Else-Britt Lundgren är, förutom internationell Executive Chairman för IMA – International Management Assistants 2013-2019, Senior Administrator på BioArctic AB – ett svenskt biotechbolag, och före detta National Chairman för IMA Sweden 2008-2012. Else-Britt avslutar sin tredje och sista mandatperiod som Executive Chairman den 19 oktober 2019 i Geneve.
Hej Else-Britt Lundgren! Hur kom du först i kontakt med IMA?
– Jag blev medbjuden till en kvällsaktivitet 1995 i dåvarande European Association for Professional Secretaries (EAPS) av en kollega, som bearbetade mig till att bli medlem. På den tiden så var man tvungen att bli rekommenderad av någon i nätverket och dessutom skulle ens chef gå i god för att man var chefssekreterare på ledningsnivå.
Var har dina olika roller inom IMA inneburit?
– För mig har det varit en fantastisk chans till personlig utveckling eftersom jag de senaste 15 åren haft styrelseuppdrag och de sista 10 åren varit ordförande både nationellt och internationellt. Allt detta har givit mig erfarenheter som jag kunnat applicera i mitt yrkesliv såsom projektledning, kommunikation, digital marknadsföring – till exempel webb och sociala medier – presentationsteknik, ledarskap och inte minst förändringsarbete. Det unika att möta människor från olika länder och kulturer har också givit mig en ökad förståelse samt lärt mig att anpassa min kommunikation.
I år firar IMA 45 år, hur kommer det att nätverket en gång startades?
– Det var tankar hos vår grundare Sonia Vanular – som själv varit sekreterare, men sedemera utbildade hon sig till jurist – att bilda en förening som var självutvecklande. 1973 föreslog Sonia till en mindre grupp av chefssekreterare från olika länder i Europa som deltog på ett seminarium, att bilda en sekreterarförening för att bland annat förbättra bilden av chefssekreterare. Denna grupp blev mycket entusiastisk och till det första styrgruppsmötet som tog plats i Zürich 1974 fanns det representanter från Finland, Sverige, Norge, Danmark, Spanien och Storbritannien. Alla representanter uppmanades att bilda en nationell grupp i sitt land och tre nationella grupper bildades samma år och det var Sverige, Norge och Storbritannien.
Du nämner själv IMA som ett ”unikt internationellt nätverk”, på vilket sätt skulle du säga att det är unikt?
– Det är det enda internationella ideella nätverket för assistenter på ledningsnivå. IMA har idag 18 medlemsländer och nyligen blev Sydafrika ett medlemsland – det första utanför Europa. Vi är representerade i nästan 30 länder tillsammans med medlemsländer och individuella medlemmar – dessa är medlemmar som ännu inte har bildat en nationell IMA grupp från exempelvis Botswana, Kanada, Irland, Litauen, Polen, Portugal, Ryssland, Slovenien, Turkiet, Ukraina & USA. Alla uppdrag inom nätverket sker på frivillig bas.
Skiljer sig IMA Sweden från IMA i andra länder?
– Jag skulle inte vilja säga att IMA Sweden är mer annorlunda än andra länder eftersom alla medlemsländer följer IMA:s stadgar. Dock har IMA Sweden sedan tio år tillbaka arbetat strategiskt med aktiviteter som mentorprogram, ordförandeblogg, bloggsamarbetet med Företagsuniversitetet ”How does the Executive Assistant do it?”, hemsida samt sociala medier för att exempelvis rekrytera medlemmar och synliggöra deras arbete. Detta har gjort att IMA Sweden är sedan flera år det största medlemslandet. IMA Sweden var mycket tidiga med att arbeta aktivt med hemsida och sociala medier vilket har givit resultat.
Vad har IMA betytt för dig själv som EA under dessa år du har arbetat med nätverket?
– Jag skulle vilja koppla ihop detta med tidigare frågan om vad mina olika roller i nätverket har inneburit eftersom det är mycket konkreta kompetenser som jag har stärkt eller erhållit. Utöver det ett fantastiskt nätverk, som IMA Swedens ordförande Maria Cirillo brukar förklara ”IMAs nätverk är som ett Kinderägg; du får ett internationellt, ett nationellt och ett personligt nätverk, tre nätverk i ett”. Genom IMA så har jag fått en känsla för trender och förändringar i vårt yrke. IMA innebär en möjlighet att utbyta erfarenheter och tekniska färdigheter som idag blir mer och mer viktigt.
– Jag har även haft möjligheten att ha en mentor från IMA Sweden i början av min tid som vd-assistent 2003, vilket betydde mycket att ha någon att bolla tankar och idéer med när man är ny i rollen. Därefter har jag själv varit mentor samt drivit ett mentorprogram.
Hur har IMA förändrats under åren och inte minst ledningsassistentrollen i sig?
– Då vårt nätverk grundades 1974 som European Association for Professional Secretaries (EAPS) krävde rollen som chefssekreterare språkkunskaper, att kunna ta direktiv, stenografi, vara strukturerad och serviceminded. De tekniska hjälpmedlen man hade var skrivmaskin, telegram och fast telefoni. EAPS tog fram en karriärstege för då var det mer att man kom in på en lägre nivå som sekreterare och så arbetade mig sig upp till chefssekreterare. Från 80-talet kom nya tekniska hjälpmedel som telex, ordbehandlingsmaskin, fax och PC som gjorde att man i början av 90-talet reducerade antalet sekreterare i och med att arbetet effektiviserades. Nu krävde rollen teknisk och kommunikativ kunskap och yrkestitlen ändrades till ledningsassistent och att ge administrativt stöd till en eller flera chefer.
1998 var det därför dags att ta nätverket till nästa nivå och ett nytt namn och varumärke togs fram till European Management Assistants (EUMA) för att passa de nya kraven för yrket i och med att den tradionella sekreterarrollen försvunnit.
Framför allt från 2014 börjar nätverket få mer medlemmar utanför Europa och ett förändringsarbete för ett nytt namn och varumärke startar, men också att världen omkring oss blir mer digital och kraven på ledningsassistenten är nu mer av strategiskt stöd, projektledning, vara proaktiv, förstå affären och ha kunskap om det egna företaget.
2017 lanserar nätverket ett nytt namn IMA – International Management Assistants. Samma år lanseras en internationell ”Profile for Management Support Professionals” som synliggör bredden av rollen som chefs- och ledningsassistent och som stöder våra medlemmar att utvecklas. IMA Sweden var först ut med Profilen redan 2011 som legat bakom Företagsuniversitetets program Master Class för Executive Assistant. För våra medlemmar erbjuder vi regelbundet från 2018 webinars genom IMA Online Academy som tar upp olika kunskapsområden.
Vad tror du kommer att vara IMAs fokus framöver?
– Jag tror att IMA kommer behöva stödja medlemmarna att bli mer synliga i rollen som chefs- och ledningsstöd och det kräver att vi själva är tydliga med vad vi bidrar till i affären. I och med att den digitala utvecklingen går mycket fort så måste vi hålla koll på vilka nya kunskaper som krävs. Livslångt lärande är mer viktigt idag. Kan IMA erbjuda aktiviteter som stärker kompetenser men även utvecklar nya, så är behovet av att ha ett nätverk att dela kunskaper och erfarenheter nödvändigt.
– Närmast så har vi vår internationella konferens som går av stapeln i Geneve, Schweiz den 18 oktober 2019 med temat ”The Future is Now: How to be a challenger in your role”. Vi är idag mer än 260 deltagare från över 20 länder som samlas. Samtidigt så kommer vi att fira våra 45 år som nätverk!
Twitter: @LundgrenEB
LinkedIn: Else-Britt Lundgren
