Chefsassistent till Karolinska Universitetssjukhuset – vikariat inom Medicinsk Enhet Neurologi
Karolinska Universitetssjukhuset rekryterar en chefsassistent till Medicinsk Enhet Neurologi. Rollen är ett vikariat med tillträde enligt överenskommelse och sträcker sig till och med 2028-01-31. För dig som arbetar närmast ledningen – executive assistants, VD- och ledningsassistenter – erbjuder tjänsten ett ledningsnära uppdrag i en högspecialiserad vårdmiljö där struktur, service och samordning gör direkt skillnad i verksamheten.
Det här erbjuder rollen
- Starka kollegiala nätverk: Du blir del av en grupp om cirka tio chefsassistenter och administratörer som samarbetar och stöttar varandra.
- Påverkan och utveckling: Möjlighet att bidra till nya arbetssätt och effektiva administrativa strukturer.
- Variationsrik vardag: Bred uppgiftsportfölj och många kontaktytor i en avancerad vårdorganisation.
- Karolinskas generella förmåner för anställda.
Uppdraget – nära stöd till tre sektionschefer
Som en av två chefsassistenter är du ett operativt och proaktivt administrativt stöd till tre sektionschefer inom enheten. Ditt arbete frigör chefstid, säkrar kvalitet i flöden och skapar kontinuitet i linjen.
Exempel på ansvarsområden:
- Löneadministration i Heroma för läkargruppen.
- Onboarding/administration vid nyanställningar och tillfälliga placeringar.
- Avtalshantering, behörigheter och introduktion.
- Rese- och mötesbokningar samt beställningar.
- Hantering av sjukanmälningar från läkargruppen och vidareinformation till mottagning/avdelning.
Kvalifikationer
Krav:
- Eftergymnasial utbildning, exempelvis medicinsk sekreterare, vårdadministratör eller likvärdig.
- Goda kunskaper i svenska och engelska.
- Goda kunskaper i Word och Excel.
- God teknisk förmåga och systemvana (personal-, ekonomi- och bokningssystem).
Meriterande:
- Tidigare erfarenhet som chefsassistent/ledningsassistent.
- Kännedom om Karolinska Universitetssjukhusets organisation.
- Erfarenhet av Heroma.
- Erfarenhet av Tessa.
Personliga egenskaper som väger tungt
- Flexibel och trygg i förändring – kan snabbt ställa om vid nya prioriteringar.
- Serviceinriktad och lösningsorienterad utifrån verksamhetens behov.
- Självgående med ansvarskänsla och förmåga att driva arbetet framåt.
- Strukturerad med god planerings-, organiserings- och prioriteringsförmåga.
- Tydlig kommunikation som säkerställer att rätt information når rätt mottagare.
Om anställningen och processen
- Vikariat till och med 2028-01-31, tillträde enligt överenskommelse.
- Urval och intervjuer sker löpande under ansökningstiden.
- Ansökan: bifoga CV och besvara urvalsfrågorna (ersätter personligt brev).
- Kontroller: vid arbete med barn/ungdom görs kontroll mot misstanke- och belastningsregistret.
- Som anställd kan krigsplacering bli aktuell i enlighet med Region Stockholms riktlinjer.
- Ansökan tas endast emot via Karolinskas system; ansökningar via e-post/brev beaktas inte.
Varför rollen är strategiskt intressant för executive assistants
- Ledningsnära koordinering i en komplex miljö som ställer höga krav på prioritering, integritet och precision.
- System- och dataflödeskompetens (Heroma, Tessa, behörigheter) som stärker din operativa slagkraft.
- Mätbar påverkan: välfungerande administrativa processer frigör kritisk chefstid och stödjer vårdens kärnuppdrag.
- Professionell gemenskap med andra chefsassistenter – kunskapsdelning och stöd i vardagen.
Så maxar du din ansökan
- Tydliggör erfarenhet av löneadministration och HR-/bemanningssystem (Heroma) samt annan systemvana.
- Ge exempel på hur du byggt eller förbättrat processer (onboarding, behörigheter, mötesstruktur, resor).
- Visa upp strukturellt arbetssätt: prioriteringsmetoder, uppföljning, mallar/checklistor och Excel-färdigheter.
- Beskriv hur du säkrar informationsöverföring mellan chef, läkarkår och vårdenheter.
- Matcha kravprofilen punkt för punkt i urvalsfrågorna – kort, konkret och med resultat.
Om Karolinska Universitetssjukhuset
Karolinska är ett av världens främsta universitetssjukhus med ansvar för högspecialiserad vård i Stockholmsregionen. I nära samarbete med Karolinska Institutet utbildar sjukhuset framtidens vårdprofessioner och bedriver forskning i framkant. Visionen: att bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.
Fackliga kontakter
- Vision Karolinska: [email protected]
- SACO Karolinska: [email protected]
- Vårdförbundet Karolinska: [email protected]
Ansök så här
Ansökan sker via Karolinska Universitetssjukhusets rekryteringssystem. Klicka ”Ansök” i originalannonsen, bifoga CV och besvara urvalsfrågorna för en komplett ansökan. Observera att ansökningar via e-post eller brev inte behandlas.
Nyckelord (SEO)
Chefsassistent Karolinska, vikariat chefsassistent, Medicinsk Enhet Neurologi, administrativt stöd vård, Heroma, Tessa, ledningsassistent, Region Stockholm, Karolinska Universitetssjukhuset jobb, EA i vården.
