Strategisk Office Manager till 4C Strategies i Stockholm – föräldravikariat 2026–2027
4C Strategies söker en Office Manager till huvudkontoret i Stockholm för ett föräldravikariat från augusti 2026 till juni 2027, med möjlighet till förlängning. Rollen är på plats, måndag–fredag kl. 08:00–17:00, och placerad i receptionen – där du blir företagets första intryck och navet för daglig kontorsdrift, service och intern koordinering.
Det här går jobbet ut på
- Kontorsdrift: Ansvara för den dagliga verksamheten på kontoret, välkomna besökare och kunder, samt säkerställa en professionell upplevelse.
- Reception och växel: Hantera telefonväxel/switchboard och vara en hjälpsam första kontakt.
- Leverantörer och inköp: Samordna leverantörer, beställningar och kontorsservice samt hantera leveranser – inklusive att hämta upp föremål vid behov.
- Möten och aktiviteter: Stötta planering och genomförande av interna och externa möten och aktiviteter.
- Administration: Bidra till administrativa processer i hela organisationen, med särskilt fokus på HR och Ekonomi, samt intern dokumentation.
Administration och koordinering nära HR och Ekonomi
Som Office Manager blir du en central resurs som både koordinerar och genomför. Du arbetar nära HR och Ekonomi, skapar ordning och kontinuitet i vardagen och ser till att rätt information, resurser och service når rätt personer i tid. Du rapporterar till HR Manager.
Vem trivs i rollen?
- Du har 1–3 års erfarenhet av administration, service eller koordinering.
- Du är trygg i att arbeta professionellt på både svenska och engelska.
- Du gillar ett serviceorienterat, kontorsbaserat arbete med hög daglig interaktion.
- Du är självgående, lösningsorienterad och tar ägarskap för uppgifter.
- Du trivs i en operativ, praktisk roll och är både strukturerad och flexibel när prioriteringar ändras.
Rollen passar dig som är i början av karriären eller har några års erfarenhet i en liknande funktion. Personlighet, attityd och driv väger tungt.
Om 4C Strategies
4C Strategies stödjer försvarsorganisationer globalt med mjukvara och expertstöd som stärker beredskap, resiliens och operativ förmåga. Genom Exonaut-plattformen och specialiserade leveransteam hjälper bolaget försvarskunder att planera, utbilda, öva och utvärdera mer effektivt – för bättre förberedelser och prestation i kritiska miljöer. I Norden samarbetar 4C med partners i långsiktiga kapacitetsprogram som kombinerar rådgivning, teknologi och utvecklingskompetens.
Hos 4C Strategies blir du del av ett engagerat, internationellt och snabbt växande team med inkluderande kultur och goda möjligheter att påverka och växa.
Varför är den här tjänsten intressant för Executive Assistants och ledningsassistenter?
- Ledningsnära service: Rollen placerad i receptionen och nära HR/Ekonomi ger praktisk inblick i ledningsstöd och verksamhetskritiska flöden.
- Operativt ansvar: Möjlighet att äga kontorsdrift, leverantörsstyrning och möteslogistik – centrala kompetenser för Office Manager/EA.
- Tvåspråkig miljö: Krav på svenska och engelska i vardagen stärker den kommunikativa bredd som efterfrågas i moderna assistentroller.
- Process och struktur: Chans att bygga rutiner, förbättra processer och driva kontinuerliga förbättringar.
- Internationell exponering: En global kontext inom försvars- och beredskapsområdet för den som vill vässa sin stakeholder management-förmåga.
Konkreta tips till dig som vill söka
- Visa exempel på hur du har förbättrat kontorsrutiner, serviceprocesser eller leverantörsavtal.
- Beskriv hur du har stöttat HR/Ekonomi (t.ex. onboarding, tidrapportering, fakturahantering, dokumentation).
- Lyft erfarenhet av reception, switchboard och professionellt bemötande av besökare och kunder.
- Ge bevis på din tvåspråkighet (svenska/engelska) i kund- eller medarbetarinteraktioner.
- Illustrera din flexibilitet: hur du hanterar skiftande prioriteringar och hoppar in där det behövs.
Arbetstider och omfattning
Heltid, kontorsbaserat, måndag–fredag kl. 08:00–17:00. Föräldravikariat augusti 2026–juni 2027, med möjlighet till förlängning.
Ansökan och nästa steg
Intresserad av rollen som Office Manager i Stockholm? Sök via 4C Strategies karriärsida eller den publicerade jobbannonsen. Handläggning kan ske löpande – agera i god tid och skräddarsy din ansökan efter kraven ovan.
Nyckelord (SEO)
Office Manager Stockholm, kontorsansvarig, kontorskoordinator, föräldravikariat, 4C Strategies, reception, växel, switchboard, HR administration, ekonomiadministration, leverantörskontakter, mötesbokning, ledningsstöd, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, Exonaut, försvar, beredskap, resiliens.
