Inte sällan hamnar frågan om tillfällig bemanning som rör kontorsverksamheten på ledningsassistentens bord. Men vad ska du egentligen tänka på när till exempel receptionen tillfälligt måste bemannas? Executiveeffect har frågat Pontus Esbo, vd på servicekonsultföretaget Middlepoint.

Sjukskrivning, en rekrytering som drar ut på tiden, tjänst- eller föräldraledighet. Orsakerna till ett behov av tillfällig bemanning kan vara flera. Men ofta har de olika situationerna en sak gemensamt – bemanningsfrågan måste lösas, och det på bästa möjliga sätt för att inte tappa fart i verksamheten.

En uppgift som ofta faller på ledningsassistenter att lösa är bemanning av tillfällig personal kring tjänster som kopplar till kontoret, exempelvis reception, värd/värdinna och office managers.

Executiveeffect har träffat Pontus Esbo, vd på Middlepoint som jobbar både med permanent outsourcing och tillfällig bemanning av olika tjänster inom service. Han menar att det kan skilja sig mycket åt mellan olika leverantörers erbjudande. Därför tycker han att man alltid ska göra en inventering över vilka leverantörer som finns på marknaden, och helst träffa flera olika för att bilda er en uppfattning över skillnader i arbetssätt, upplägg och priser.

– Tänk på att även om den tillfälliga personalen är just tillfällig så är det fortfarande en person som ska förstärka ert varumärke. En receptionist är till exempel många gånger det första, och sista, intrycket en gäst får från en besök på ett företag, förklarar Pontus.

Det här bör du vidare tänka på vid och inför tillsättning av tillfällig personal enligt Pontus;

Gör ett ordentligt förberedande arbete med en tydlig kravspecifikation – vilka färdigheter/förmågor, kunskaps- och/eller utbildningskrav, erfarenheter, beteenden är förenligt med rollen?
Har leverantören schyssta villkor, till exempel kollektivavtal? För att vara på den säkra sidan bör ni kanske enbart välja leverantörer med kollektivavtal? Eller varför inte ta det ett steg längre och be leverantören visa upp sin NMI (Nöjd Medarbetar Index)? Nöjda medarbetare levererar!
Försäkra er om att leverantören har bra processer och rutiner som hanterar sjukdom, bortfall och vikarielösningar – kunden ska aldrig bli lidande för att ordinarie person A är sjuk. Hur säkerställer leverantören att vikarierande person B gör ett lika väl utfört arbete? Ett SLA (Service Level Agreement) är att föredra.
Välj en leverantör som ”arbetar nära”, alltså som aktivt coachar konsulten i sin vardag och har kontinuerliga avstämningsmöten med uppdragsgivaren för att säkerställa leverans och kvalité.
Ta minst två till tre referenser från leverantörens nuvarande uppdragsgivare kring liknande uppdrag.