Eva Borg, Executive Assistant på Alfa Laval.Hej Eva Borg! Vem är du och vad jobbar du med?
– Jag arbetar som Executive Assistant på Alfa Lavals huvudkontor i Lund i Skåne. På fritiden tycker jag om att vara aktiv. Jag gillar att röra på mig – promenera, träna och jobba i trädgården. Hjärnan får ytterligare stimulans genom böcker och kultur. Sedan har jag två små barnbarn som ser till att hålla mig igång.
Alfa Laval är ett företag de flesta nog känner till men vad gör ni egentligen?
– Alfa Lavals produkter och processlösningar används inom flera områden såsom energi, livsmedel, vattenrening och inom marinindustrin. Alfa Lavals teknik bidrar bland annat till ökad energieffektivitet, minskade utsläpp, vattenrening och en mer ansvarsfull användning av våra naturresurser. Det känns bra att arbeta för ett företag som faktiskt medverkar till 15 av FN:s 17 globala hållbarhetsmål. Idag är vi drygt 17 200 anställda och våra kunder finns i cirka 100 länder.
Hur många år har du varit Executive Assistant?
– Jag har jobbat som sekreterare/assistent i ganska exakt 40 år, det vill säga hela mitt yrkesverksamma liv. Inköpsassistent, divisionsassistent, vd-assistent… Minns inte när jag började använda titeln Executive Assistant, det är ju till viss del trender även i det här med titlar, men tror det var när jag började arbeta som vd-assistent på ett börsnoterat bolag år 2002.
Hur ser din roll ut på Alfa Laval?
– I första hand stöttar jag vår koncernchef med det mesta som underlättar hans vardag. Han har högsta prioritet och det flesta av mina arbetsuppgifter är relaterade till honom. Dessutom arbetar jag med vår chef för Marketing & Communications, liksom chefen för Global Sales & Service. Därutöver lägger jag ganska mycket tid på administration kopplat till vår styrelse. Så i princip har jag fyra uppdragsgivare.
Hur en vanlig dag kan se ut?
– Det finns inga vanliga dagar för min del! Varje dag är lika oförutsägbar och det är det som gör jobbet så roligt. Jag brukar vara tidigt på jobbet, oftast klockan sju. Jag uppskattar att kunna starta upp min dator, mig själv och min dag i lugn och ro, överblicka vad som kommer att hända under dagen, gå igenom mejlen och strukturera upp min dag. Sedan blir dagen ibland inte som man tänkt sig – det sker ofta massor av oförutsedda saker – men jag är förberedd i alla fall. Det är, som sagt, inte två dagar som är varandra lika. Vissa veckor är fyllda med möten, besök och konferenser – andra är mindre.
Kan du ge exempel på några av dina ansvarsområden utöver det dagliga arbetet?
– Jag förbereder agendan till koncernledningens möten och sitter med på mötena och gör minnesanteckningar. En gång om året gör koncernledningen ett besök i någon av våra verksamheter ute i världen och då brukar jag följa med. Dessa resor och möten kräver naturligtvis extra mycket förberedelser! Och vartannat år har vi en stor chefskonferens och då blir det några intensiva månader både före och efter – utöver de sedvanliga arbetsuppgifterna!
– Jag sköter också allt administrativt kring styrelsens strategidagar och styrelseresor, där jag även brukar vara med, liksom introduktionsprogram för nya ledamöter och annat som styrelsen kan tänkas behöva hjälp med.
Alfa Laval är ett börsnoterat bolag, hur påverkar det ditt arbete?
– Det gör att vi är styrda av börsåret, det vill säga kvartalsrapportering, årsstämma med mera. Vid dessa tidpunkter är det hel del administration kring styrelsemöte, rapportsläpp och så vidare.
Skiljer sig ditt arbete för dina olika uppdragsgivare?
– I min roll som assistent till chefen för vår globala Marketing & Communications-avdelning deltar jag i mötena med hans ledningsgrupp. Jag förbereder agendan och gör minnesanteckningar. Jag hanterar pressmeddelanden, publicerar på vårt intranät och har även arbetsuppgifter kopplade till kapitalmarknadsdagar, årsstämma och kvartalsrapporter. När vi har större konferenser med vår globala Marketing & Communications-grupp är det jag som håller i planeringen.
– Sedan har vi chefen för Global Sales & Service som ansvarar för alla våra säljbolag runt om i världen, så honom stöttar jag främst med resebokningar – vilket ju blir en hel del, och ibland inte helt okomplicerade resor till allehanda destinationer. En gång om året hålls även en vd-konferens som jag administrerar.
Det låter som om du gör en hel del olika saker…!
– Ja, detta är bara några exempel på vad jag fyller mina dagar med, så det är inte helt enkelt att beskriva en vanlig dag. Dessutom blir det ju många avbrott under dagen med folk som skypar, ringer, mejlar eller tittar in till mig för frågor eller något de behöver hjälp med.
Assistentrollen uppfattas av många som en ganska ensam roll, känner du igen dig i det?
– Jag har två assistent-kollegor som arbetar med andra personer i koncernledningen. Vi delar rum och det innebär att vi har en tät kommunikation, stöttar och täcker upp för varandra vid behov. Det känns ganska lyxigt att ha det så! Jag tror inte att många i vår roll har kollegor som de är så nära. I regel är det ett ganska ensamt jobb.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Variationen! Yrkesrollen innehåller så många olika och omväxlande delar – det hinner aldrig bli tråkigt. Och man får vara med där det händer och ta del av besluten som driver verksamheten framåt.
Vad lockade dig till rollen?
– Det var nog mest en slump att jag hamnade här! Jag har alltid tyckt om att pyssla, skriva, organisera och koordinera saker och ting. Under min uppväxt hade jag tjocka anteckningsböcker där jag noterade varje veckas topplistor för Svensktoppen, Tio-i-topp, Kvällstoppen och så vidare. Och åtskilliga var det tidningar på olika teman som jag producerade och prånglade ut till släkt och vänner. Språk har också varit ett stort intresse för mig.
– Jag har aldrig ångrat mitt yrkesval och har stormtrivts ända sedan första dagen. Mycket har naturligtvis ändrats genom åren – inte bara teknik och hjälpmedel, utan även rollen, arbetsuppgifterna, ansvarsområdena och definitivt omvärldens inställning till yrkesrollen!
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– För mig är det viktigt att man känner varandra väl, är ärlig och har en öppen relation. Man måste kunna prata om allt, högt som lågt. Jag måste känna chefen så väl att jag vet vem han/hon vill träffa, vilka möten jag ska tacka ja till och vilket flyg han/hon helst vill att jag bokar och så vidare. Och det tar tid att bygga upp den relationen, det sker inte på en vecka.
Vad är viktigast för att du ska kunna göra ett bra jobb?
– I min roll som assistent är det avgörande att jag känner till och är insatt i vad som är på gång, dels för att kunna agera på ett proffsigt sätt gentemot verksamheten, men även för att kunna stötta min chef på bästa sätt. Jag får mycket information via mitt deltagande i koncernledningsmötena, via styrelseprotokoll och så vidare, men förutom det krävs regelbundna uppdateringar mellan chef och assistent. En viktig del av min roll är att vara kanalen in till chefen, i många fall innebär det att kunna agera självständigt och då måste jag ha relevant bakgrundsinformation. Kunskap innebär även att jag lättare kan stötta chefen i vissa frågor och därmed underlätta hans dag, och kunna ligga steget före. Jag vill kunna ge ett proffsigt intryck! Och så får man inte glömma att ha roligt!
Hur gör du för att utvecklas i din yrkesroll?
– Under 2018 genomförde vi en intern utbildning för Alfa Lavals assistenter i Sverige och Danmark. Den var till viss del anpassad för Alfa Laval och innehöll ett antal olika moduler – både e-learning och fysiska träffar. Presentationsteknik, projektledning, förändringsledarskap, ekonomi, digitala verktyg, tips för att skriva på webben och personlighetsanalys är exempel på utbildningens innehåll.
– Denna utbildning gav mig otroligt mycket – ett smörgåsbord av kunskaper jag har nytta av dagligen. Dessutom ledde kursen till att vi assistenter kom närmare varandra, lärde känna varandra bättre och blev mer sammansvetsade.
Är du med i något nätverk?
– När man har varit så många år i yrket som jag har tycker jag att vara med i en förening eller ett nätverk är nog det som ger mig mest och får mig att utvecklas. Jag är medlem i IMA, Chefssekreterarna Malmö samt Sydsvenska Handelskammarens vd-assistentnätverk. När behovet uppstår går jag någon utbildning, både internt och externt, men annars tycker jag som sagt att nätverkandet ger mig mest.
Hur ser du på den snabba teknikutvecklingen kopplat till yrkesrollen?
– Det är otroligt viktigt att hålla sig á-jour med teknik och trender, allt rullar på så fort idag och man måste hänga med, förstå och kunna ta del av detta. Här ligger det största ansvaret på oss som individer, att ha känselspröten ute, vara nyfiken och inte vara rädd att hoppa på tåget när något nytt, spännande är på gång. Oftast är det inte så att någon frågar om just du vill åka med tåget, utan det är upp till dig själv.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– Oj, är det meningen att jag ska rodna nu också..? Jag gjorde säkert många misstag, men måste ha förträngt varenda ett… Men något som jag ångrar är att jag inte var tuffare i början på min karriär. Jag hade några jobbiga år med en chef som lade mycket av sina privata ärenden på mitt bord, liksom sina privata problem och missbruksproblem. Jag ångrar idag att jag inte var tuffare och sa till och även erbjöd hjälp och stöd, men då var jag ung och grön och vågade inte riktigt. Han var ju min chef och mycket äldre än jag. Idag hade jag agerat helt annorlunda!
Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen?
– Var inte rädd för att prova – det är världens roligaste jobb! Om du är proaktiv och ser till att ta för dig, så kan du påverka rollen och arbetets innehåll i stor utsträckning. Det är ett mycket omväxlande jobb, man är med där det händer och får tidigt ta del av besluten – och tankarna kring besluten – som driver verksamheten framåt. Detta gör att man verkligen känner sig delaktig. Samtidigt måste man vara prestigelös – i rollen måste man kunna hantera högt som lågt.
… och vad innebär prestigelöshet i din roll?
– Ibland behöver man kanske agera bollplank och kurator. Krävs det att man behöver servera kaffe vid ett möte måste man vara beredd göra det. Det kan innebära en liten, men avgörande detalj, för företagets image och hur vi uppfattas. Kanske av en viktigt kund, till och med! Och tack vare att jag gör min chefs resebokningar och reseräkningar får han tid över till att fokusera på det han är anställd för att göra. Detta är del av mina bidrag till att driva företaget framåt.
Vad händer under 2020? Något speciellt du ser fram emot?
– Jag hoppas att 2020 blir ett lika spännande och omväxlande år som 2019 och ser fram emot att få fortsätta vara delaktig i Alfa Lavals utveckling, och därmed även bidra till en bättre värld. Jag ser även fram emot att fortsätta utveckla mina assistentnätverk, både internt och externt. På agendan står bland annat en resa till Bryssel med Handelskammarens vd-nätverk, där vi bland annat ska besöka EU-parlamentet och nätverka med vd-assistenter i Bryssel.
