Manpower Sverige söker Executive Assistant i Kista – strategiskt ledningsstöd i Stockholm
Manpower i Stockholm rekryterar en erfaren och självgående Executive Assistant/VD-assistent till ett uppdrag i Kista. Rollen är placerad nära högsta ledningen, där du blir en nyckelperson med stort ansvar för struktur, prioritering och smidiga flöden i VD:s och COO:s vardag. Start i mars, urval sker löpande.
Snabbfakta om tjänsten
- Ort: Kista, Stockholm
- Roll: Executive Assistant/VD-assistent
- Uppdragsform: Konsultuppdrag med möjlighet till förlängning
- Start: Mars
- Arbetsplats: Majoriteten av arbetstiden på plats
Om uppdraget
I denna seniora assistentroll arbetar du tätt med både VD och COO vars arbetssätt skiljer sig åt – vilket ställer krav på flexibilitet, lyhördhet och förmåga att snabbt växla fokus. Du skapar ordning och tempo i ledningens arbete, säkrar mötes- och beslutsunderlag och fungerar som central kontaktpunkt gentemot övrig organisation, huvudkontor och externa partners.
Exempel på arbetsuppgifter
- Kalender- och mötesstyrning end-to-end: bokningar, agendor, logistik och uppföljning
- Protokoll och dokumentation för ledningsgruppsmöten
- Gatekeeping och korrespondenshantering med hög sekretess
- Framtagning av professionella presentationer och underlag
- Planering och koordinering av aktiviteter, marknadsinsatser och event
- Reserelaterad administration: reseprofiler, bokningar och körjournalsflöden
- Ekonomi- och adminstöd: tidrapporter, utlägg, attest, fakturor
- Kontakt med lönefunktioner och stödenheter samt samarbete med huvudkontoret
- Deltagande i sidoprojekt och punktinsatser över organisationen
Din profil
- Flera års erfarenhet som VD-assistent, Executive Assistant eller chefsassistent
- Utmärkt förmåga att prioritera, skapa struktur och driva på leveranser
- Stark kommunikativ förmåga och relationsbyggare internt och externt
- Väl förtrogen med att hantera konfidentiell information och känsliga ärenden
- Systemvan, särskilt i Outlook och Microsoft 365
- Bekväm med resebokningar, administrativa stödsystem och självständigt arbetssätt
- Flexibel, prestigelös och initiativstark – med gott omdöme och ”glimten i ögat”
System- och processmiljö
- Outlook och MS Office/365 för planering, presentationer och samarbete
- Fakturahantering i exempelvis Visma, Agda och Medius
- Strukturerad hantering av reserutiner, körjournaler och attestflöden
- Hög informationssäkerhet och integritet i alla kontakter
Varför detta uppdrag kan passa erfarna Executive Assistants
- Nära samarbete med två toppchefer ger strategisk insyn och påverkan
- Bred verktygslåda – från ledningsmöten och kommunikation till ekonomi- och reserutiner
- Stort nätverk i och utanför organisationen
- Möjlighet att växla mellan operativt genomförande och proaktivt förbättringsarbete
Om Manpower
Manpower är en av Sveriges ledande aktörer inom rekrytering och bemanning, med ett omfattande nätverk av arbetsgivare runt om i landet. Via Manpower kan du hitta både kort- och långsiktiga karriärmöjligheter, på heltid eller vid sidan av studier.
Så söker du
Intresserad av rollen som Executive Assistant i Kista? Skicka in din ansökan snarast – urval sker löpande. Frågor besvaras av ansvarig rekryterare Alexandra Eriksson på e-post: [email protected].
Tips från Executiveeffect inför din ansökan
- Beskriv konkreta exempel där du stöttat två eller fler chefer parallellt och hur du prioriterade.
- Lyft din gatekeeping-förmåga: hur du säkrat fokus och minskat avbrott för ledningen.
- Tydliggör systemkompetens: MS 365, kalenderlogik, fakturaflöden i Visma/Agda/Medius.
- Visa hur du hanterar konfidentiell information och vilka rutiner du använder.
