Executive Assistant på CGI – föräldravikariat i Solna
CGI söker en Executive Assistant för ett föräldravikariat på cirka 12 månader med start i september. Rollen är placerad i Solna och innebär ett nära samarbete med ledningsgruppen i en av världens största IT- och managementkonsultfirmor. Tjänsten kombinerar kvalificerat ledningsstöd med operativ koordinering av projekt, internkommunikation och evenemang.
Fakta i korthet
- Roll: Executive Assistant (föräldravikariat, ca 12 månader)
- Plats: Solna, Stockholm
- Arbetssätt: Minst tre kontorsdagar/vecka, flexibel planering utifrån verksamhetens behov
- Tillträde: September
- Möjlighet till förlängning: Beroende på verksamhetens behov
Ansvarsområden i rollen
- Kvalificerat ledningsstöd med kalender- och möteskoordinering samt planering.
- Förberedelse av mötesunderlag, protokollföring och uppföljning av beslut och aktiviteter.
- Produktion och samordning av interna nyhetsbrev, informationsutskick, presentationer och övrigt material.
- Koordinering av aktiviteter och deadlines i verksamhetsövergripande initiativ.
- Planering och stöd vid ledningsmöten, workshops och andra interna forum.
- Operativt stöd i interna projekt och evenemang, inklusive koordinering och praktiskt genomförande.
Kravprofil och meriter
- Några års erfarenhet av administrativa, koordinerande eller assisterande uppgifter.
- Mycket god kommunikativ förmåga på både svenska och engelska, i tal och skrift.
- Dokumenterad erfarenhet av att ta fram presentationer, nyhetsbrev och annat kommunikationsmaterial.
- Goda kunskaper i Microsoft 365.
Meriterande: Tidigare arbete som Executive Assistant, VD-assistent eller med chefs-/ledningsstöd.
Personliga egenskaper som efterfrågas
- Strukturerad, proaktiv och ansvarstagande med hög integritet och gott omdöme.
- Serviceinriktad och prestigelös med förmåga att bygga goda relationer.
- Trivs i varierad vardag och kan prioritera, skapa struktur och driva arbetet framåt när mycket händer samtidigt.
Arbetssätt, villkor och process
- Placering i Solna med närvaro på kontoret minst tre dagar i veckan.
- Flexibel närvaro som planeras utifrån verksamhetens behov och kan variera per vecka.
- Bakgrundskontroll ingår i processen, inklusive belastningsregister och kreditupplysning (UC).
Varför rollen är intressant för erfarna assistenter
- Nära ledningsstöd där du blir en nyckelperson för struktur, samordning och framdrift.
- Kombination av strategiskt och operativt arbete: mötesledning, uppföljning, projekt och internkommunikation.
- Möjlighet att påverka arbetssätt och processer i en stor, global organisation.
- Exponering mot tvärfunktionella initiativ som utvecklar både ledningsstöd och projektkompetens.
CGI:s kultur och erbjudande
CGI beskriver sin kultur som präglad av delaktighet och ägarskap – medarbetare kallas ”partners” och uppmuntras att forma bolagets riktning. Organisationen betonar samarbete, respekt och tillhörighet samt ett långsiktigt karriärfokus med ledare som stöttar utveckling och välmående. I rekrytering kan AI-verktyg användas som stöd, men beslut fattas av rekryterare.
Tips till dig som vill söka
- Lyft konkreta exempel på kalenderhantering, möteslogistik och uppföljning som skapat mätbar effekt.
- Bifoga arbetsprover eller beskriv case inom internkommunikation (t.ex. nyhetsbrev, presentationer).
- Visa bredd i Microsoft 365, gärna med exempel på avancerade funktioner i Outlook, Excel, PowerPoint och Teams.
- Demonstrera dubbel språkstyrka: korta, skarpa texter på svenska och engelska.
- Beskriv hur du arbetar proaktivt, prioriterar och säkrar framdrift i parallella initiativ.
- Var beredd på bakgrundskontroll och säkerställ uppdaterade referenser.
Så går du vidare
Välkommen med din ansökan via CGI:s rekryteringskanaler. Ange önskat startdatum i september och anpassa din ansökan utifrån kraven ovan. Urval kan ske löpande.
Nyckelord
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, ledningsstöd, kalenderhantering, möteskoordinering, internkommunikation, projektkoordination, Microsoft 365, Solna, Stockholm, föräldravikariat, IT-konsult, business consulting.
