Affärsreseexperten Lena Mägiste bjuder här på en checklista för att hjälpa dig att planera inför nästa event. Oavsett om det gäller en kickoff, teambuilding, konferens eller ett kanske ett kundevent är det mycket att tänka på för att lyckas med det perfekta mötesarrangemanget.

Jag har sammanställt en enkel checklista för att hjälpa dig att planera inför nästa konferens från början till slut. Det är många saker att tänka, allt ifrån till att bestämma den rätta platsen, vilka aktiviteter som är lämpliga, behövs det boka resor, vilken föreläsare som bäst passar in till att göra en snygg inbjudan? Det många glömmer bort är att vara ute i mycket god tid med sin bokning. Med god tid föreslår jag att du helst bokar ett år i förväg när det gäller större möten som tex kongresser för att få plats där ni helst önskar. Under hösten är det alltid många företag som vill konferera under de mest populära månaderna september till november och då kan det vara många som vill boka på samma datum och plats. Populära mötesdagar är tisdag-torsdag så är ni flexibla med andra veckodagar är det enklare för era att hitta och ofta till ett bättre pris.

Mina tips riktar sig till dig som fått i uppdrag att boka en konferens eller ett event till ditt företag för första gången och som du kan använda som ett stöd under mötesplaneringen. Du som redan är en van konferens- och mötesbokare kan också använda dig av tipsen som en ”komihåglista.”

Checklista för att underlätta dina mötesbokningar till företaget:

Datum – när på året och när i veckan. Om möjligt ha gärna ett plan B -datum ifall det är svårt att hitta något som är ledigt just på ert bestämda datum.

Syftet med konferensen – vad är det för typ av konferens ni arrangerar och vad är den röda tråden?
Budget – se alltid till att få en budget av ditt företag/chef och att du vet exakt vad som ska ingå.

Plats – välj platsen, resmålet och konferensanläggning utefter er budget och den röda tråden. Ta även hänsyn till er mötespolicy om det finns en sådan. Bestäm i förväg hur många rum, måltider, konferenslokaler och grupprum som behövs och vilken sittning som ni önskar i lokalen.

Resor – behövs det bokas resor till och från mötet för deltagare, inbjudna gäster och föreläsare. Har ni en resepolicy att ta hänsyn till? Om det är fler än 10 personer som reser tillsammans är det oftast smidigt att boka en gruppresa genom en resebyrå. Det innebär oftast flexiblare bokningsregler och man kan vänta längre med att lämna deltagarlistan och det är även enkelt att byta ut ett namn mot en mindre kostnad.

Program – Sätta agendan och innehållet för konferensen. Koordinera med alla inblandade och se till att det också finns tillräckligt med luft i schemat för att hinna med att tex byta plats för att inta middag eller att hinna med att byta kläder för inbokade aktiviteter. Se till att ha koll på kartan över konferensanläggningen, hur lång tid det tar att förflytta sig på området.

Besök konferensanläggningen – A och O vid alla större möten. Notera vad som behövs och boka redan nu det som behövs förberedas på plats inför konferensen. Tex teknik, registrering och skyltning.
Aktiviteter – bestäm vilka aktiviteter som är lämpliga i er företagskultur och anda. Ta fram förslag på lämpliga inomhus- eller utomhusaktiviteter som passar för alla i gruppen. Boka upp gästföreläsare och talare tidigt om det ska ingå i programmet.

Inbjudan – Layout av inbjudan. Flera digitala och skräddarsydda lösningar finns för att skapa en inbjudan som dessutom gör att du själv slipper föra över anmälningarna till Excel listor och hjälper dig att hålla redan på hur många som är anmälda.

Sammanställning – sammanställning av deltagarna, stäm av antalet rum, restider och ev. matallergier och meddela berörda arrangörer och avdelningar. Här finns flera bra digitala program som underlättar deltagarhanteringen för dig.

Påminnelse till deltagarna – skicka gärna ut ett sista sms eller mail, eller använd dig av en inbjudningsapp för att hälsa välkommen och påminna om mötet några dagar innan.

Uppföljning och feedback – något som många ofta glömmer bort. Blev mötet som ni hade tänkt er? Ni kanske vill använda ett enkätverktyg redan på plats annars skicka ut frågorna efteråt.

Listan kan fyllas på med så mycket mer och om du behöver hjälp och stöd i bokningsprocessen ta alltid hjälp av en van mötes-/resebokare och projektledare, du sparar både tid och pengar.

Av:Lena Mägiste vd LM Travel