Volvo Financial Services rekryterar Executive Assistant till globala huvudkontoret i Göteborg
Volvo Financial Services (VFS), den finansiella armen inom Volvo Group, söker en erfaren Executive Assistant till sitt globala huvudkontor i Göteborg. Rollen innebär ett nära partnerskap med två Senior Vice Presidents (varav en är SVP Credit & Risk) och ger möjlighet att arbeta i en internationell miljö med stor påverkan på ledningsarbetet. För dig som vill ta nästa steg som Executive Assistant/VD-assistent i en global kontext är detta ett utmärkt tillfälle.
Om rollen: ledningsstöd i global miljö
Som Executive Assistant driver du både löpande ledningsstöd och utvalda initiativ/projekt. Du blir navet i planering och prioritering för två toppchefer, med ansvar för att säkerställa hög kvalitet, sekretess och precision i allt från kalenderstyrning till mötes- och reseplanering.
Ansvarsområden i korthet
- Koordinera komplexa, globala kalendrar, rapportering och ledningsmaterial med hög sekretess.
- Planera och hantera resor (inrikes/utrikes), agendor, presentationer och gästlogistik på plats och off-site.
- Producera och kvalitetssäkra presentationer, rapporter och beslutsunderlag.
- Stärka samarbete i internationella team genom att knyta samman chefer och nätverk över funktioner och marknader.
- Supportera ledningsmöten, town halls, reviews och workshops – inklusive material, utskick och uppföljning.
- Hantera utlägg och reseräkningar i tid enligt policy.
- Vårda distributionslistor, kontorsmaterial och ad hoc-stöd vid besök från icke Sverige-baserade SVP:er.
- Kunna prioritera flera parallella uppgifter i en tempofylld miljö; viss övertid kan förekomma.
Vem är du? Profil och förmågor
VFS söker en proaktiv, serviceinriktad och lösningsorienterad Executive Assistant med integritet, gott omdöme och stark kommunikationsförmåga. Du trivs i partnerskap med ledare, tar ägarskap och bidrar med idéer som höjer effektivitet och kvalitet i ledningsarbetet.
Kvalifikationer och erfarenhet
- 10+ års administrativ erfarenhet, varav minst 5 år i nära stöd till högre chefer/ledningsnivå.
- Utmärkta planerings- och organisationsförmågor med detaljfokus och hög kvalitet.
- Dokumenterad vana av global kalenderstyrning för flera ledare och prioritering av mötesförfrågningar.
- Stark skriftlig och muntlig kommunikation på engelska; fler språk är meriterande.
- Avancerad användare av Microsoft 365 samt erfarenhet av SAP Finance, SAP Ariba och SAP Concur.
- Trygghet i snabb, professionell miljö där flexibilitet och gott affärssinne värderas högt.
- Eftergymnasial examen (Associate’s degree) ses som meriterande, men är inte ett krav.
Team och arbetsplats
Rollen rapporterar till SVP Credit & Risk och innebär ett nära samarbete med ytterligare en SVP i VFS ledningsgrupp. VFS arbetar on-site i Göteborg – ett arbetssätt som stärker relationer, samarbete och leverans. Bolaget lyfter sin kultur av inkludering och utveckling, och har i flera marknader uppmärksammats som en Great Place to Work.
Varför det här är ett starkt nästa steg för en Executive Assistant
- Global påverkan: Du verkar i Volvo Groups internationella ekosystem och knyter samman ledare över marknader och funktioner.
- Strategisk bredd: Kombinationen av klassiskt ledningsstöd och projekt/initiativ ger stor utvecklingskurva.
- Teknisk verktygslåda: Daglig användning av Microsoft 365 och SAP-sviten – attraktiv erfarenhet på dagens arbetsmarknad.
- Kultur och utveckling: VFS betonar lärande, inkludering och karriärutveckling med konkurrenskraftigt erbjudande.
Så förbereder du din ansökan
- Tydliggör exempel på hur du har prioriterat komplexa, globala kalendrar och skapat tid för rätt aktiviteter.
- Visa prov på presentationer/rapportformat du förfinat för ledningsnivå (t.ex. struktur, budskap, design).
- Beskriv hur du drivit cross-funktionellt samarbete och kopplat ihop ledare och team i olika tidszoner.
- Lyft din erfarenhet av Microsoft 365, SAP Concur/Ariba/Finance och hur du säkrat datakvalitet/efterlevnad.
- Betona integritet, sekretess och affärsmässighet i hantering av känslig information.
Förmåner och erbjudande
VFS erbjuder ett konkurrenskraftigt kompensations- och förmånspaket, en inkluderande arbetsmiljö och aktiva möjligheter till kompetens- och karriärutveckling. On-site är norm, med förståelse för tillfällig flexibilitet vid behov.
Ansökan
Ansökan ska skickas via Volvo Groups karriärsida. På grund av GDPR tas inga ansökningar emot via e‑post. Frågor om rollen hanteras enligt instruktionerna i jobbannonsen.
Om Volvo Financial Services
Volvo Financial Services är Volvo Groups captive-finansbolag med huvudkontor i Göteborg och närvaro i 50+ marknader. Genom innovativa finansiella lösningar stöttar VFS kundernas övergång till effektiva, säkra och hållbara transport- och utrustningslösningar.
Nyckelord för dig som söker
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, Göteborg, Volvo Financial Services, Volvo Group, global kalenderhantering, reseplanering, Microsoft 365, SAP Concur, SAP Ariba, SAP Finance, ledningsstöd, on-site, Great Place to Work.
