Inrymning – säkerhetsrutinen som fler arbetsplatser behöver öva på

Brandövningar är en självklarhet på många svenska arbetsplatser. Medarbetarna känner till nödutgångarna, vet var återsamlingsplatsen ligger och har åtminstone en grundläggande uppfattning om vad som ska hända när larmet går.

Men alla allvarliga situationer ska inte mötas genom att människor lämnar byggnaden.

Vid exempelvis ett våldsdåd, ett hot i närområdet, ett misstänkt farligt föremål eller ett utsläpp kan det istället vara säkrare att stanna inomhus. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, definierar inrymning som att få människor att stanna inomhus.

Det är en enkel princip – men betydligt svårare att genomföra under stress.

Motsatsen till den invanda reflexen

Vid en brand är budskapet tydligt: lämna byggnaden. Vid ett yttre hot kan instruktionen vara den motsatta.

Det kan handla om en våldsam person i eller omkring byggnaden, skottlossning i närområdet, ett misstänkt explosivt föremål eller farliga ämnen i luften. MSB vägledning pekar på att valet mellan inrymning och utrymning måste göras utifrån både händelsen och byggnadens förutsättningar.

Det ställer andra krav på arbetsplatsens beredskap.

Medarbetarna behöver veta hur de får information, vilka delar av byggnaden som kan användas, hur dörrar kan låsas och vem som har mandat att initiera en åtgärd. Vid vissa typer av utsläpp kan det dessutom vara viktigt att veta hur ventilationen stängs av.

Vid våldshot kan sekunder spela roll

Inrymning har fått särskild aktualitet i diskussionen om pågående dödligt våld, PDV.

I en hotfull situation rekommenderar MSB bland annat att människor håller sig borta från öppna ytor, låser dörrar och fönster, håller sig undan från dörrar och fönster samt sätter mobiltelefoner på ljudlöst. Beroende på situationen kan dörrar också behöva barrikaderas.

Men inrymning är inte automatiskt rätt svar vid varje våldshändelse. I samma vägledning konstateras att det vid pågående väpnat eller dödligt våld kan vara bäst att utrymma en del av en byggnad samtidigt som människor i en annan del inryms.

Det är därför en fungerande plan inte bara kan bestå av instruktionen ”inrym”.

Den behöver hjälpa människor att förstå hur de ska agera när förutsättningarna förändras.

Erfarenheterna visar betydelsen av förberedelser

Polisens utvärdering efter skjutningen på Campus Risbergska i Örebro lyfter fram hur tidigare utbildning i pågående dödligt våld påverkade personalens agerande. Personal har berättat att de utan utbildningen sannolikt hade försökt fly, vilket enligt utvärderingen hade kunnat innebära att fler personer befunnit sig i korridorerna medan gärningsmannen var aktiv. Uppmaningar via en larmapp om att stanna kvar där man var inrymd bedöms också ha haft effekt.

Det illustrerar en viktig skillnad mellan en säkerhetsplan som finns i en pärm och en organisation som faktiskt har förberett sina medarbetare.

När något händer finns sällan tid att börja läsa instruktioner från början.

Kontoret behöver ses med nya ögon

För ledningsgrupper, säkerhetsansvariga, HR och assistenter som arbetar nära företagsledningen kan det därför finnas anledning att komplettera den traditionella utrymningsplaneringen med ett inrymningsperspektiv.

Det behöver inte innebära att kontoret byggs om till en säkerhetsanläggning. Däremot bör organisationen känna sin egen byggnad.

Vilka rum går att låsa från insidan? Finns glaspartier som gör vissa lokaler olämpliga? Kan receptionen snabbt varna resten av organisationen? Hur informeras besökare och konsulter? Vem kontaktar 112? Kan medarbetarna skilja mellan ett utrymningslarm och ett meddelande om inrymning?

Även vardagliga detaljer kan få stor betydelse. Ett konferensrum som ser ut som en bra plats för inrymning kanske saknar lås. En elektronisk passagefunktion kanske fungerar annorlunda vid ett larm. Och en organisation med aktivitetsbaserat kontor kan behöva andra rutiner än ett mindre företag där alla sitter på samma våningsplan.

Kommunikation är en kritisk del

Ett särskilt problem är hur information ska nå fram.

Vid en akut händelse kan medarbetare befinna sig i mötesrum, reception, garage, restaurang eller andra delar av fastigheten. Någon kanske arbetar hemifrån medan en annan är på väg tillbaka från lunch och riskerar att gå rakt mot den plats som andra försöker hålla sig borta från.

Därför behöver organisationen tänka igenom flera kommunikationsvägar. Det kan exempelvis handla om interna meddelandesystem, mobiltelefoner, larmfunktioner och instruktioner från fastighetsägaren.

Samtidigt måste informationen vara tydlig. Vid ett akut pågående brott ska 112 användas. Polisen uppmanar också människor att följa polisens instruktioner vid pågående insatser.

Fem frågor att ta med till nästa säkerhetsmöte

En bra början är att undersöka om organisationen faktiskt kan svara på några grundläggande frågor:

1. Vilka händelser skulle kunna kräva inrymning hos oss?
2. Hur varnas alla i byggnaden – inklusive besökare?
3. Vilka rum eller områden ger bäst möjlighet till skydd?
4. Vem får fatta beslut och hur ser ansvarsfördelningen ut?
5. Har medarbetarna fått information och har rutinen någon gång övats?

Svaren behöver dessutom anpassas till den egna verksamheten och fastigheten. En reception med många externa besökare har andra förutsättningar än ett låst huvudkontor, och ett företag i en stor kontorsfastighet kan vara beroende av fastighetsägarens säkerhetsorganisation.

Nästa säkerhetsövning kanske inte ska handla om brand

Inrymning handlar i grunden inte om att skapa rädsla på arbetsplatsen. Det handlar om att människor ska kunna fatta bättre beslut när den vanliga reflexen – att gå ut – inte är den säkraste.

För många organisationer kan därför nästa steg vara förvånansvärt enkelt: gå igenom kontoret tillsammans med säkerhetsansvarig eller fastighetsägaren och ställ frågan:

Om vi plötsligt inte kan lämna byggnaden – vet vi vad vi ska göra?

Den frågan kan vara minst lika viktig som att veta var närmaste nödutgång finns.