PMO Coordinator på AAK i Malmö – nyckelroll för struktur, tempo och ledningsstöd i CIO Office
AAK, den Malmöbaserade börsnoterade specialisten på växtbaserade oljor, rekryterar en PMO Coordinator till sitt CIO Office. Rollen passar dig som idag arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller lednings-/avdelningsassistent och vill ta klivet in i ett globalt IT-ledningsstöd där struktur, prioritering och proaktivitet är avgörande. Med 4 000 medarbetare världen över och stark innovations- och hållbarhetsagenda erbjuder AAK en internationell miljö där Making Better Happen genomsyrar arbetet.
Vad innebär rollen som PMO Coordinator?
Som PMO Coordinator blir du navet i AAK:s CIO Office och stöttar CIO och IT Leadership Team i vardagens mest kritiska flöden. Du skapar ordning, säkrar tempo och frigör tid för strategiska prioriteringar.
- Executive support till CIO: kalenderstyrning, mötesprioritering och daglig avvägning av vad som kräver uppmärksamhet.
- Mötes- och eventkoordinering: planera och genomföra interna/externa möten, workshops och ledningsaktiviteter – från inbjudan och agenda till material, logistik och uppföljning.
- Ledningsrytmer: hålla ihop återkommande processer för IT Leadership Team och säkra en disciplinerad, välorganiserad governance.
- Kommunikationsflöden: se till att rätt information når rätt mottagare i rätt tid.
- Hantering av konfidentiellt material med hög professionalism och diskretion.
- Kontinuerliga förbättringar: effektivisera arbetssätt och administrativa processer i CIO Office.
Vem söker AAK?
AAK letar efter en strukturerad, serviceinriktad och självständig koordinator med dokumenterad erfarenhet av ledningsstöd.
- Bakgrund som Executive Assistant, Management Assistant, Koordinator eller liknande, gärna nära högre chefer.
- Stark planerings- och prioriteringsförmåga samt trygg i att hantera parallella spår.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel).
- Flytande engelska i tal och skrift; vana att samarbeta med seniora intressenter.
- Proaktiv, pålitlig och detaljorienterad med gott omdöme och integritet.
- Meriterande med erfarenhet från internationell eller matrisorganisation.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants och ledningsassistenter?
- Steg mot PMO/Chief of Staff: bredda EA-kompetensen med governance, process och ledningsforum.
- Nära C‑nivå: arbeta direkt med CIO och påverka hur IT-ledningen levererar på sina prioriteringar.
- Global exponering: koordinera över tidszoner och kulturer i en internationell kontext.
- System- och datastöd: utveckla möteseffektivitet, uppföljning och rapportering i Microsoft 365.
Det här erbjuder AAK
- En ledande aktör inom specialoljor och -fetter med stark innovations- och hållbarhetsprofil.
- Internationell samverkan i 25+ länder och tvärfunktionella samarbeten.
- Kompetensutveckling genom utbildning, mentorskap och tydliga karriärvägar.
- En inkluderande kultur som värdesätter mångfald, perspektiv och talang.
Så maxar du din ansökan
- Lyft konkret hur du skapat ledningsrytm: fasta forum, agendastrukturer, beslutsloggar och action tracking.
- Visa hur du höjer möteseffektivitet: förarbete, materialpaketering, tidshållning och tydlig uppföljning.
- Ge exempel på sekretess och omdöme: hantering av känslig information och tydliga eskaleringsvägar.
- Demonstrera 365‑mognad: smart kalenderstyrning, Teams-kanaler, delade anteckningar och dashboard/översikter.
- Beskriv hur du koordinerat globalt: tidszoner, tillgänglighetsfönster och kulturmedveten kommunikation.
- Visa proaktivitet: hur du förutser behov, tar initiativ och avlastar ledare innan flaskhalsar uppstår.
Om AAK i korthet
AAK har mer än 150 års historia och är idag världsledande inom växtbaserade oljor som förädlar produkter inom bland annat Chocolate & Confectionery, Bakery, Dairy, Plant-based Foods, Special Nutrition, Foodservice och Personal Care. Bolaget är noterat på Nasdaq Stockholm, har huvudkontor i Malmö, cirka 4 000 medarbetare, 25 regionala säljkontor, 15 Customer Innovation Centers och över 20 produktionsanläggningar globalt. Företagets löfte, Making Better Happen, handlar om att göra produkter godare, hälsosammare och mer hållbara – i nära samskapande med kunder.
Ansökan och nästa steg
Tjänsten är placerad i Malmö och rapporterar till Head of CIO Office. Intresserad? Sök via AAK:s karriärsida eller den publicerade annonsen på företagets LinkedIn-sida. AAK verkar för en rättvis och inkluderande rekrytering och välkomnar sökande oavsett bakgrund.
Nyckelord för dig som söker
PMO Coordinator, CIO Office, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, IT-ledning, kalenderhantering, möteskoordinering, action tracking, Microsoft 365, Malmö, global matrisorganisation.
