ISS | Institutional Shareholder Services söker Office Manager (4 dagar/vecka) i Stockholm
ISS STOXX, en global aktör inom research- och tekniklösningar för finansmarknaden, rekryterar en Office Manager till Stockholmskontoret. Tjänsten är deltid (27,5 timmar/vecka) måndag–torsdag kl. 09–16 och rapporterar till Head of EMEA Corporate Services baserad i London. Rollen är central för att säkerställa ett professionellt, säkert och effektivt arbetsflöde – både lokalt i Stockholm och i samverkan med team i Köpenhamn och Oslo.
Om rollen
Som Office Manager blir du navet i Corporate Services-funktionen i Norden och arbetar nära både lokala team och EMEA-organisationen. Uppdraget kombinerar kontorsdrift, leverantörsstyrning, säkerhet, arbetsmiljö, events och IT‑samordning med administrativa processer och budgetstöd.
Nyckelansvar
- Huvudkontakt för lokaler och fastighetsfrågor för teamen i Stockholm, Köpenhamn och Oslo.
- Samordna leverantörer: underhåll, kostnadsförhandlingar och avtal i samarbete med Legal.
- Post- och budflöden samt koordinering med mailroom.
- Ärendehantering i ServiceNow och proaktiv uppföljning av interna serviceärenden.
- Lokalanvändning: planera ytor, layouter och kontorsflyttar.
- Reception och gästhantering: samtal, besökare, säkerhetsinpassering och värdskap.
- Inköp och lagerhållning av kontorsmaterial samt ordning i inventarier.
- Administration: fakturor, arkivering och kontorsdokumentation.
- Budgetstöd till EMEA-chef för Corporate Services.
- Säkerhet och beredskap: primär kontakt för kontorssäkerhet och globala standardprocedurer.
- Arbetsmiljö, Health & Safety och brandskydd: efterlevnad, utbildningar och rutiner.
- Planera och stötta kundevent och marknadsaktiviteter, inklusive materialhantering.
- Underhålla kontorets SharePoint-sida.
- Samarbeta med Works SACO och driva Corporate Responsibility-initiativ.
- IT-samordning: onboarding/offboarding, inventariehantering och första linjens frågor.
- Projektstöd vid AV-uppgraderingar, renoveringar, byggnationer och kontorsflyttar.
Team- och regionstöd
- Samarbeta med EMEA Corporate Services-kollegor i andra ISS‑kontor och stötta medarbetare både på plats och på distans i regionen.
- Delta i gemensamma projekt och bidra i övergripande administrativa initiativ.
Kravprofil
- Erfarenhet av kontorsadministration är meriterande.
- Flytande engelska i tal och skrift.
- Utmärkt organisationsförmåga, metodisk och noggrann – även under tidspress.
- Proaktiv och lösningsorienterad med dokumenterad initiativförmåga.
- God detaljkänsla samt förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter parallellt.
Anställningsform och arbetstider
- Deltid: 27,5 timmar per vecka.
- Arbetstid: måndag–torsdag kl. 09:00–16:00.
- Placering: Stockholm (med samverkan med Köpenhamn och Oslo).
Om ISS STOXX
ISS STOXX GmbH är en ledande leverantör av index, research och tekniska lösningar med fokus på bland annat bolagsstyrning, hållbarhet, cyberrisk och fondintelligens. Bolaget, som majoritetsägs av Deutsche Börse Group, har över 3 400 medarbetare på 33 platser och cirka 6 400 kunder globalt. Kulturen präglas av inkludering, kompetensutveckling och innovation – med tydlig ambition att vara “#BrilliantTogether”.
Varför tjänsten är intressant för Executive Assistants
- Strategiskt kontorsansvar med regional räckvidd – värdefull erfarenhet för dig som vill bredda ledningsstödet.
- Bred palett av uppgifter: säkerhet, arbetsmiljö, IT, leverantörer, event och budget – ett naturligt steg från EA/ledningsassistent till Office Manager.
- Deltid fyra dagar i veckan ger flexibilitet utan att kompromissa med ansvarsnivå.
Facklig information
Sveriges Akademikers Centralorganisation (SACO) finns representerad. Lokala SACO‑representanter nås via [email protected] för fackliga frågor. Observera att ansökningar inte tas emot via denna e‑postadress.
Så här söker du
Ansökan görs via ISS/ISS STOXX ordinarie karriärkanaler. Förbered CV och en kort motivering som tydliggör din erfarenhet av kontorsdrift, serviceärenden (t.ex. i ServiceNow), arbetsmiljö/säkerhet samt samordning mellan funktioner (HR, Legal, IT, leverantörer). Belys särskilt din proaktiva förmåga, noggrannhet och erfarenhet av att prioritera vid högt tempo.
Vanliga frågor
Är svenska ett krav? Annonsen specificerar flytande engelska. Svenska nämns inte, men lokal samverkan med leverantörer och besökare gör språkkunskaper i svenska meriterande.
Vilken typ av systemvana är relevant? Erfarenhet av serviceärenden i plattformar som ServiceNow, SharePoint‑administration samt grundläggande IT‑on/offboarding och inventarieuppföljning är starkt meriterande.
Sammanfattning
ISS | Institutional Shareholder Services erbjuder en utvecklande deltidsroll som Office Manager i Stockholm för dig som vill kombinera operativ kontorsdrift med regionalt samarbete och tydligt affärsstöd nära ledningen. Med fokus på säker, effektiv och professionell kontorsmiljö passar tjänsten dig som är strukturerad, proaktiv och trivs i en koordinerande nyckelroll.
