulle säga att jag jobbar väldigt digitaliserat. Pilotage har fem kontor i Sverige, t.ex. jag utgår ifrån vårt kontor i Stockholm medan min chef utgår ifrån kontoret i Örebro, vilket resulterar i att majoriteten av våra möten sker digitalt, bla via videomöten i teams. Mina kollegor är ute mycket i projekt, att jobba digitalt skapar möjligheter att utföra sitt arbete, oavsett vart man befinner sig.
5. Sker ditt arbete kopplat till er styrelse- och/eller ledningsgrupp idag digitalt?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Min ledningsgrupp har precis påbörjat resan in i O365 och vi börjar i liten skala med Sharepoint. Där delar vi alla våra dokument, ser kommande möten/events, lägger upp nyheter mm. Fördelen är ju att vi nu kan nå dokumenten från alla våra olika enheter. Sen framöver så kommer vi att koppla på de andra apparna när vi ser ett behov för det.
Yassin Koleilat (ABB): Absolut, det är viktigt att ledningsgruppen känner sig bekväm ett jobba digitalt. Våra Top-Managementmöten är helt baserat på en kollaborativ plattform där alla anteckningar, filer, diskussioner sker helt digitalt. Det är A och O att någon håller i det och kan stötta om någon känner sig osäker.
Eva Borg (Alfa Laval): För styrelsen arbetar vi med en extern styrelseportal, som jag administrerar. Här lägger jag upp agendor och underlag inför mötena och även protokoll och annat material. Portalens e-mail funktion använder vi för godkännande av protokoll och annan konfidentiell korrespondens. För koncernledningen arbetar vi med en portal som är kopplad till vårt intranät, där vi publicerar agendor, underlag och protokoll från mötena.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Eftersom vi har medlemmar i ledningsgruppen som sitter runt om i världen så sker våra möten allt som oftast via video eller Skype. Vi använder OneNote för att dela agendan och för att notera och spara actionpoints, vilket vi kopplar till outlookinbjudan. På det sättet behöver vi aldrig leta efter dokument eller info skickade via mail. Tack vare OneNote kan vi alla vara inne och redigera samtidigt under mötes gång och även godkänna protokoll/ actions i slutet av mötet. Inget merarbete behövs. Eftersom vår Sharepoint är sammankopplad med OneNote och Teams hittar vi allt material och alla dialoger kring olika ämnen på ett och samma ställe. Vill jag exempelvis att mitt team ska genomföra en uppgift inom en viss tidsram använder jag helt enkelt Planner för detta, som alla då hittar via Teams. Vid större Townhalls har vi även använt Mentimeter och Sharepoints survey funktion för att skapa mer interaktion mellan presentatörerna och de som lyssnar.
Sofie Holm (Pilotage): Likt fråga ovan, jag och min chef sitter på olika orter och majoriteten av vårt arbete sker digitalt. Via videomöten eller över telefon. Vi använder oss även av digitala verktyg som t.ex. Teams och Onenote för att dokumentera vårt arbete. De som sitter i ledningsgruppen är placerade på olika orter, många utav deras möten sker digitalt, och det är min uppgift att planera in när dessa möten ska ske och skicka ut inbjudningar till videomöten.
6. Har du den senaste tiden gjort något för att skaffa dig bättre kunskaper kopplat till digitaliseringen? (t.ex. gått en kurs, läst en bok, medverkat i en nätverksträff) Om ja, vad?
Emma Unogård (Volvo Group Connected Solutions AB): Senast häromdagen var det ett internt infomöte om hur event-appen MeetApp utvecklats och fått fler funktionaliteter. En kanon-app att använda vid större möten och konferenser där du kan lägga in all information digitalt, deltagarna kan registrera sig, du kan göra undersökningar/quiz, deltagarna kan kommunicera med varandra/ställa frågor m.m och du kan konstant uppdatera vid behov. Jättesmidigt!
Yassin Koleilat (ABB): Höstterminen 2019 så läste jag en kurs på Linnéuniversitet om Sociala Medier. Detta är ett område som jag upplever att en modern executive assistent måste vara en stark ambassadör inför en ledningsgrupp och alltid säkerställa att vi lever upp till dagens förväntningar som de yngre har.
Eva Borg (Alfa Laval): Jag tycker att varje dag är ett lärande! Försöker hålla mig uppdaterad genom att läsa intressanta artiklar, lyssna på podcasts osv och vara öppen för nya influenser.
Tove Hellberg (Volvo Construction Equipment): Vi har fått gå internkurser i nya Office 365 som har varit ovärderliga för att ändra både arbetssätt och mindset. Har även skaffat Google assistenten hemma för att få en bättre förståelse för hur den fungerar och vilka användningsområden den har.
Sofie Holm (Pilotage): Senast var jag med på ett webinarium om Teams som de säger är den nya plattformen gällande kommunikation och samarbeten. Vi jobbar en del i Teams redan nu men det är intressant att få information om vad för funktioner det finns som vi som företag eventuellt skulle kunna använda oss av.
