Om uppdraget: Executive Assistant i Stockholm
emagine söker nu en erfaren Executive Assistant till ett tidsbegränsat uppdrag i Stockholm. Rollen passar dig som arbetar nära ledningen i dag och vill ta nästa kliv i ett snabbfotat sammanhang där du både driver operativa arbetsflöden och fungerar som strategiskt stöd till seniora ledare.
Snabbfakta
- Start: Omgående
- Uppdragslängd: 6 månader med möjlighet till förlängning
- Plats: Stockholm (kontorsnärvaro 8–17; viss distans kan överenskommas vecka för vecka)
- Omfattning: Möjlighet till övertid vid behov
Vad rollen innebär
Som Executive Assistant hos emagine arbetar du nära ledningsnivån och säkerställer friktionsfria processer i vardagen. Du tar helhetsansvar för kalender- och reseadministration, koordinerar möten och affärsprojekt, och följer upp beslut och aktiviteter. Rollen kräver utpräglad integritet, ett proaktivt förhållningssätt och förmågan att navigera i snabbrörliga och delvis otydliga situationer.
Centrala ansvarsområden
- Kalenderhantering, resebokningar och möteslogistik
- Strukturera och följa upp to do-listor, beslutspunkter och deadlines
- Koordinera affärsprojekt och säkerställa uppföljning
- Hantera konfidentiell information med hög diskretion
- Vara naturlig brygga mellan ledning och organisation
Vem emagine söker
Du är trygg, serviceinriktad och van att arbeta nära C‑nivå. Du kommunicerar tydligt med seniora stakeholders, tar ägarskap och prioriterar självständigt. Du trivs i en miljö där det händer mycket, och där ett strukturerat arbetssätt och hög leveranssäkerhet är avgörande.
Efterfrågade egenskaper
- Stark organisatorisk förmåga och detaljfokus
- Utmärkt kommunikation på svenska och engelska
- Hög integritet och gott omdöme
- Dokumenterad erfarenhet av att stötta seniora ledare
- Förmåga att ta initiativ och driva arbete självständigt
Kritiska kompetenser
- Administrativ spets: kalender, resor, mötesanteckningar, uppföljning
- Digital vana: erfarenhet av moderna verktyg och en vilja att lära nytt, inklusive AI-stöd
- Erfarenhet från EA/VD-assistentrollen med best practice och helhetstänk
- Affärsförståelse och naturligt ägarskap för processer
- Kontorsnärvaro 8–17 och beredskap för övertid vid behov
Varför den här rollen sticker ut
- Möjlighet att sitta nära CEO-funktionen och vara en central kontaktpunkt
- Balanserad mix av operativt ledningsstöd och projektkoordinering
- Fokus på digitalisering och AI – utrymme att utveckla arbetssätt och verktyg
- Tydlig påverkan på ledningens effektivitet och affärens framdrift
Så maxar du din ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du har avlastat C‑nivå och skapat struktur i hög takt
- Beskriv hur du säkerställer sekretess och professionell kommunikation
- Visa på projekt du koordinerat, inklusive metod för uppföljning och leverans
- Nämn digitala verktyg (gärna AI-stöd) du använder för planering och effektivisering
- Understryk din tillgänglighet för kontorsnärvaro och flexibel arbetstid vid behov
Nästa steg
Är du rätt Executive Assistant för emagine och redo att starta omgående i Stockholm? Förbered ett uppdaterat CV och en kort motivering med fokus på ovan kompetenser. Ansök via emagine enligt informationen i den ursprungliga jobbannonsen.
Sökord
Executive Assistant jobb Stockholm, VD-assistent, ledningsstöd, EA-jobb, kalenderhantering, resebokning, mötesanteckningar, projektkoordinering, konfidentiell information, AI-verktyg, konsultuppdrag 6 månader, emagine.
