Acast söker Office Manager i Stockholm – hjärtat i ett snabbväxande podcastbolag
Acast fortsätter att stärka sin verksamhet och söker nu en Office Manager till huvudkontoret i Stockholm. Bolaget driver ett av världens största podcastmarknadsplatser med över 140 000 poddar, 3 300 annonsörer och cirka en miljard lyssningar per kvartal. För dig som arbetar nära ledningen – exempelvis som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent – är detta en möjlighet att ta en bred och affärsnära roll med stort inflytande på den dagliga driften och medarbetarupplevelsen.
Rollen i korthet
Som Office Manager blir du Acasts “hjärta och motor” på kontoret – först på plats för medarbetare, poddare, gäster och leverantörer. Du rapporterar till Managing Director Nordics och samarbetar tätt med interna team, profiler och externa partners. Uppdraget spänner från people experience och reception till drift av podcaststudios, teknik, leverantörsstyrning och säkerhet.
Arbetsuppgifter – detta kommer du att göra
- Daglig kontorsdrift: rundor, mötesrum, gemensamma ytor, kontorsvaror och catering samt bemötande av besökare och poddare.
- Studiodrift: ägande av podcaststudios inklusive bokningar, kalibrering av utrustning (kamera/ljus) och enklare teknisk felsökning.
- Leverantörs- och fastighetsansvar: relationer och avtal med kontorsnära leverantörer, löpande dialog med fastighetsägare samt projekt som renoveringar och yteffektivisering.
- Säkerhet och arbetsmiljö: utsedd säkerhetskontakt med ansvar för brandskydd/SBA och relaterade rutiner.
- Event och ledningsstöd: koordinera interna event, konferenser, offsites samt möten på hög nivå såsom styrelse- och revisionsutskottsmöten.
- Kontinuerliga förbättringar: identifiera, prioritera och genomföra förbättringar i processer och arbetssätt.
Vem Acast söker
- Dokumenterad erfarenhet av en liknande roll: Office Manager, Executive Assistant, Operations Coordinator eller Projektledare.
- Strukturerad, proaktiv och självgående – trygg i att ta ägarskap och driva flera spår samtidigt.
- Relationsbyggare som trivs nära verksamheten: van vid leverantörsstyrning och senior stakeholder management men också hands-on i vardagen.
- Hög emotionell intelligens och stresstålighet – läser rummet och håller kursen när tempot ökar.
- Flytande engelska är ett krav i och med Acasts internationella miljö.
Kultur och värderingar
Acast betonar mångfald, inkludering och likabehandling och beskriver kulturen som people-first med fokus på autonomi, kontinuerlig förbättring och ett välkomnande klimat. Organisationen är global med distribuerade team, vilket ställer höga krav på tydlig kommunikation, samarbete och omtanke i vardagen.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants
- Nära ledningen och med direkt påverkan på verksamhetens puls och kvalitet.
- Operativ bredd med unikt studioansvar – möjlighet att stärka din tekniska verktygslåda (AV/ljud/ljus).
- Exponering mot styrelse- och revisionsutskottsmöten ger meriterande erfarenhet av formella forum.
- Projektledning inom lokaler, säkerhet och leverantörer – en språngbräda mot Workplace/Operations Manager.
Tips: så maxar du din ansökan
- Ge konkreta exempel på leverantörsstyrning, kostnadsbesparingar och processförbättringar (gärna KPI:er).
- Beskriv erfarenhet av arbetsmiljö och säkerhet, inklusive brandskydd/SBA och incidentrutiner.
- Visa hur du förbättrat medarbetarupplevelse (NPS för kontorsservice, tid till åtgärd, uptime för mötesrum/studios).
- Lyft teknisk vana från AV/streaming/podd eller hur du snabbt sätter dig in i ny utrustning.
- Skicka CV och personligt brev på engelska och referenser från seniora intressenter.
Ansökan
Tjänsten är placerad på Acasts huvudkontor i Stockholm. Sök via Acasts karriärsida eller via den publicerade annonsen. Urval sker vanligen löpande.
Om Acast
Acast driver en global marknadsplats för poddar som kopplar samman kreatörer, annonsörer och lyssnare – och möjliggör intäkter oavsett plattform. Bolagets modell kombinerar teknik, räckvidd och varumärkessäkerhet för både kreatörer och köpare.
Nyckelord
Acast, Office Manager Stockholm, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, kontorsansvarig, podcaststudio, vendor management, fastighetsförvaltning, brandskydd, SBA, workplace experience, styrelsemöten, revisionsutskott, eventkoordinering, operations.
