emagine söker Executive Assistant i Greater Stockholm Metropolitan Area
emagine förstärker ledningsstödet och söker nu en erfaren Executive Assistant (EA) i Stockholm. Uppdraget startar asap och löper initialt i sex månader med möjlighet till förlängning. Rollen riktar sig till en trygg, proaktiv och strukturerad person som trivs i en snabbrörlig miljö, har utpräglad känsla för sekretess och är van att samarbeta med seniora beslutsfattare.
Uppdragets ramar
- Start: asap
- Omfattning: 6 månader med chans till förlängning
- Plats: Stockholm/Greater Stockholm Metropolitan Area
- Arbetssätt: Kontorsnärvaro 8–17 med möjlighet till distansarbete efter veckovisa överenskommelser
- Övertid: Möjlighet till övertidsinsatser ingår – dator tas med hem vid behov
Vem är du?
- Stark organisatorisk förmåga och dokumenterad erfarenhet av kalenderhantering, resebokningar och operativa arbetsflöden
- Skicklig kommunikatör som kan agera trygg kontaktpunkt mot seniora stakeholders
- Hög integritet och vana att hantera konfidentiell information
- Noggrann projektkoordinator med stark uppföljning
- Proaktiv, strukturerad och lösningsorienterad i en snabbrörlig miljö
- Tar naturligt ansvar, prioriterar självständigt och navigerar i otydliga lägen
- Trygg personlighet med god samarbetsförmåga
- Mycket goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift
Vad är kritiskt i rollen?
- Administrativ spets: kalender- och möteslogistik, reseplanering, mötesanteckningar, to do-listor och uppföljning
- Digital kompetens: vana av moderna digitala verktyg (inklusive AI-stöd) och vilja att lära nytt
- Erfarenhet och best practice: ta med beprövade arbetsmetoder och bidra med helhetstänk i ledningsstödet
- Affärsmässig överblick: naturligt ägarskap för leverans och förståelse för verksamhetens prioriteringar
- Nav i organisationen: fungera som naturlig länk mellan ledning och organisation
- Närvaro: kontorsbaserat 8–17; ambition att EA sitter i nära anslutning till CEO:er
Varför är den här Executive Assistant-rollen strategiskt viktig?
Annonsen signalerar ett uttalat behov av ett affärsnära ledningsstöd som kan kombinera effektiv administration med proaktiv projektkoordinering. Med fokus på sekretess, senior stakeholder-hantering och digitalt arbetssätt – inklusive AI – söker emagine en EA som både effektiviserar vardagen och höjer kvaliteten i ledningsarbetet. Den fysiska närvaron nära CEO:er visar också att rollen förväntas vara en central nod för kommunikation, prioriteringar och tempo i verksamheten.
Kompetenser som gör att du sticker ut
- Konkreta exempel på hur du har skapat struktur i komplexa kalendrar och affärskritiska mötesflöden
- Resultat från projekt- eller initiativledning där du drev uppföljning till leverans
- Praktiska tillämpningar av AI och digitala verktyg som sparat tid eller ökat kvalitet
- Etablerade metoder för sekretess, datasäkerhet och diskret kommunikation
- Rutiner för veckorytm, rapportering och eskalering som underlättar VD:s beslut
Så förbereder du din ansökan
- Lyft volym och komplexitet i kalender- och resehantering, samt hur du prioriterar vid krockar
- Beskriv hur du säkrar uppföljning: från mötesanteckning och action list till stängd uppgift
- Ge exempel på stakeholder-hantering med seniora ledare, på svenska och engelska
- Visa dina digitala arbetssätt: kanban/uppgiftsverktyg, AI-stöd, dokument- och mötesflöden
- Nämn din tillgänglighet, kontorsnärvaro 8–17 och flexibilitet för övertid vid behov
När och hur ansöker du?
Start är asap, vilket talar för att urval sker löpande. Förbered CV och ett kort, resultatfokuserat personligt brev som tydligt kopplar din erfarenhet till kraven ovan. Kontakta emagine och håll utkik efter annonsen via deras kanaler för att söka snarast.
Sammanfattning
Detta är en möjlighet för en erfaren Executive Assistant i Stockholm att kliva in i ett affärsnära, högt förtroendeuppdrag med tydliga ramar och ett modernt, digitalt arbetssätt. Kombinationen av kontorsnärvaro, tät närhet till ledningen och utrymme för process- och metodförbättring gör rollen attraktiv för dig som vill utveckla ledningsstödets leverans och påverkan.
