Cavotec söker Executive Assistant & Office Manager i Stockholms kommun
Cavotec, ett globalt teknikbolag som utvecklar elektrifierings- och automationsteknik för hamnar och industri, rekryterar nu en Executive Assistant med Office Manager-ansvar till Stockholmskontoret. Rollen ger nära samarbete med Group CEO och Corporate Management Team (CMT) och passar dig som vill kombinera avancerat ledningsstöd med ansvaret för ett välfungerande kontor.
Om Cavotec
Med över 50 års ingenjörskompetens och kunder världen över driver Cavotec energiomställningen genom lösningar som minskar utsläpp och ökar driftseffektivitet i krävande miljöer. Företaget verkar i skärningspunkten mellan innovation, hållbarhet och kundnytta – en miljö där proaktivt ledningsstöd gör verklig skillnad.
Uppdraget i korthet
- Executive Assistant till Group CEO och stöd till Corporate Management Team.
- Planering och koordinering av komplexa resor och ledningsmöten.
- Office Manager med ansvar för daglig drift av Stockholmskontoret.
- Planering och genomförande av interna och externa företagsevent.
Centrala ansvarsområden
Executive support
- Planera och styra dagliga, veckovisa och långsiktiga agendor.
- Säkerställa rätt prioriteringar och effektiv tidshantering.
- Samordna styrelsemöten, ledningsinternat och strategisessioner.
- Följa upp deadlines, leverabler och milstolpar samt årsplan för styrelse och ledningsgrupp.
- Vara kontaktpunkt mellan ledning och interna/externa intressenter.
- Hantering av konfidentiell information med hög integritet.
- Administrativt stöd till marknadsavdelningen vid behov.
Reseplanering och event
- End-to-end resebokningar för CEO och ledningsgrupp (flyg, boende, visum, transfers, itinerarier).
- Detaljerade reseagendor, backup-planer och utläggshantering enligt policy.
- Eventplanering tillsammans med HR och Marknad – budget, tidsplan, leverantörsval och förhandling.
- Stöd vid konferenser, paneler och publika framträdanden samt kvalitetsäkring mot varumärkesstandard.
- Logistik för deltagare, transport och on-site-koordinering.
Office management
- Daglig drift av Stockholmskontoret för en välkomnande och effektiv arbetsmiljö.
- Ansvar för leverantörer, avtal och servicepartners samt lokal och underhåll.
- Onboarding lokalt (arbetsplats, utrustning, behörigheter).
- Planera interna aktiviteter, teamevent och företagsmöten.
- Ta emot gäster och hantera inkommande ärenden via telefon och på plats.
Vem Cavotec söker
- Kandidatexamen.
- 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant.
- Dokumenterad erfarenhet av office management och företagsevent.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska.
- Flexibel, lösningsorienterad och trygg i en snabbföränderlig miljö.
- Mycket hög integritet, diskretion och professionalism.
- Vana vid rese- och utläggssystem (t.ex. Rydoo, AMEX) samt stark administrativ/organisatorisk förmåga.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Brett mandat: kombinerar strategiskt ledningsstöd med operativt kontorsansvar.
- Nära exponering mot Group CEO, styrelse- och ledningsarbete.
- Internationell kontext med komplex rese- och eventlogistik som utvecklar din projektledningsförmåga.
- Möjlighet att bidra till hållbar industri genom ett bolag i framkant inom elektrifiering och automation.
Plats och rolltyp
Tjänsten är placerad i Stockholms kommun och är en hybrid roll i bemärkelsen att den kombinerar Executive Assistant-uppdrag med Office Manager-ansvar.
Ansökan
Skicka ditt uppdaterade CV på engelska via Cavotecs karriärsida: https://www.cavotec.com/careers eller via LinkedIn. Endast kandidater som matchar kraven kontaktas. Observera att ansökningar som inte möter kraven inte beaktas.
SEO-nyckelord
Executive Assistant Stockholm, VD-assistent, Office Manager, kontorschef, ledningsstöd, styrelsemöten, resebokning, eventplanering, kontorsansvar, Cavotec, hållbar industri, elektrifiering, automation, Corporate Management Team
