Norrköpings kommun söker administratör och verksamhetskoordinator till Visualiseringscenter C
Norrköpings kommun, genom Norrköping Visualisering AB, rekryterar en Administratör och verksamhetskoordinator till Visualiseringscenter C. Rollen är ett vikariat på heltid och kombinerar kvalificerat ledningsstöd med koordinering av bokningar, gästservice och intern samordning. För dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller i annat chefsstöd är detta ett uppdrag där du får vara navet som säkrar struktur, framdrift och kvalitet – nära VD och verksamhetsledning.
Om Visualiseringscenter C och Norrköping Visualisering AB
Visualiseringscenter C är en nationell mötesplats för visualisering där forskning från Linköpings universitet, näringsliv, utbildning och allmänhet möts. Den publika verksamheten drivs av Norrköping Visualisering AB – ett team om cirka 20 medarbetare i Norrköpings Industrilandskap som förenar teknik, forskning och upplevelser för tusentals besökare varje år.
Rollen i korthet: ledningsstöd och operativt nav
Tjänsten utgår från stab/verksamhetsstöd och har många kontaktytor. Du växlar mellan strategiskt och operativt arbete – från styrelseadministration och rapportering till bokningsflöden, kunddialog och intern koordinering.
- Verksamhetsstöd och stabsadministration: koordinerar ledningsmöten, tar fram underlag, protokoll och dokumentation, hanterar styrelseärenden och bidrar i rapportering samt ansökningar.
- Bokningsadministration och gästservice: hanterar konferens- och gruppbokningar via telefon/e-post/system, offert och bekräftelser, uppföljning samt utveckling av bokningsrutiner och system.
- Administration och intern samordning: diarieföring och dokumenthantering, stöd i ekonomi/HR/lön i samverkan med kommunens stödfunktioner, inköp samt kontakt med fastighet, städ och externa partners.
Vem söker Norrköpings kommun?
- En strukturerad, serviceinriktad och initiativtagande koordinator som skapar ordning, överblick och tempo i verksamheten.
- God förmåga att prioritera och växla mellan uppgifter utan att tappa kvalitet.
- Avslutad gymnasieutbildning och dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i gränslandet ledningsstöd–kund/service.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift; kan producera tydliga underlag och förstå komplexa texter.
- Flexibilitet – visst arbete kan ske utanför kontorstid.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och VD-assistenter
- Nära VD och ledning: ett centralt EA/chefsstödsuppdrag med reell påverkan på processer, möten och beslut.
- Brett mandat: från styrelsedokumentation och rapportering till kundresa, event och konferens.
- System- och processutveckling: möjlighet att effektivisera bokningsflöden och kvalitetsarbete.
- Stakeholder management: samverkan med interna team, externa leverantörer och publik gästservice.
- Innovativ miljö: arbete i skärningspunkten mellan forskning, teknik och publika upplevelser.
Anställningsvillkor och ansökan
- Omfattning: Heltid, vikariat
- Anställningslängd: Till och med 31 januari 2028
- Tillträde: 1 december eller enligt överenskommelse
- Arbetstid: Dag, med möjlighet till visst arbete utanför kontorstid
- Distansarbete: Ja, delvis utifrån verksamhetens behov
- Ansökan: Sista ansökningsdatum är 16 oktober; intervjuer sker löpande
- Urval: Personligt brev ersätts av urvalsfrågor; skicka in CV som vanligt
- Kontakt: Frågor besvaras av Lisa Lindgren (VD, [email protected]) eller HR-konsult Katarina Nyqvist (011-15 30 10). Facklig företrädare: Michaela Tammaru, Vision ([email protected], 011-15 63 06).
Så maxar du din ansökan – tips från Executiveeffect
- Tydliggör erfarenhet av mötes- och styrelseadministration: agenda, underlag, protokoll, uppföljning.
- Ge exempel på hur du har effektiviserat bokningsflöden, infört rutiner eller utvecklat system.
- Visa på kund- och offertarbete med resultat (konvertering, NKI, ledtider).
- Lyft din dokument- och diarierutin: mallar, versionshantering, efterlevnad.
- Beskriv hur du prioriterar vid hög belastning och samarbetar tvärfunktionellt.
- Demonstrera språkstyrka på svenska/engelska genom välstrukturerat CV och skarpa, koncisa svar i urvalsfrågorna.
Därför ska du söka
Du får ett varierat och utvecklande uppdrag i en kreativ verksamhet med samhällsnytta, där samarbete och nyfikenhet står i centrum. Rollen passar dig som vill kombinera EA/chefsstöd med operativ koordinering och göra skillnad för besökare, kollegor och ledning – varje dag.
Sökord
Administratör och verksamhetskoordinator, ledningsstöd, bokningsadministration, gästservice, konferens, styrelseadministration, Visualiseringscenter C, Norrköping Visualisering AB, Norrköpings kommun, Östergötlands län, Executive Assistant, VD-assistent, vikariat heltid, distansarbete delvis, tillträde 1 december, sista ansökningsdag 16 oktober.
