Ledningskoordinator till konsultuppdrag i Uppsala – nära VD, koncernledning och styrelser
Poolia Sverige söker en ledningskoordinator för ett kvalificerat konsultuppdrag hos ett etablerat bolag i byggsektorn, med placering i Uppsala. Rollen är central i det administrativa navet med täta kontaktytor mot koncernledning, VD och flera styrelser. Uppdraget planeras starta omkring oktober 2026 som ett vikariat på heltid och förväntas pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning vid förlängd föräldraledighet.
Om uppdraget
Som ledningskoordinator blir du ”spindeln i nätet” i styrnings- och ledningsprocesser. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete: planering, koordinering och administration av styrelsemöten för flera bolag, inklusive agendor, handlingar, protokoll och signering. Utöver detta stödjer du koncernledningen och VD i planering, mötesadministration och interna aktiviteter.
Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats i Uppsala. Resor till andra kontor kan förekomma och arbete hemifrån är möjligt vid enstaka tillfällen. För rätt person kan en fortsatt anställning hos kunden bli aktuell efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
- Planera, koordinera och kvalitetssäkra styrelsemöten för flera bolag
- Förbereda agendor och styrelsehandlingar, säkerställa kompletta underlag i rätt tid
- Delta på möten och föra protokoll med hög noggrannhet
- Administrera signering, arkivering och dokumentation
- Koordinera möten och ledningsadministration för koncernledningen
- Vara administrativt stöd till VD och koncernchef
- Planera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter
- Hantera avtal, leverantörskontakter och övrig administration
- Ta fram företagsinformation, göra enklare analyser och omvärldsbevakning
Vem passar i rollen?
Du har några års erfarenhet från en kvalificerad administrativ/koordinerande roll, till exempel som ledningskoordinator, VD-assistent, executive assistant, management assistant eller styrelsekoordinator. Du är självgående, proaktiv och strukturerad, kan prioritera mellan parallella processer och vet när du behöver stämma av. Branscherfarenhet från bygg är inget krav – din koordinerings- och governance-kompetens väger tyngst.
Du behärskar Office 365 väl och har mycket god svenska i tal och skrift. Kunskap i Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs. Rollen är bred, så lyhördhet och vilja att hoppa in där det behövs är viktiga framgångsfaktorer.
Varför detta är ett starkt nästa steg för executive assistants
- Stort inslag av styrelsearbete stärker din kompetens inom bolagsstyrning och formalia
- Nära samarbete med VD och koncernledning ökar din påverkan i ledningsarbetet
- Möjlighet att vässa möteslogistik, dokumentstyrning och digital signering i praktiken
- Exponering mot flera bolag ger bredd och fördjupad förståelse för koncernstrukturer
Nyckelkrav och villkor i korthet
- Ort: Uppsala
- Omfattning: Heltid, konsult via Poolia Sverige
- Form: Vikariat med anledning av föräldraledighet
- Start: Cirka oktober 2026
- Period: Förväntas pågå under hela 2027, möjlighet till förlängning
- Arbetstid: 07.00–16.00
- Arbetsplats: På plats i Uppsala, hemifrån vid enstaka tillfällen
- Resor: Kan förekomma till andra kontor
- Krav: Office 365, mycket god svenska, B-körkort och egen bil
- Meriterande verktyg: Oneflow, Medius, Boardeaser
- Branschkrav: Ingen byggbakgrund krävs
Så vässar du din ansökan
- Lyft konkreta exempel på styrelsemöteslogistik: tidsplaner, agendor, handlingar och protokoll
- Beskriv hur du arbetat med sekretess, formalia och signeringsflöden (t.ex. via Oneflow/Medius)
- Visa på proaktivitet: hur du legat steget före, undanröjt hinder och säkrat beslutsunderlag i tid
- Nämn erfarenhet av verktyg för styrelseportaler och dokumentstyrning (t.ex. Boardeaser)
- Bifoga eller beskriv ramverk du använder för möteskvalitet, t.ex. checklista för underlag och beslutspunkter
Ansökan och urval
Ansökan hanteras av Poolia Sverige. Urval och intervjuer sker löpande. Besök Poolias karriärsida eller sök via den aktuella annonsen för att lämna din ansökan.
Sökordsförslag för dig som letar liknande roller
Ledningskoordinator Uppsala, VD-assistent, Executive Assistant, Management Assistant, Styrelsekoordinator, Styrelsearbete, Koncernledning, Byggsektorn, Konsultuppdrag Poolia, Office 365, Boardeaser, Oneflow, Medius.
