Executive Assistant & Office Manager på ICG i Stockholm – interimroll i 12–18 månader
ICG söker en Executive Assistant & Office Manager till Stockholmskontoret för ett heltidsinterim på 12–18 månader med start i februari 2027 (till cirka augusti 2028 enligt överenskommelse). Rollen är central för affärsområdena Structured & Private Equity/European Mid-Market och innebär att vara navet i ett litet lokalt team samtidigt som du samarbetar med en global EA-organisation.
Kärnan i uppdraget: ledningsstöd och kontorsdrift i toppklass
Som Executive Assistant & Office Manager är du ansvarig för den dagliga driften av kontoret i Stockholm och för proaktivt ledningsstöd till ett antal Managing Directors i Stockholm (för närvarande tre) och i Europa. Du levererar förstklassigt front desk-mottagande, koordinerar komplex kalender- och reseplanering samt säkrar att policyer, processer och efterlevnad hålls uppdaterade och följs.
Du blir del av ett erfaret globalt EA-nätverk med över 45 kollegor i London, Europa, Mellanöstern, Asien–Stillahavsområdet och Nordamerika – ett team med hög output, stark samarbetskultur och tydlig kvalitetsstandard.
Ansvarsområden
- Avancerad kalenderstyrning: koordinera interna/externa möten, samtal och videomöten (MS Teams).
- Nationell och internationell rese- och logistikplanering i samarbete med externa reseleverantörer.
- Affärsstöd: dokument- och presentationsarbete, kalkylblad, utlägg/expenses samt onboarding/offboarding.
- System- och datastöd: uppdatering i HR-system (Workday), CRM och strukturerad filhantering.
- Front desk & gästservice: välkomna besökare, hänvisa till rätt rum/person, hantera post och kurirer.
- Mötes- och kontorsservice: catering, mötesrumsbokningar, inköp av förnödenheter och utrustning.
- Telefoni: ta emot, filtrera och vidarekoppla samtal professionellt.
- Rutiner & regelefterlevnad: uppdatera och förankra interna policys, säkerställa efterlevnad.
- Facility & space management: planera ytor/arbetsplatser, underhåll och kostnadseffektiv upphandling.
- Regional samverkan och backup: stötta andra EAs vid behov och driva tvärfunktionellt samarbete med Facilities, Finance, HR, Legal, Compliance, Tech, Corporate Services och investeringsteamen.
Kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet av office management, reception/front of house och administrativt stöd.
- Utmärkta interpersonella färdigheter och professionell kommunikation på svenska och engelska.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) samt relevanta kontorssystem.
- Hög självständighet, driv och lösningsfokus; snabb inlärningsförmåga och vana att leverera i tempo.
- Diskretion och integritet i hantering av konfidentiell information.
- Exceptionell noggrannhet och detaljfokus under tidspress samt förmåga att prioritera parallella uppgifter.
- Pålitlig, professionell och förtroendeingivande – villig att gå den extra milen för smidig drift.
Meriterande
- Vana av regelefterlevnad och interna processer i reglerad miljö.
- Erfarenhet från bank, finansiella tjänster eller kommersiell verksamhet.
Vad säger rekryterande chef?
Teamet i Stockholm består av fem investeringsproffs med starkt fokus på samarbete och bidrag. Du blir en nyckelspelare nära tre Managing Directors i Stockholm och flera i Europa – med stöd av en global EA-grupp känd för kompetens, samspel och hög kvalitet.
Förmåner och kultur
ICG:s globala förmånsram vilar på tre pelare: Wellbeing (mental, fysisk och finansiell hälsa), Inclusivity (konkurrenskraftig och ändamålsenlig oavsett plats och bakgrund) och Longevity (långsiktig och hållbar design). Bolaget betonar inkluderande rekrytering och en tillgänglig kandidatresa.
Omfattning, plats och tidplan
- Anställningsform: Interim, heltid.
- Period: 12–18 månader, preliminärt februari 2027 till augusti 2028.
- Plats: Stockholm, Sverige.
- Avdelning: Structured & Private Equity / European Mid-Market.
Varför detta är en träffsäker match för erfarna Executive Assistants
- Rollbredd: Kombinationen av EA-uppdrag och Office Manager-ansvar ger maximal exponering mot ledning, affär och drift.
- Globalt nätverk: Tillgång till ett starkt internationellt EA-community med gemensamma arbetssätt och standarder.
- Påverkan: Du driver struktur, kvalitet och tempo i ett högt presterande, men litet, lokalt team – nära besluten.
- Kompetenslyft: Perfekt för dig som vill accelerera inom ledningsstöd, kalender- och reseoptimering, processer och compliance.
Nyckelord för dig som söker
Executive Assistant, Office Manager, Stockholm, interim, ledningsstöd, kalenderhantering, resebokning, MS Teams, Workday, CRM, facilities, compliance, Structured & Private Equity, European Mid-Market, finansiella tjänster.
Nästa steg
Urval och intervjuer sker löpande inom ramen för ICG:s inkluderande och tillgängliga rekryteringsprocess. Förbered ett CV som tydliggör din erfarenhet av komplex kalender- och reseplanering, systemvana (särskilt Microsoft 365 och HR/CRM), samt exempel på hur du har förbättrat processer och kontorsdrift.
