På bilden: Affärsreseexperten Lena MägisteAffärsreseexperten om säkerhetstänk när du bokar affärsresor och tjänsteresor åt andra
Vid bokning av grupp-och konferensresor för hela företaget, bör man dela upp dem på två olika flygavgångar, båtavgångar eller på olika tåg. Dela även upp ledningsgruppen och tänk på vilka nyckelpersoner som är viktiga för ert företag om en katastrof skulle inträffa.
Se till att ha en resepolicy upprättad och en rutin för att säkerställa att den efterföljs. Om alla i företaget bokar sina resor på en upphandlad resebyrå så har du alltid aktuell information om vilka som har bokat en resa och var de befinner sig i världen. Bokar de själva eller via olika bokningskanaler har du ingen som helst kontroll om det värsta skulle hända. Har ni en företagsförsäkring som omfattar avbeställningsskydd och reseförsäkring? Om inte köp till detta vid varje bokningstillfälle hos resebyrån så slipper ni onödiga kostnader.
Om ditt företag inte redan har en krisplan är det definitivt dags att upprätta den nu. Vet du vad som ska göras, vem som gör vad och hur ni kontaktar varandra vid en eventuell katastrof? I vilka kanaler kommunicerar ni internt? Datorer och telefoner kanske inte kan eller bör användas.
Utöver att resebyrån har alla färdhandlingar se även till att den som ska resa har biljetterna nedladdade i någon av de reseappar som finns och att den anställde har ett giltigt pass och ev. visum samt kopior på detta.
UD har en mycket bra APP som heter UD Resklar, där man kan läsa om resmålet, UD:s olika rekommendationer och själv lägga in biljett- och kontaktuppgifter till närmaste anhörig, ICE (In Case of Emergency). Se även till att företaget har kontaktuppgifter till de anställdas anhöriga. Facebook har en mycket bra funktion där man själv kan markera sig som säker om man befinner sig på en krisdrabbad plats.
Datorer och mobiler kan enkelt spåras. Tänk på hur lätt det är att avlyssna känsliga telefonsamtal på tex en flygplats och ha gärna som policy att företagsdatorerna hålls fria från klistermärken med företagsloggan och säkerställ rutinen för hur man ska koppla upp sig och ansluta till säkra wifi nätverk med dator, mobil och ev. träningsklocka.
Har ni en sociala medier policy på företaget? Får den anställde lägga upp text och bilder från tjänsteresan på sina privata sociala kanaler? Hur känsligt kan det vara och hur kan det uppfattas utåt?
Du som resebokare kan dessutom informera om dessa viktiga säkerhetsrutiner under resan och på resmålet:
Lämna inget bagage obevakat och ta inte hand om andras väskor, ens för en liten stund. Märk upp egna väskor med bagagetaggar med namn, adress och mobilnummer ifall bagaget skulle försvinna. Vid längre resor där man reser med incheckat bagage kan det vara bra att ha ett ombyte med i handbagaget för att kunna gå direkt till det viktiga mötet även om bagaget kommer senare.
Lås alltid in datorer och andra värdesaker i hotellrummets säkerhetsskåp, kontrollera om det finns en fungerande brandvarnare och plugga in vägen till nödutgången från hotellrummet.
Förboka flygtaxi från flygplatsen till hotellet i förväg hos resebyrån, det fungerar utmärkt på de flesta större orterna i Europa. På plats bör man helst be hotellet eller företag man besöker att boka taxin och res endast med de större taxibolagen där förarna har giltig taxilegitimation.
Ta gärna med lite småpengar i utländsk valuta vid resor till länder där det är kutym att ge dricks för tex hjälp med bagage till rummet. Skriv upp numret på kontokortet och se till att ha ett telefonnummer till kortutgivaren om kortet blir stulet.
Trevlig resa!
/Lena
Av: Affärsreseexperten Lena Mägiste vd LM Travel
Läs mer av affärsreseexperten: Viktigt att tänka på när du ska planera och boka en konferens, kickoff eller teambuilding till företaget
