Global Office Experience Manager: nyckelroll för kultur, internkommunikation och kontorsdrift
SignUp Software rekryterar en Global Office Experience Manager till Solna, Stockholm. Rollen kombinerar operativt ansvar för huvudkontoret med ett globalt uppdrag: att skapa en konsekvent, inkluderande och engagerande employee experience i alla kontor och för remote-medarbetare. För dig som arbetar nära ledningen – exempelvis som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsstöd – är detta ett naturligt nästa steg där internkommunikation, arbetsmiljö, eventlogistik, vendor management och budgetansvar möts i en strategisk helhet.
Det här innebär rollen
- Säkra en sammanhållen workplace experience globalt – på kontor och för remote.
- Äga den dagliga driften av Solna-kontoret och följa upp globala kontorsstandarder.
- Samverka med lokala stakeholders för att aligna policies, arbetsmiljö och compliance.
- Ansvara för att kontor och hemmamiljöer är väl utrustade, fungerande och lagkompatibla.
- Driva engagemangsinitiativ (ex. personalaktiviteter) med fokus på inkludering och budgetkontroll.
- Planera och stötta möten och event end-to-end: logistik, teknik, material och kommunikation.
- Leda internkommunikation globalt, inklusive innehållsplanering och publicering på intranätet.
- Säkerställa en välkomnande, enhetlig onboarding i alla regioner.
- Hålla i inköp, leverantörer och kostnadsspårning för Solna och stötta global uppföljning.
- Uphålla arbetsmiljö, hälsa och säkerhet samt juridisk efterlevnad i samarbete med regionerna.
- Vara kulturambassadör och bidra i globala förbättringsprojekt.
Kravprofil och meriter
- Dokumenterad erfarenhet av globalt administrativt stöd, office management eller liknande.
- Mycket god förmåga att prioritera och driva flera parallella initiativ i internationell miljö.
- Praktisk vana av budgetarbete, utgiftsuppföljning och grundläggande finansiell rapportering.
- Stark presentationsteknik och förmåga att skapa engagerande material för globala målgrupper.
- Hög nivå i Microsoft/Office 365 (PowerPoint, Outlook, Word, Excel).
- Utmärkta kommunikativa färdigheter på svenska och engelska.
- Plus: erfarenhet av facilities management och externa leverantörer.
Personliga egenskaper som gör skillnad
- Trygg, tydlig kommunikatör som omsätter idé till handling.
- Strukturerad problemlösare som skapar ordning i komplexa, snabbrörliga sammanhang.
- Proaktiv, serviceinriktad och ständigt på jakt efter smartare arbetssätt.
- Bygger förtroende och relationer över kulturer och tidszoner.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och ledningsstöd
Rollen speglar flera kärnkompetenser inom EA/VD-assistent-yrket och erbjuder en tydlig förflyttning mot strategiskt workplace- och kulturansvar:
- Internkommunikation och intranät: från ledningsstöd till global innehållsägare.
- Event och möteslogistik: nivåhöjning med global räckvidd och tekniska setup-krav.
- Onboarding och kultur: från koordinering till att definiera standarder och upplevelse.
- Budget och vendor management: tydligt ansvar för kostnader, avtal och kvalitet.
- Arbetsmiljö och compliance: stärkt samarbete med HR/HSE och juridik.
Om SignUp Software
SignUp Software, grundat i Sverige, är en global ledare inom automatisering av finansiella processer. Flaggskeppsprodukten ExFlow är inbyggd i Microsoft Dynamics 365 och används av över 1 200 kunder i 60+ länder för att effektivisera bl.a. leverantörsreskontra och kundreskontra. Bolaget växer snabbt i Europa, Nordamerika och APAC, med stöd av Insight Partners. Missionen: hjälpa organisationer att växa med trygghet – via expertis och kontinuerlig innovation som gör affärskritiska ERP-flöden enklare, tydligare och skalbara.
Plats, anställning och start
- Plats: Solna, Stockholm
- Anställningsform: Heltid, tillsvidare
- Start: Så snart som möjligt
Tips från Executiveeffect: så stärker du din ansökan
- Visa mätbara resultat: beskriv hur du hissat NPS/medarbetarengagemang, sänkt kostnader eller förkortat ledtider för events/onboarding.
- Bifoga exempel: en kommunikationsplan för intranät, en playbook för onboarding eller en checklista för HSE-compliance.
- Tydliggör din verktygsvana: Microsoft 365, intranät/CMS, ärendehantering, budget- och upphandlingsstöd.
- Lyft global erfarenhet: tidszonshantering, kulturkompetens och governance för multi-site standarder.
- Beskriv hur du arbetar proaktivt: riskhantering, kontinuitetsplaner och KPI:er för workplace experience.
Så går du vidare
Enligt jobbannonsen söker SignUp Software en Global Office Experience Manager med uppdrag att bygga en enhetlig, engagerande arbetsplatsupplevelse globalt. Läs mer och ansök via företagets karriärsidor eller den publicerade annonsen. Frågor om rollen besvaras av SignUp Software.
